在體驗課程管理中，「課程行程管理」往往是教練和管理者最耗時的工作之一。

以潛水課程為例，每週可能有多堂課程，每位學員的報名時間、課程類型、付款狀態都不同。
如果依賴人工建立行事曆，容易出現以下問題：

• 手動建立事件耗時：每天要確認哪些學員報名、建立行程事件、發送提醒。
• 課程衝突或遺漏提醒：多堂課程重疊或忘記提醒某位學員，影響出席率與體驗。
• 資料分散：報名資料、行程資訊分散在 LINE、Google Form、表單、私訊，難以集中管理。

這些問題不只浪費教練時間，也容易造成學員體驗下降。

本篇將示範如何利用n8n 自動化流程 + Google Calendar + LINE Bot，
將報名資料自動建立成課程行事曆事件，並自動提醒學員。
透過行事曆自動化，不僅集中管理課程行程，
也能與 CRM 系統整合，後續課程回饋與行銷分眾更方便。

核心概念：行事曆自動化的價值與思路

1. 為什麼要自動建立行事曆事件？

• 節省行政時間：教練不需再手動建立 Google Calendar 事件或發送提醒。
• 集中管理課程行程：所有課程、學員、時間與地點資訊統一管理，避免衝突。
• 提升學員體驗：自動提醒學員上課時間與集合資訊，出席率提高。
• 資料可整合 CRM：課程資料、出席狀況與回饋問卷可自動進入 CRM，利於後續分析與行銷。

2. 流程自動化思路

完整流程可分為四個核心節點：

• 報名：學員透過 LINE Bot 或 Google Form 填寫報名資訊（姓名、課程、日期、付款方式）。
• 資料集中管理：n8n 監聽表單提交，將資料寫入 Google Sheet，建立報名名單庫。
• 行事曆事件自動建立：n8n 將資料傳到 Google Calendar，自動建立課程事件。
• 課前提醒：LINE Bot 自動發送課前通知，附上集合地點、攜帶物品與時間。

3. 工具簡介

案例示範：潛水課程自動化行事曆管理

情境設定

潛水教練小明每週管理 3 堂潛水課程，每堂課約 5–10 名學員。傳統作法是：

• 學員報名後，小明需手動建立 Google Calendar 事件
• 再手動發送 LINE 訊息提醒
• 課程前一天確認學員是否已付款

問題：耗時、易出錯、資料分散。

自動化流程示範

1. 學員報名

   • 點選 LINE 官方帳號 → 選擇「我要報名」 → 填寫 LINE 表單或 Google Form

2. 資料自動整理

   • n8n 監聽表單提交 → 將報名資料寫入 Google Sheet

3. 自動建立 Google Calendar 事件

   • n8n 讀取報名資料 → 建立課程事件
   • 事件標題：課程名稱 + 學員姓名
   • 說明：集合地點、攜帶物品
   • 時間：學員報名選擇的課程日期

4. 課前自動提醒

   • LINE Bot 自動發送課前提醒
   • 課前一天提醒：集合地點、攜帶物品
   • 課程當日提醒：時間與集合提醒

成效

• 每週節省約2–3 小時行政時間
• 避免「漏通知」「課程衝突」
• 學員體驗提升 → 出席率提高
• 方便後續整合 CRM，做課後回饋與行銷分眾

圖1：流程圖

圖2：LINE Flex Message 「加入行事曆」按鈕

圖3：Google Calendar 自動建立事件

小教學：從報名到行事曆自動化的操作示範

1. n8n 流程設定

節點設計：
A. Webhook 監聽 LINE 表單提交

• URL 接收表單資料，觸發 n8n 流程

B. Google Sheet

• 寫入報名資料，包括姓名、課程、日期、付款狀態

C. Google Calendar

• 建立事件：
  • Title：課程名稱 + 學員姓名
  • Date & Time：報名表單選擇的課程時間
  • Description：集合地點、攜帶物品

D. LINE Bot

• 發送 Flex Message 提醒學員
• 按鈕設計：「加入行事曆」
• 範例（n8n Google Calendar 節點）

{
  "resource": "event",
  "operation": "create",
  "calendarId": "primary",
  "summary": "潛水課程 - {{ $json.name }}",
  "description": "集合地點：XX碼頭\n攜帶物品：潛水裝備",
  "start": {
    "dateTime": "{{ $json.courseDate }}T09:00:00",
    "timeZone": "Asia/Taipei"
  },
  "end": {
    "dateTime": "{{ $json.courseDate }}T12:00:00",
    "timeZone": "Asia/Taipei"
  }
}

2. LINE Flex Message 設計建議

• 文字區塊：課程名稱、時間、集合地點、攜帶物品
• 按鈕區塊：加入 Google Calendar（URL Scheme）
• 範例：

{
  "type": "button",
  "action": {
    "type": "uri",
    "label": "加入行事曆",
    "uri": "https://www.google.com/calendar/render?action=TEMPLATE&text=潛水課程-小明&dates=20250919T090000/20250919T120000&details=攜帶物品：潛水裝備"
  }
}

3. 備用方案

• 如果不使用 LINE Flex Message，也可直接透過 Google Form → n8n → Google Calendar → Email 發送課前提醒

練習 / 小遊戲

1. 畫出你的課程行事曆

• 將你管理的課程畫在行事曆上，標註需要自動提醒的節點
• 想想哪些資料可以自動帶入 Calendar（姓名、課程、時間）

設計一則課程提醒 Flex Message

• 編寫文字：課程名稱、時間、集合地點、攜帶物品
• 設計按鈕：「加入行事曆」

挑戰：多人報名

• 如果同一堂課有多人報名，如何在 Calendar 建立事件並自動提醒每位學員？
• 思考資料結構：每個學員建立單獨事件或群組事件

表1：課程行事曆

code節點：產生 Google Calendar URI 並傳遞課程資料

// 原始值
const courseName = $input.first().json.course; // 課程名稱
const studentName = $input.first().json.name;  // 姓名
const details = '攜帶物品：裝備、防曬、毛巾';
const date_ = $input.first().json.date;        // 上課日期
const dateStart = $input.first().json.date.replace(/-/g,'') + 'T000000';
const dateEnd = $input.first().json.date.replace(/-/g,'') + 'T235900';
const paid = $input.first().json.paid;         // 已付款 Y/N

// 只對 URI 中使用的值做 encode
const uri = `https://calendar.google.com/calendar/render?action=TEMPLATE&text=${encodeURIComponent(courseName)}(${encodeURIComponent(studentName)})&details=${encodeURIComponent(details)}&dates=${dateStart}/${dateEnd}`;

return [
  {
    json: {
      uri,
      courseName,
      studentName,
      details,
      dateStart,
      dateEnd,
      paid,
      date_
    }
  }
];

說明：

• 從輸入資料取得課程名稱、學員姓名、上課日期及付款狀態
• 將課程資料保留原始值 (courseName, studentName, details, date_, paid)
• 生成可直接點擊加入 Google Calendar 的 URI (uri)
• URI 只對課程名稱、學員姓名及細節文字做 encodeURIComponent
• 回傳 JSON 供後續節點使用（如 LINE Flex Message 推播或日曆自動建立）

Flex Message 排版語法範例

{
  "to": "USER_LINE_ID",
  "messages": [
    {
      "type": "flex",
      "altText": "上課提醒通知",
      "contents": {
        "type": "bubble",
        "body": {
          "type": "box",
          "layout": "vertical",
          "contents": [
            {
              "type": "text",
              "text": "{{ $json.courseName }}",
              "weight": "bold",
              "size": "xl"
            },
            {
              "type": "text",
              "text": "{{ '日期：' + $json.date_ }}",
              "wrap": true,
              "margin": "md"
            },
            {
              "type": "text",
              "text": "集合地點：OO港",
              "wrap": true,
              "margin": "md"
            },
            {
              "type": "text",
              "text": "攜帶物品：裝備、防曬、毛巾",
              "wrap": true,
              "margin": "md"
            },
            {
              "type": "button",
              "style": "primary",
              "action": {
                "type": "uri",
                "label": "加入行事曆",
                "uri": "{{ $json.uri }}"
              },
              "margin": "lg"
            }
          ]
        }
      }
    }
  ]
}

小結

透過課程行事曆自動化，你可以：

• 節省每週數小時行政時間
• 避免遺漏提醒或課程衝突
• 提升學員體驗與出席率
• 為 CRM 系統收集完整資料，方便課後回饋與行銷分眾

【我的小murmur】
明天預告：Day 13 我們將介紹課後回饋與 CRM 紀錄，
示範如何將課後問卷與資料自動整合到 CRM，提高學員滿意度與再報名率。

今天開始設計你的課程行事曆自動化流程，把繁瑣的行政工作交給自動化，專注在自己能產出的價值上吧！

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