🏁 開場：未知的冒險

當大家還在忙著整理上次說的 SIIR 補助的預算書與 WBS 時，

沈如蘭忽然在早上開會時丟下一句話：
「我們要去拉美看市場，兩週後出差。」

會議室瞬間炸開:

• 德華 驚叫：「護照要先辦吧？要不要簽證？誰知道要不要打疫苗？」
• 阿美 馬上查航班：「機票誰先墊？飯店要先刷還是報帳？」
• 芳芳 抬頭皺眉：「「去拉美的差旅津貼……是不是要比平常多個一成半啊？」」
• 阿哲 則默默在筆記本寫下三個名字：「老闆、德華、我。」

沈如蘭補了一句：
「TAITRA 有個拉美拓銷團，名單我報上去了。」
所有人愣住兩秒，心中冒出一個聲音：
「我們，就這樣踏上一場未知的冒險了嗎？」

阿哲 瞥了一眼後台，發現系統裡忽然多了好幾套進階模組，
心裡暗暗想著：
「……難怪老闆最近一直說要衝海外業務。
不拓銷回來，根本燒不起這套系統。」

🔑 為什麼一定要出差？

德華 一邊收起筆電，一邊小聲問 阿哲：
「老實說，我們為什麼要親自飛一趟？」

阿哲 闔上筆記本，壓低聲音：
「因為我們剛查到，TAITRA 的海外拓銷團正在徵件，
如果申請通過，機票、住宿、展位費等也許可獲部分補助，
趁現在把這趟出差綁進計畫裡，成本就不會太高。」

沈如蘭 補了一句：
「還有一個理由:台灣市場已經接近飽合了。
要走出去，爭取成長空間。」

德華 皺著眉：
「可是為什麼是拉美？不是去東南亞比較近？」

沈如蘭 看著牆上的世界地圖，若有所思地說，
腦中閃過很多畫面，臉也微微別過去：
「……因為那裡缺貨、缺人、缺數位系統，
我們的產品，剛好可以補上這些缺口。」

她的語氣很輕，但眼神像是在對自己說話。

阿哲 忍不住偷偷笑了。
他可是曾經在拉美邦交國當過替代役，終於有機會在老闆面前大顯身手了。

而 德華 則默默打開手機記事本，
心裡已習慣性地盤算起：要搭哪家航線、哪些信用卡既能累哩程又能進貴賓室、
當地治安狀況怎樣、要不要先做外交部旅外登錄、
還有要準備幾套西裝才能撐過整趟行程。

🔑 為什麼 SME 的第一次出差會大混亂

• 沒有制度：簽證、護照、預支、保險、報帳全靠人記
• 沒有人負責：HR 不想管，會計怕風險，主管說「不是我決定的」
• 資訊分散：報名表在信箱、護照在抽屜、發票在行李，報銷時全部不見

沈如蘭 冷冷地說：
「這不是度假，是投資。預算、行程、成果...全要記錄。」

💡 Odoo：讓出差從一開始就制度化

阿哲 決定在 Odoo ERP 裡先搭出「出差任務 × 預算」制度：

📌 前置設定：

• 需安裝 hr_expense 模組
• 需於 approvals.request 新增自訂欄位：x_project_id, x_date_start, x_reason
• 需建立 XML ID：approval_category_business_trip

📍 第一步：出差申請（Approvals）

模組：approvals

新增「出差申請」審核類型，欄位包含：

• 地點、日期、行程目的、預估費用、出差人員名單
• 核准後自動建立 Project 任務

class ApprovalRequest(models.Model):
    _inherit = 'approval.request'

    def action_approve(self):
        res = super().action_approve()
        trip_cat = self.env.ref('your_module_name.approval_category_business_trip', raise_if_not_found=False)

        for req in self.filtered(lambda r: r.category_id == trip_cat):
            if not req.x_project_id:
                continue

            self.env['project.task'].create({
                'name': f"出差任務：{req.name}",
                'project_id': req.x_project_id.id,
                'user_ids': [(6, 0, [req.request_owner_id.id])],
                'date_deadline': req.x_date_start,
                'description': req.x_reason,
            })
        return res

📍 第二步：出差預算編列（Project × Analytic Account）

模組：project, analytic_account, hr_expense

• 出差任務會綁定 analytic_account，以利後續統計成本
• 在 project.project 加上 planned_budget 欄位控制預算上限
• 在 hr.expense 核准前檢查是否超支

from odoo import api, fields, models
from odoo.exceptions import UserError

class ProjectProject(models.Model):
    _inherit = 'project.project'

    planned_budget = fields.Float(string="預算上限")

    def _create_analytic_account(self):
        res = super()._create_analytic_account()
        for project in self:
            if not project.analytic_account_id:
                project.analytic_account_id = self.env['account.analytic.account'].create({
                    'name': project.name,
                    'project_ids': [(6, 0, [project.id])]
                })
        return res

class HrExpense(models.Model):
    _inherit = 'hr.expense'

    project_id = fields.Many2one(
        'project.project',
        string='關聯專案',
        compute='_compute_project_id',
        store=True,
        readonly=False
    )

    @api.depends('analytic_account_id')
    def _compute_project_id(self):
        for expense in self:
            if expense.analytic_account_id and expense.analytic_account_id.project_ids:
                expense.project_id = expense.analytic_account_id.project_ids[0]
            else:
                expense.project_id = False

    def action_submit_expenses(self):
        for expense in self:
            if expense.project_id and expense.project_id.planned_budget > 0:
                project = expense.project_id
                approved_expenses = self.search([
                    ('project_id', '=', project.id),
                    ('state', '=', 'approve')
                ])
                spent_amount = sum(approved_expenses.mapped('total_amount'))

                if spent_amount + expense.total_amount > project.planned_budget:
                    raise UserError(
                        f"費用「{expense.name}」超出專案「{project.name}」的預算！\n"
                        f"預算上限：{project.planned_budget}\n"
                        f"已核准花費：{spent_amount}\n"
                        f"本次申請：{expense.total_amount}"
                    )

        return super().action_submit_expenses()

🔄 自動化流程圖

阿哲提交出差申請
     ↓ Approvals
沈如蘭審核 → 建立出差任務 (Project)
     ↓
系統綁定 Analytic Account
     ↓
預算金額寫入 planned_budget
     ↓
準備申請預支款、機票、簽證、住宿…

🎯 結語：制度，是走出國門的第一步

補助幫你買機票，制度才幫你飛得遠。

在緊張與混亂之中，

他們第一次明白：
海外任務不能靠臨時衝刺，
必須讓一切有跡可循。

Odoo 讓出差不再是混亂的冒險，
而是可以複製、可以前進的路線圖。

沈如蘭的話，
像在一張古老地圖上，
劃下第一個光點。

這不是出差，
而是一場遠征。

👉 阿哲 看著機票確認信，深吸一口氣: 下一站，拉丁美洲。

註：今年的 TAITRA 拉美拓銷團實際出訪巴西、哥倫比亞、祕魯與智利聖地牙哥，本文為模擬案例，非依實際行程安排。

📌 參考資料

• 外貿協會拓銷團行程公告