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從零開始學專案管理系列 第 21

Day21 不確定性與風險績效領域:威脅、機會與未知風險

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專案管理本質上是一種在不確定性中創造價值的過程。無論專案規模大小,風險都無法被完全消除,唯有透過識別、分析與回應策略,專案經理才能在動態環境下引導團隊前行。專案團隊應從 威脅(Threats)、機會(Opportunities)、未知風險(Unknown Risks) 三個層次進行全面管理。

  1. 威脅(Threats)
    威脅是指可能對專案目標造成負面影響的事件或情境。例如:專案進度延誤(供應商交付不及時)、成本超支(原材料價格上漲)、技術缺陷(系統整合失敗)。
    管理威脅的策略可依 PMBOK 所述分為:
    迴避(Avoid):改變計畫以消除風險,例如更換技術方案。
    減輕(Mitigate):降低發生機率或影響,例如加強測試。
    轉移(Transfer):將風險交由第三方承擔,例如保險或外包。
    接受(Accept):承認風險存在並預留應變資源。
  2. 機會(Opportunities)
    風險不全然是負面,機會 代表可能帶來正面價值的事件。例如:新技術導入能提升效率、外部政策支持帶來資金補助。
    機會管理策略則包含:
    利用(Exploit):積極確保機會發生,如投資新技術。
    增強(Enhance):提升機會成功的可能性,如提供額外資源。
    分享(Share):與合作夥伴共同分擔投資與收益。
    接受(Accept):若機會發生則加以利用,但不投入額外成本。
  3. 未知風險(Unknown Risks)
    再完備的風險計畫,仍無法涵蓋所有的不確定性。未知風險 常見於創新專案或外部劇烈變動環境(如疫情、地緣政治)。管理未知風險的方式包括:
    建立韌性(Resilience):培養團隊快速應變與跨功能協作能力。
    預留管理儲備(Management Reserve):在專案預算與時程中留出彈性空間。
    導入情境規劃(Scenario Planning):模擬多種極端情境,預先制定應變計畫。
    強化資訊透明與學習迴路:透過週期性檢討與回饋,及早發現新風險。

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