沒有Scope變更管理計畫

範疇變更管理計畫(Scope Change Management Plan)屬於範疇管理計畫(Scope Management Plan)中的一個環節，是為了因應範疇需要變更時所制定的計畫。專案管理進行的過程當中，很難避免產生範疇異動，總是會有各種原因需要調改已經談定的需求內容。範疇變更管理計畫，可以有效的抑制發生範疇潛變(Scope Creep)，讓範疇不會無止盡的變化。即使真的要觸發變更，團隊成員也有所依據，明確知道要走什麼樣的流程才能變更範疇。

【壞專案】
某A PM沒有範疇管理計畫，直接安排需求訪談會議進行訪談。由於沒有任何規則，所以會議中需求單位天馬行空的做Brainstorming。期間PM對於需求訪談內容採消極面對，任由需求單位自行發展，於是需求規格書中載入一些技術上不可行的條件，而開發單位也沒有詳細審核需求規格書直接進入開發，直到開發遇到阻礙，才提出規格有問題。這時需求單位情緒爆發，帶著無奈情緒重新討論規格，可能又牽動了長官出面。在長官的加持下，談定的新需求雖然可以做到，但又影響到之前已經開發的需求，但PM不敢向長官直接溝通，於是打碎牙往肚裡吞，全部重新開發。專案歷程中，成員總是感覺需求沒有定案的感覺，需求單位加班改需求，開發單位加班重新開發或重工，惡性循環互相傷害直到結束。

【好專案】
某甲PM從需求訪談會議一開始，就強調整個需求訪談的規則，也就是範疇管理計畫與需求管理系畫。團隊成員很清楚如何提報各種需求、如何排序優先級、定義那些需求可納入、如何驗收可交付成果、如何建立WBS…等。需求訪談過程中PM也積極參與需求端的Brainstorming，一旦發現需求在技術上無法執行，馬上會給予回饋，將討論導回可落地執行的方向。一旦有共識，會將結論呈報長官審閱，若長官提出不合理的要求，PM會主動尋找數個解決方案與主管溝通。最終當需求規格討論完成，要定案時會請需求單位以書面簽名或email回覆確認字樣以示負責。也會提醒所有團隊成員，定案後若要更動需求內容，即使只是簡單的字型調整，也需要走範疇變更管理計畫(Scope Change Management Plan)流程。專案成員在簽屬最終版規格書前，都特別謹慎處理，深怕要走繁雜的變更流程。於是專案的範疇，從頭到尾沒有被異動，各單位都按照計畫合作無間的把需求逐步完成。

【點評】
範疇是三大基準之一，它的任何變動都會造成專案金三角的失衡，也會讓整體計畫失效。一旦範疇潛變(scope creep)發生，很大機率成本跟時程也會提高。但不可否認的是，專案總是會遇到千奇百怪的原因，導致要臨時變更範疇。有時候可能是突然來的法規要求，導致原本合規的變成不合規；有時候可能是市場突然來了一種破壞式創新，導致原本能賺錢的變成賠錢。

理論上，我們希望專案範疇一旦制定下來，就不再做任何異動。但實際上，我們必須要保留一些彈性以備不時之需。然而這些變動必須建基在詳細的計劃中，告訴專案所有成員，要進行範疇變更，需要走哪些程序? 每個程序要長官核准的層級到哪裡?

因此，變更事項就不會是一種黑箱作業，或是私下以交情互換的一種方式。而是走完流程後，該通知的利害關係人，都會清楚範疇將變成什麼樣。變更的頻率也不會非常頻繁，因為不可抗力的因素並沒有這麼多，通常都是人為疏失而要改範疇。只要拉高範疇變更審核層級，擔心被罵的成員多數會把範疇一次就搞定。

※PM_Coach目標:以成為「專案管理達人」為志業
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