從今天開始寫第二個專案。

原本的流程

先講在這套系統之前，這件事是怎麼跑的。

1. 會計把 ERP 匯出的逾期明細表，手動放進雲端資料夾
2. BI 系統每月寄出的銷貨單，是一份 Excel 附件
3. 人工比對三份來源表，做 mapping
4. 五位會計逐一看表單審核
5. 全部審完之後，才發催款信給業務

看起來只有五步，但第三步藏了整件事最麻煩的地方。

為什麼要比對三份表

問題出在來源資料本身。

ERP 匯出的那份逾期明細表， 沒有付款條件，也沒有追蹤進度 。

而催款這件事，少了這兩欄就沒辦法判斷，你不知道這個客戶本來就是月結還是貨到收款，也不知道上個月是不是已經催過、對方說了什麼。

所以會計得自己去別的地方撈，付款條件在客戶檢索表裡，銷售相關的資訊在 BI 寄來的銷貨單裡，前一期追蹤進度在上個月的報表裡。

一份可以用的報表，要從三個不同的地方拼起來。

而這三份表的格式、欄位名稱、客戶代號的寫法都不一定一致。

拼完之後還不能寄

更麻煩的是，就算報表做好了，也還不能發出去。

這份報表牽涉到五位會計各自負責的客戶，每一位都要看過自己那部分、確認金額和狀態沒問題，五個人全部審完之後，催款信才能寄給業務 。

只要有一個人還沒看，整批就都不能動。

這個結構我很熟悉，因為它就是我上一個專案的翻版。人資考核是一條七棒的接力，每一棒都在等上一棒；而這裡是五個人並排，要等最慢的那一個。

形狀不一樣，但卡住的原因一樣，都是在等人。

另一邊，業務也有一個問題

這條線的下游是業務。會計把報表審完、催款信寄出去，業務收到信才知道自己的哪些客戶逾期了。

但業務平常想主動查呢？

想知道某個客戶現在的信用額度用到哪裡、有沒有超額、逾期多久了，得一個一個到 ERP 裡面查 。

而且那是單筆查詢，你可以查得到某一個客戶的狀況，但看不出整體，哪些客戶超額、哪些嚴重逾期、風險集中在哪幾個業務身上，沒有任何一個地方看得到。

所以這條線上其實有兩種人卡住，會計卡在把資料拼起來，業務卡在看不到全貌。

這兩個需求，是分開來找我的

有一件事我覺得蠻重要的。

會計的需求和業務的需求，是兩個不同的時間、兩個不同的人來找我的。

會計要的是「幫我把報表做出來、把審核跑完」，業務要的是「我想自己查得到客戶的額度狀況」，這兩句話聽起來完全是兩件事，提的人也不覺得它們有什麼關係。

但我收到的時候，腦袋裡是兩個需求疊在一起的。

因為逾期的資料和信用額度的資料，本來就是同一批客戶；而逾期報表審完之後的下一步，本來就是通知業務去催款。

會計的終點，就是業務的起點。

所以這兩件事不只是可以合併，它們根本就是同一條線的兩端。

而我之所以看得到，是因為收需求的只有我一個人

前一篇我寫到，一個人做專案最大的風險，是沒有任何一個判斷會被別人看過。

但這件事也有另一面。

因為公司裡收需求的只有我一個，所以所有部門的需求最後都會匯到同一個腦袋裡，會計說的話和業務說的話，中間沒有經過任何一層轉手。

也因此我有機會看到他們彼此看不到的東西。

會計不會知道業務平常查一個客戶有多麻煩，業務也不會知道那封催款信背後有五個人在審，他們各自都只看得到自己那一段。

同一個結構，上一篇是風險，這一篇是優勢。

跟上一個專案最大的不同

做到一半我發現，這個專案跟人資考核的難度，落在完全不同的地方。

考核的挑戰是 流程長、參與的人多 ，全公司每一個人都是使用者，但每個人要填的東西其實很單純。

逾期報表相反，參與的人很少，但資料很複雜。 三份來源表要對得起來，中間有一堆例外，貨到付款的要另外處理、已經認列呆帳的不能再催、溢收的金額不能當成欠款。

上一個專案我花最多時間在協調人，這一個我花最多時間在搞懂資料。

一個我當時沒問的問題

寫這篇的時候，我回去翻了這個專案留下的文件，想找出「以前人工做一次要花多久」。

找不到。

我的筆記裡沒有，會議記錄裡沒有，程式註解裡也沒有。因為我當初根本沒問。

當時我覺得這件事很明顯就是該自動化，會計也覺得很花時間，那就做吧，至於「很花時間」是多久，我們兩邊都沒有把它變成一個數字。

結果就是，這套系統上線之後，我沒辦法說出它省下了多少。