🏁 開場：被問爆的阿哲

前次的 KPI 會議剛結束，財務小王、採購阿美、業務德華總算鬆了一口氣。

數字跑出來了，沉如蘭雖然臉色嚴肅，但至少沒有再追問更多。

大家暫時解除危機。

但問題並沒有結束。數字剛安穩下來，大家的焦點馬上轉向了: 老闆在哪裡？

祕書阿哲的桌前，瞬間變成臨時成立的客服中心。

• 「老闆下週要不要來工廠？」
• 「會不會出席供應商的會議？」
• 「月底是不是要再多準備財務數字？」

問題排隊到爆，阿哲快要頭昏眼花。

阿哲曾在國合會派駐南美邦交國服替代役，最懂「長官思維」──察言觀色、提前準備。

但現在，他感覺自己不是祕書，而是全公司的「包打聽」。

🔑 阿哲的抱怨

阿哲試過各種工具：

• Excel：版本混亂，工廠主管拿到過期的。
• Google Calendar：不是人人能看，結果沒人理。
• LINE 群提醒：五分鐘就被貼圖洗掉。

最後，大家還是跑來問他。

被問到受不了的阿哲，終於硬著頭皮去找沉如蘭，低聲抱怨：

「老闆，大家都來問我您的行程，我快招架不住了。」

沉如蘭抬起頭，冷冷地回：

「這很好啊！我要的就是大家提前知道我要去哪裡。

誰沒準備好，就等著挨罵！」

💡 Odoo Calendar：讓行程透明化

既然公司已經導入 Odoo，阿哲靈機一動： 把老闆行程搬進 Odoo Calendar，並加上自動化。

1. 自動分派準備任務

這段程式碼可以放在 Odoo → 設定 → 技術 → 自動化動作 (Automated Actions)，觸發條件設定為「calendar.event 建立時」。

for attendee in record.attendee_ids:  # Many2many 到 calendar.attendee
    partner = attendee.partner_id     # 與 res.partner 關聯
    if partner.user_ids:
        env['project.task'].create({
            'name': f"會議準備：{record.name}",
            'user_id': partner.user_ids[0].id,
            'date_deadline': record.start_datetime,
            'calendar_event_id': record.id
        })

👉 attendee_ids 是 Many2many 欄位：一個會議可有多個與會者，一個人也能參加多個會議。

👉 calendar.attendee → res.partner → res.users，才能找到真正的員工來分派任務。

👉 在 Project Task 模型中需先新增：

calendar_event_id = fields.Many2one('calendar.event', string="會議")

2. 權限控管

在 Odoo 後台 → 設定 → 使用者與公司 → 群組 (Groups)，調整 Calendar 模組的讀取權限：

• 一般員工 → 只看到「忙碌」，避免洩漏細節。
• 部門主管 → 看得到會議標題，提早準備簡報或數據。
• 祕書 → Calendar Manager 權限，可編輯與分派。

3. 自動提醒

同樣在 Automated Actions 裡，可以新增一個「時間條件」：會議開始前 24 小時 自動發通知。

from datetime import timedelta

for event in records:  # records = calendar.event
    reminder_time = event.start_datetime - timedelta(hours=24)

    env['mail.activity'].create({
        'res_model': 'calendar.event',
        'res_id': event.id,
        'activity_type_id': env.ref('mail.mail_activity_data_todo').id,
        'summary': f"提醒：{event.name}",
        'note': f"即將開始的會議：{event.name}，請提前準備資料。",
        'date_deadline': reminder_time.date(),
        'user_id': event.user_id.id or self.env.user.id,
    })

👉 若要精確到小時，建議直接用 reminder_time，避免只保留日期。

👉 mail.mail_activity_data_todo 的 XML ID 需依版本確認（可在開發者模式下檢查）。

📊 成效：阿哲從「包打聽」解脫

• 過去：每天被問超過 50 次，耗掉 2 小時。
• 現在：每天不到 5 次，大部分答案都能直接在 Odoo 裡找到。
• KPI、供應商會議、財務數據 → 全部分派妥當。

⚙️Calendar 的關聯結構

calendar.event  →  calendar.attendee  →  res.partner  →  res.users
    (會議)           (與會者)             (聯絡人)         (登入使用者)

🔄 自動化流程圖

老闆口頭交代
    ↓
祕書阿哲建立 Odoo Calendar event
    ↓
Automated Action 觸發
    ├── 工廠拜訪 → 生產部門任務：準備良率報告
    ├── 供應商會議 → 採購任務：更新比價單
    └── 財務檢查 → 財務任務：上傳最新數字
    ↓
提醒
    ├── 事件前 24 小時 → Odoo 發通知
    └── 當天早上 → 任務板紅色標記

🎯 結語：透明是效率，還是焦慮？

透明讓大家提前準備，效率的確提升。

但也代表「老闆行程完全攤開」，每個部門都繃緊神經，生怕自己掉了鏈子。

最終，Odoo Calendar 有沒有真的讓大家減輕焦慮？見仁見智。

👉 下一回合，當流程愈來愈快，一個更棘手的問題浮現: 人才，跟得上嗎？。