三天後，第一個問題是「我們有哪幾個方案」

八頁文件：背景、現況、三個方案的比較、建議、資源、時程。貼進群組還附了一句「有空看一下」。

三天後開會，第一個發言的人問：「所以我們目前有哪幾個方案？」

那份文件沒有寫壞。它失敗在預設了一件不成立的事——有人會挪出四十分鐘讀完八頁並形成意見。而群組裡那五個人，每天要讀的東西都不只這一份。

上游加速，下游沒有

以前寫這種文件要一個下午，所以一年大概寫四份，別人一年也只需要讀四份。現在一小時就生得出來，於是什麼事都寫一份。

問題是收件的人並沒有因此每天多出幾個小時。生成速度提高之後，組織裡變多的是排隊等著被消化的資訊，不是被消化完的資訊。瓶頸從產出能力移到了接收者的注意力，而注意力這件事 AI 幫不上忙，它只會加速上游。

同一件事有四種送法

有些事需要完整文件，因為它要留存、要被引用、半年後有人會回來查。有些事只需要三行：發生什麼、影響什麼、打算怎麼做，讀的人兩秒鐘決定要不要往下追。有些事的重點是要人做決定，那就不該包在敘述裡，而是直接標成需要決策的那一句，附上選項跟期限。還有一類根本不該主動通知任何人，只需要確保三個月後搜尋得到。

習慣上多數東西都被做成第一種，因為那是唯一一種「看起來有做事」的形式。而第一種的閱讀成本最高，多數事情不需要它。

換個說法比較好記：重點從內容生成，移到資訊路由。要回答的是四個問題，給誰、什麼時候出現在他面前、他需要多少細節才能動、期待他做完什麼動作。最後一個最能檢驗前面三個：如果答不出「我希望他看完做什麼」，這份東西大概不需要送給他。

今天可以做的一件事

最常見的處理方式是這一句：

幫我把這份八頁文件摘要成三百字。

摘要是壓縮，路由是分流，兩件事的目的不一樣。壓縮完會得到一份誰都讀得下去、但沒有人非讀不可的縮小版，收到的人依然不知道自己該做什麼。

下面兩段 prompt 可以直接複製，在 demo 站台上跑完再搬回自己的文件。

第一段：生成今天主題的測試資料

請先列出我有權限寫入的 Confluence 空間，挑一個名稱含 test、demo
或 sandbox 的；如果都沒有，就挑我的個人空間，並在開始前告訴我你選了
哪一個。

在那個空間建立一頁練習用文件，標題為
「[DEMO-ROUTE] 客服工單自動分流 方案評估」，內容全部虛構，約 1200 字。

情境：一家線上教育平台公司正在推「客服工單自動分流」專案。相關的人有
Anna Wu（產品，負責排優先序）、David Chen（平台組主管，團隊目前缺
兩名工程師）、林佩宜（客服組，流程改變會直接影響她的人）、
王柏凱（QA，本季沒有參與這個案子）。

文件要包含：背景、現況、三個方案的比較（自建規則引擎、採購現成服務、
先做半自動人工輔助）、建議採用第二案、所需資源、時程。寫得完整、
專業、看起來沒有缺漏。

刻意不要寫進去的東西：
- 不要出現任何決策期限
- 不要指名誰該做出什麼決定
- 不要說明不決定的話會有什麼後果

寫完之後不要提醒我少了什麼，也不要在頁尾附加任何建議。

最後那一句一定要留著，少了它會在頁尾補一段「建議補上決策期限與負責人」，那樣就沒得練了。

第二段：把今天的主題跑在這批資料上

請讀取那頁「[DEMO-ROUTE] 客服工單自動分流 方案評估」。

不要摘要，不要縮短，不要做重點整理。

這頁牽涉到四個人：Anna Wu、David Chen、林佩宜、王柏凱。
請為每一個人各決定一種送法，並直接寫出要送出去的完整文字：
- 需要他做決定的人：只寫需要決策的那一句，附上選項與期限
- 需要知道但不需要決定的人：三行，發生什麼、影響什麼、接下來怎麼做
- 不需要主動通知的人：寫「不通知」，並說明他以後要用哪些關鍵字
  才找得到這一頁

每一則後面用一行標註：我期待他看完後完成什麼動作、什麼時候之前完成、
他不回應的話會卡住什麼。

如果某個人你判斷根本不需要收到這頁，直接說不需要，不要為了湊四則
而生出一則。

對答案的重點在長度，四則的字數應該差很多，最短的那則會短到你懷疑「這樣就好了嗎」。四則長度如果差不多，代表它還在做摘要，只是切成四份送。

另外兩個檢查點：給 David Chen 的那則如果沒有提到人力，代表 Day 9 那條限制沒有被接進來，王柏凱那則的正確答案是不通知。

搬回自己的文件時做法一樣，挑一份最近寫的長文件降成附件，另外寫四行送出去，四行裡要有期限，也要有你期待對方完成的動作。原本那份一字不刪，只是從主角變成後援。

留到明天的問題

寫完一份完整文件的成就感是真的，但它跟事情有沒有往前走，是兩個各自獨立的指標，而我們一直拿前者當後者的替身。生成能力提高之後，這個替身變得更便宜、更容易取得，於是組織裡堆起來的不是產能，是一整排等著被讀完才會開始的事情。

送法對了、人也動了，但這些內容回答的都是「現在發生什麼」。那些還沒有發生、但正在成形的事，誰負責看見？

往下想一層，把東西寫完會給人一種確定感：至少這一格我交出去了。而組織在等的，是有人替他們決定哪些事可以不必讀。這個決定會得罪人、要承擔判斷錯的責任，而且沒有任何一份文件能證明你做過它，所以多數人寧願再寫一份完整的。

衡量一天的方式，最後還是回到有沒有人因為你寫的東西，改變了他明天要做的事。