你需要幫忙嗎?

當聽到這個問題，可能是詢問者出自關心詢問，但更大的可能是詢問者看到了一些專案風險，或者是對於專案現況表達擔憂。通常是在例行報告時，看到了處理許久但毫無起色的任務，或是看到實際進度與預先規劃的差異過大。
比起詢問者的擔憂，密切關注專案狀態、實際著手專案開發的你，應該更早就發現了問題。讓我們使用三步方法來請求支援或揭露風險。

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有時候遇到問題的人，尚未意識到自己的狀況需要協助、不知道怎麼敘述問題，或者不知道怎麼尋求協助。這時候可以先釐清這些事：

• 現在進度與實際進度的差異
  先掌握落後的狀況，可以用完成度百分比的方式，或者專案差距工作天數表示。
• 現在遇到的問題
  通常執行進度落後，是因為以下狀況：
  1. 遇到問題，並處理超過預期的時間:
     列出遇到的問題與無法解決的原因。
  2. 處理其他臨時出現的狀況/急件插單，導致沒有在預定的時間完成排定的任務:
     列出目前遇到過那些臨時出現的、緊急的狀況。
  3. 待辦事項不斷增加，超過原先預期：
     列出完成規劃之後才出現的工作項目。
• 列出並排續待辦事項
  當剩餘的時間有限，但專案至少要有些階段性成果，就要排序任務的優先順序。先列出剩下的任務並排序重要性，並預估在剩下的專案時間與人力狀況下，可以完成多少的任務。
• 需要多久/多少協助才能趕上進度
  根據列出的問題，與團隊成員討論解決方法，思考需要哪些資源協助、需要多久才能把問題排除，以及當問題排除後，剩下未完成的任務(或階段性要完成的任務)要多久才能完成。如果是因為處理臨時出現的或緊急的問題，可以思考是否有其他人可以先短暫代為處理這些任務。
• 若現行專案/任務無法如期完成，對於其他專案/任務的影響
  專案或任務之間可能存在執行先後順序的關聯，或甚至已經有排定在後的工作項目，都必須先列入考量。

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使用燃盡圖(詳細介紹可看Day16)，呈現工作事項的執行速度與待辦事項的數量增減(有時工作事項的執行速度沒有問題，而是待辦事項增加了)；也可使用折線圖與長條圖，呈現預計與實際數量的差距。

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當掌握了狀況，首先找到可以協助或找到協助的關鍵人選。有可能是團隊中較熟悉技術的成員或主管，向他利用以下內容請求協助：

• 呈現現在進度與實際進度的差異
• 呈現若無法如期完成，對其他專案或任務的影響(影響程度與範圍)
• 描述現在遇到的問題
• 列出現階段的待辦事項
• 列出需要協助的明確項目(如何協助、由誰協助、協助的內容、協助多久、這些協助對於專案的作用)
• 預估需要多久的時間才能完成

請求協助的過程難免會接收到較激烈的反應或斥責，這些衝突可能讓團隊成員怯於請求協助(這也是為什麼建立具有心理安全感的團隊非常重要)。然而，若不及早請求協助，讓影響層面擴大到難以補救的地步，更是讓人不樂見的結果。所以當遇到問題時，心態放平，以「專案如期完成」為第一考量，比起悶著頭苦惱，不如及早揭露風險、盡早取得協助。或許卡住許久的問題，藉由眾人的力量，很快就解決了。

參考資料

1. 如何開口請人幫忙？讓雙方都舒服的求助話術
   https://m-h.medium.com/%E5%A6%82%E4%BD%95%E9%96%8B%E5%8F%A3%E8%AB%8B%E4%BA%BA%E5%B9%AB%E5%BF%99-%E8%AE%93%E9%9B%99%E6%96%B9%E9%83%BD%E8%88%92%E6%9C%8D%E7%9A%84%E6%B1%82%E5%8A%A9%E8%A9%B1%E8%A1%93-15a3cbe00fb