在真實世界的專案裡，團隊成員並不會永遠固定。就算是 Scrum 團隊，也會遇到有人離開、有人加入的情況。這時候幾乎每個 PM 都會感受到陣痛期：新進成員需要時間熟悉專案，但專案節奏卻不會因為有人新來就停下來。

Scrum 強調團隊穩定，但現實常常更像是球星轉隊市場，我們永遠不知道下個 Sprint 那個誰誰誰還會不會在 :D

當一個新的菜鳥報到，IT 都還沒幫他的帳號建好，就先被我們不負責任地丟了一個資料夾，裡面塞滿 PRD、簡報、會議紀錄、需求單。看起來像寶庫，但新人翻了好幾週，依舊霧裡看花，好像懂了又好像沒懂。

那個 moment，真的很像把一本 500 頁的會計學丟給一個小孩，跟他說：快看完，下週要立刻上場直接做報表

除非天資聰穎，一般來說，新人很常都會慢，這不是新人不努力，而是缺了一張地圖。沒有地圖，再多文件都只是看不懂的天書；有了地圖，新人才能在最短時間內拼出完整圖像。

很多團隊在新人進來時，會習慣給一份 Onboarding PPT，介紹公司文化和組織結構 (甚至還要被派去上整天的課)。但等到新人真的要進專案，卻發現他們連專案目標是什麼都答不出來。結果帶他的 Mentor 只能一遍又一遍解釋，進度被拖慢，老鳥心累，新人也失去信心。

為什麼傳統 Onboarding 對新人來說效果有限？

在一般公司中，傳統做法通常有三種：

• Onboarding 團建：重視文化介紹，卻忽略專案脈絡，新人還是無法立刻投入工作。
• Mentor 制度：導師在專案中太忙，帶領新人的品質不一，要看他當時的狀況，導致每次帶的新人上手程度差異極大。
• 文件自學：PRD、簡報和會議紀錄堆積如山，新人即使努力讀完，也不代表能馬上上手。

結果就是，新人需要一到兩個月才能看懂文件、聽懂會議，團隊的產出因此被拖慢。核心問題在於，文件天生是「記錄」工具，而不是「教學」工具。新人真正需要的是一個能循序漸進的導航系統。

新方法：用 Notebook LM 快速煮出給新人的Onboarding 即食包

Notebook LM 的角色，不是讓新人直接上手 AI，而是幫 PM 把碎片化的知識轉譯成新人能讀得懂的成果，像是把「原始食材」加工成「即食料理」。新人只需要跟著吃，就能逐步吸收。

又用吃的作比喻，是不是要開始推「大熊餐廰」了？ 沒辦法，我實在太愛這部

這些專案背景領域知識「即食包」，包含以下：

一、心智圖

自動生成專案全貌，讓新人一眼看懂架構與關聯。

二、學習指南

從文件中挑出必讀清單，並排出循序漸進的學習路徑。

將技術詞翻譯成白話，避免新人被行話卡住，提供常見專案名詞與縮寫速查，幫助他快速融入團隊語言。

三、專案背景簡介與決策過程

目的是讓新人能在五分鐘內理解專案背景與目標。另外，也可善用自訂 prompt 在這個部份增加「決策摘要」：濃縮歷史決策與專案演進，讓新人理解「為什麼要這樣做」。

四、流程解析

如之前提過的圖解力章節提到的，把冗長的 PRD 與規格拆解成步驟，降低理解門檻。

這些輸出的結果就是一個「專案背景知識的導航懶人包」，讓新人第一週不再像瞎子摸象，而是有條理地進入狀況。

快速給予新人【五日 Onboarding】計劃

以下是一個簡單的五日路徑範例，PM 先用 Notebook LM 整理好資料，放在 Notion 或 Google Drive，交給新人閱讀。每天 Mentor 只需要花五分鐘小驗收，就能確認目前新人理解到哪。

Day 1：快速建立全局觀

• 新人行動：閱讀 PM 提供的「簡介文件＋心智圖」。
• Mentor 每日小驗收：請新人用一句話說明「這個專案的核心目標是什麼？」

Day 2：掌握基礎知識與語言

• 新人行動：閱讀「學習指南」，並對照「關鍵詞彙表」理解專案術語。
• Mentor 每日小驗收：隨機抽問三個專案名詞，請新人用白話解釋。

Day 3：聚焦模組理解

• 新人行動：閱讀「流程解析」，挑選自己最相關的模組，寫下三個重點。
• Mentor 每日小驗收：請新人說明「這個模組的主要目的與最重要的步驟」。

Day 4：補齊決策脈絡

• 新人行動：閱讀「決策摘要」，用三句話整理「為什麼會選這個方案」。
• Mentor 每日小驗收：請新人簡述「這個決策背後的關鍵原因」。

Day 5：深入閱讀完整文件

• 新人行動：閱讀完整的 PRD 與專案資料。因為前面四天已經建立脈絡，這時候讀細節效率最高。
• Mentor 每日小驗收：請新人指出「三個跟自己任務最相關的細節」，並解釋為什麼重要。

經過這五天，新人能達成三個目標：

1. 掌握專案全貌與目標。
2. 理解團隊語言與工作方式。
3. 能有效率地閱讀完整 PRD，並連結到自己的任務。

別再給一堆資料要新人自己看了

新人 Onboarding 的關鍵不在於「給更多資料」，而在於「把資料變得容易被理解」。

Notebook LM 能把零散的知識加工成心智圖、學習指南、詞彙表、決策摘要。新人就像拿到專案 GPS，不再需要花一個月探索路徑，而是在五天內就能抓住重點。

如此不僅讓新人更快上手，也大幅減少老鳥的重複解釋失去耐性。我們的任務，不只是一次性的「帶一個新人」，而是設計出一個可複製、可重覆使用的 Onboarding 工作流程。

這比起傳統的師徒制，靠老鳥「憑心情 靠感覺」帶人好多了。老鳥最常說的一句話就是：「這個我記得有寫在某個文件裡，你去找找看吧」

結果…你知道的，那份文件通常最後修改時間是兩年前。

用這個新的作法，將流程搭建起來後，團隊新人的效率會全面提升，他們能更快地融入，我們也省時省力，讓專案更加順暢！