在前面的21天，我們介紹了三步方法的內容。今天開始，讓我們以實際案例說明三步方法的應用。

當需要進行人力調度時，常常會被問到:

每個人手上都在做什麼

現在我需要抽A成員來支援專案，他現在手上的事情可以給誰?

讓我們運用三步方法，解答這些問題:

洽

通常這個問題會以「抽考」形式出現，也就是在你可能無法開啟手邊任何專案管理工具或文件的狀況下，就必須要能回答出團隊的每個人在做什麼、忙到什麼時候。端看平時對於專案與團隊成員狀況的認知，如果專案分工、成員較為單純，應該可以馬上回答出問題；但若管理的人與事較多，狀態又不斷更新時，大概只能靠著記憶力與事情的了解大致回答。

如果可以有一些準備的時間，你可以先做這些事：

1. 了解詢問者的原因與期待：
   詢問者可能接獲新的任務，想要了解目前的人力分工，以確定新的任務是否能在近期開始與在符合需求的時間內完成。
   此時可以確認:

   • 人力需求的期間:開始開工與期望的需求完成期限
   • 任務的大致內容:任務的內容與需要那些專長的人力

   或者認為現行的專案進行速度較慢，或對於交付狀況不甚滿意，想了解人力是否有可以調整的地方。
   此時可以確認:

   • 任務的優先順序:在盡量讓每個人能專注手邊工作，一次盡量只做一件事的狀況下，排序任務的優先順序相當重要。因此先了解詢問者對於任務的優先順序，有助於提供人力調度的建議，且對於團隊成員來說，並不會只是「被硬塞工作」而降低了產出品質。
   • 詢問者對於任務的期待:有時候詢問者認為特定任務執行的狀況不理想，想更換其他人來執行。由於轉換工作也會產生額外的時間花費，比起執行任務人員的轉換，不如先問一下任務執行的狀況，先尋求改善而非先換人做

2. 了解成員手邊的事物與工作量(workload):

除了與團隊成員再次釐清手邊目前正在進行的與未來排定的事物，也可詢問成員對於目前工作量的看法。有些人做的事情很簡單，但是覺得千篇一律沒有挑戰性；有些人做的事有難度，但覺得有挑戰性所以願意繼續投入。同樣的事件數量，有些人可能覺得還行，但也有人覺得吃不消。

3. 了解成員對於專案轉換的看法、想嘗試或者尚未有機會發揮的技能:

由於將來可能有人力調度，必須先了解一下成員的意願。有些人可能對於新任務會使用到的技能非常感興趣，或者擁有技能，但過往都沒有運用該技能的機會。若有專案調動的機會，這些人就可以成為優先推薦名單。

CHART

當詢問完現狀，報告時可以準備一些幫助討論的圖表。使用泳道圖結合甘特圖(詳細介紹可看Day14)來呈現每個人目前手上的工作與工作起迄；使用技能矩陣來呈現成員各自的技能，並可以提供詢問者作為人手調度的依據。

(取自:https://giorgiapizzutiblog.com/2020/07/16/team-competence-matrix/)

恰

當準備周全，第一步先向詢問者報告。報告大綱可以這樣設計：

• 從詢問者的需求切入：簡要整理詢問者的需求，並再次確認

• 呈現現況：呈現成員目前手邊的工作，從中點出可以支援的人手

• 提供推薦人選或建議開始時間：從技能矩陣或甘特圖中，推薦詢問者接下來執行新專案的人選。若詢問者有屬意的任務執行人選，但目前該人手沒有時間可以執行專案，則可提供該人手可行的時間，做為建議開始的時間。若新專案必須優先進行，必須評估:

  1. 現在排定的專案是否可以往後延
  2. 其他人可否接手專案

  如果真的有困難，也要在此時提出，讓詢問者了解並將專案列入考量。

• 取得結論:報告完成之後，詢問者通常會有對專案或人手的決定，可藉由會議紀錄來定下結論與下一步的方向。

結論確定後，盡早讓任務有更動的團隊成員知情。過程除了告知任務變動，也要協助安排工作轉換的交接事宜，或者跟受影響專案的利益關係人溝通。確保不會因為任務轉換，導致原有工作受到過大影響或被忽略。

參考資料

1. Skills Matrix
   https://www.valamis.com/hub/skills-matrix
2. What Is A Skills Matrix? +Benefits, Examples, Free Template
   https://whatfix.com/blog/skill-matrix/