在教育、運動或體驗領域中，許多教練與管理者每天花大量時間在重複行政流程上。本系列文以潛水課程為案例，說明如何量化「時間成本」，並透過自動化思維提升效率，幫助你打造 AI 顧客關係管理（CRM）系統，專注在專業教學與學員經營。

當教練，卻變成「行政助理」？

如果你是一位專業教練、教育工作者或活動企劃，應該會對以下場景很有共鳴：

• 學員透過 LINE、私訊、表單報名 → 你要手動整理 Excel 名單。
• 學員付款後 → 你要一筆一筆核對帳號，確保沒漏收。
• 開課前一天 → 你要一個一個提醒攜帶物品、集合時間。
• 課程結束後 → 你還要寄回饋表單給每位學員。

結果，一天 8 小時裡，有 2–3 小時都被「瑣碎行政」吃掉。

你明明想專注在專業（教課、服務、行銷），
卻被迫成了「行政助理 + 出納 + 客服」。這些時間不只是「辛苦」，更是「隱形成本」。

今天，我要帶你用數據思維，量化這些隱形成本，幫助你意識到：
如果把這些重複性工作交給 AI 自動化，你能拿回多少時間？

時間 = 成本 = 你的價值

1. 為什麼要量化時間？

在商業世界裡，所有資源都可以換算成「成本」。
對於教練或管理者而言，時間就是最昂貴的成本。

舉例來說：

• 一小時潛水課程，你的收入可能是 2,000 元。
• 但一小時行政作業，帶來的營收 0 元。

如果你每天有 2 小時耗在行政，那就是：
2 小時 × 30 天 × 時薪 2,000 = 120,000 元的隱形成本。

2. 隱形成本的威脅

多數教練覺得：「這些小事花不了多少時間吧？」

但累積起來，就成了隱形的黑洞：

• 影響收入：少接 2 個學生，就差一整堂課的收入。
• 影響體驗：通知漏發 → 學員覺得不專業。
• 影響專注：被行政打斷 → 教學品質下降。

當你沒有意識到「時間浪費」，你的專業價值正在默默流失。

案例一：潛水課程的「時間黑洞」

以「潛水教練」為例，我來拆解一堂課的報名流程。

** 一堂課的行政時間分配**：

• 學生報名 → 教練確認 & 回覆：15 分鐘
• 學生付款 → 教練手動對帳：5 分鐘
• 開課前 1 天提醒 → 發 LINE：20 分鐘
• 課後 → 發回饋問卷：15 分鐘

小計：55 分鐘/學生
若一堂課有 5 位學生 → 55 × 5 = 275 分鐘（約 4.5 小時）

一個月下來

• 一個月開 8 堂課（平均數） → 4.5 小時 × 8 = 36 小時
• 36 小時 = 幾乎是一個「工作週」

換算成金錢：

• 若教練時薪 = 500 元
• 36 × 500 = 18,000 元的隱形成本

這些時間和金錢，其實都可以透過自動化系統拿回來。

表1：隱形的時間黑洞

這些零碎時間累積起來，就是「隱形的時間黑洞」

小教學：如何算出你的隱形成本？

你可以馬上試著計算，看看自己是否也掉進了「行政黑洞」。

Step 1：列出行政流程
例如：報名確認、付款核對、發通知、收集問卷

Step 2：估算耗時
例如：

• 報名確認：10 分鐘/學生
• 付款核對：5 分鐘/學生
• 發通知：20 分鐘/班
• 問卷收集：15 分鐘/班

Step 3：計算一週/一月總耗時

公式：
每次耗時 × 頻率 = 總耗時

Step 4：換算成金錢

公式：
總耗時 × 你的時薪 = 隱形成本

範例：

• 一週 5 次課，每次 2 小時行政
• 總耗時 = 10 小時
• 時薪 600 元 → 10 × 600 = 6,000 元
• 一個月 → 24,000 元

表2：隱形成本計算

公式：
總耗時 = 每次耗時 × 頻率
換算成本 = 總耗時 ÷ 60 × 時薪

練習：找出你最耗時的三件事

我設計一個「小遊戲」，讓你馬上實作。

1. 拿一張紙，寫下過去一週所有行政/重複流程。
2. 在旁邊寫下：每次耗時 + 頻率。
3. 算出一週總耗時。
4. 找出最耗時的三件事，打星號。

這三件事，就是未來「最優先自動化」的目標。

範例（潛水教練版）：
* 報名確認：150 分鐘/週
* 付款核對：50 分鐘/週
* 課前提醒：100 分鐘/週
* 課後回饋：70 分鐘/週

結果：一週 375 分鐘 ≈ 6 小時。
結論：光這四件事，一個月就多花了 24 小時。

把時間拿回來

今天，我們用數據思維算出了時間價值，也意識到隱形成本的存在。

這只是自動化思維的第一步。

在接下來的文章裡，我會帶你：

• 第一階段：需求覺察 + 系統化思維
• 第二階段：流程設計與MVP實作
• 第三階段：AI應用與商業思維
• 第四階段：長期價值、趨勢與總結

數據化只是第一步，接下來會帶大家一起逐步建構「AI 自動化 CRM 系統」。
第二天將進一步聊聊「為什麼資料分散會造成隱形風險」。

【我的小murmur】
如果你是一位教練、教育工作者、創業者，不要再被行政流程綁架。
你的時間應該用在「專業」和「價值創造」，而不是「重複性工作」。

把時間交給 AI，自動化幫你拿回專注力。

【秘密小樹洞】
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