這個老闆喜歡看圖，他通常看完圖就開始問問題了，太多字的簡報他看到還會生氣
這個客戶他喜歡看表格，沒有看到數字他不會相信
這個主管很要求事情要能用簡單的文字敘述出來
精美的簡報可以為報告加分，吸引聽者的注意力也提高講者的敘述效果。但仍有大企業如亞馬遜，內部報告禁用簡報，改用「文件」方式呈現；即使簡報內容豐富，過於冗長的簡報在講求效率的企業當中也逐漸被淘汰，以「一頁式」簡報成為報告主流。
在僅有一頁或數頁的簡報當中要能表達完想說的事，能放上簡報的內容必然是重點中的重點。當想表達的內容已經定案，怎麼呈現就必須看關鍵聽眾的需求或習慣。關鍵聽眾通常是聽完報告能給出下一步行動的方向，或對於專案有重大決定的人。例如：要推廣產品給客戶，那客戶就是關鍵聽眾；要取得審查委員的同意，才能有下一步動作，那關鍵聽眾就是審查委員。
關鍵聽眾常見以下三種類型，或三種的混和型：
比起圖表以及解說，文字型聽眾更注重簡報上所呈現的文字是否敘述通順、邏輯清晰、正中要點，即便不經過講者介紹，也能直接閱讀簡報上的文字取得資訊 。對於簡報的美觀程度要求也較低，即使白底黑字的簡報，只要能讓雙方順利展開討論就行，反而對於整頁都是圖或表的簡報感到不耐煩。
文字型的聽眾通常不會對簡報上過多的文字感到反感，如果你能用一封信或一頁A4把事情講清楚，正是他們所喜歡的。通常文字型聽眾的閱讀速度也較快，不太會注意講者的說明，閱讀完簡報上的文字就會開始問他們想知道的。
圖像型聽眾在看到簡報的第一眼，會試圖以簡報上的圖片或圖表去理解事情，簡報只要留足以讓他們理解圖表或圖片的文字即可。圖像型的聽眾較無法忍受簡報上有太多的文字，也比較在意簡報的精美度，例如：圖表的設計是否能讓他們輕鬆閱讀與理解、圖片的選擇與呈現方式是否切題等。
面對圖像型的聽眾，講者的說明也相當重要。當他們無法從圖表取得想知道的資訊，就會試著從講者的說明中去理解。但當他們無法理解圖表、也無法快速從講者的說明中取得資訊時，就較為容易有不耐煩或不理解的狀況。
向圖像型聽眾溝通與報告時，並不是只能在簡報上放上圖片，簡單扼要的文字能協助他們理解事物，且要注意圖表跟文字所呈現的資料一致。通常在不確定聽眾類型時，會使用文字-圖表各半的方式，讓文字與圖像型都能夠獲得基本的理解。
直接將原始數據放上簡報是非常難以閱讀且較無法呈現重點的，通常在簡報製作時，只會留下必要的數字。有一部分的聽眾非常注重數據的摘要，他們喜歡閱讀摘要過、整理出重點的圖表。因此在面對數字型聽眾，可以使用較多的數字來表達重點。例如：強調提升或下降的百分比、提供分子與分母的數量並解釋其原因。
面對數字型聽眾，除了要提供整理後的數據，也要對於數據的來源、整理方法、觀點非常熟悉。當數字型聽眾發現所呈現數據並不合理，就會對於講者想表達的事感到質疑，溝通與報告就會難以進行下去。
要判斷關鍵聽眾的類型，可以由觀察或詢問曾經與關鍵聽眾溝通過的人，也要視討論議題而會有不同的呈現方式。在尚未確認關鍵聽眾的類型時，最好的方法仍然為圖文參半，確保自己對於想表達的事情非常熟悉，如此一來即便被詢問也較能掌握並解答聽者的疑問。
參考資料
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