損益表寫著這個月賺錢，戶頭卻快見底

月底一筆大額的供應商團費要付，客人的團款還有一半沒收齊，這種時候翻開損益表，上面寫著這個月是賺錢的——但賺錢歸賺錢，銀行戶頭裡實際能動用的現金，是另外一回事。損益表算的是「這段期間認列了多少收入、多少成本」，不是「今天戶頭裡躺著多少錢」，兩者常常對不上。真正讓人睡不著的，是後面這個問題。

這篇要講的是我做的兩張儀表板，一張幫忙看清楚「過去發生了什麼」，一張幫忙回答「下個月某一天，戶頭夠不夠用」。內容只講做法跟背後的理由，不放任何實際金額。

看過去那張：32 頁的報表，沒人翻得完

公司原本就有一份做得很完整的商業智慧報表——簡單講，就是把公司各種營運數字，自動整理成一張張圖表的工具，省得每次要看數字都要自己開 Excel 重算一次。問題不是它做得不好，是一共 32 頁，涵蓋各種面向，沒有人有耐心一頁一頁翻完，結果就是做得再完整，也沒人真的在用。

我做的事情是把它收斂成一頁。原則是把最核心的幾個指標，跟去年同期的增減放在最顯眼的地方，其他比較細節的維度收進篩選器，需要深入看的人自己點開來查。技術上選擇把畫圖表用的程式庫跟資料整個包進同一個檔案裡，雙擊就能打開、不用連網路、也不需要另外安裝任何東西——這個決定是為了因應出差或網路不穩的情況：業務在外面見客戶，臨時要查一個數字，不會因為訊號不好就打不開。

換掉舊報表之前，我先拿新舊兩邊算出來的結果逐項核對，確認數字完全一致才敢真的換。這裡有個容易被誤會的地方：「出團數」跟「成交團數」這種聽起來很像的詞，業務部門跟財務部門認定的範圍常常不一樣——業務可能把剛成團、客人還沒付清全款的也算進去，財務可能只算真正出發的。這種認定範圍上的差異，我一定會寫在頁面角落講清楚，不然新舊系統對不上的時候，會被誤會成是程式算錯了，其實只是兩邊在講不同的東西。

這份儀表板刻意的決定是不放上公開網頁，財務相關的數字只留在內部共用的雲端硬碟裡，誰能看得到，公司自己管得住。

看未來那張：把「要收的錢」跟「要付的錢」換算成每天的水位

這一張才是真正要解決開頭那個問題的東西：下個月某一天，戶頭裡的錢夠不夠付出去。

要算出這件事，資料其實分散在好幾個地方，格式也完全不一樣：銀行戶頭目前的餘額、已經刷了卡但銀行還沒正式入帳的款項、還有公司內部系統裡登記的應收應付款項跟每月固定要付的房租水電這類支出。這些東西沒辦法直接湊在一起加減，所以我做的第一件事，是把它們全部轉換成同一種簡單格式，我自己稱它叫「現金事件」：哪一天、多少錢、是要進來還是要出去、這筆錢是從哪個來源算出來的。轉換完之後，電腦就能把這些事件依照日期一筆一筆加總起來，算出未來每一天戶頭大概會剩多少錢，只要低於事先設定好的警戒金額，系統就會主動發出提醒，每天也會自動產生一則簡短的行事曆摘要，不用自己每天點開來看。

架構上，這支程式是每天固定算一次，把算好的結果存成一份獨立的紀錄檔——類似幫當下的狀態拍一張照片存起來。之後打開儀表板的時候，讀的是這張照片，不是每次打開都重新去各個來源系統抓一次資料、重算一遍。這樣設計有兩個理由：一是打開的速度快，不用等所有來源資料重新跑過一輪；二是不會因為很多人同時打開儀表板，同時間跑去源頭的系統大量抓資料，把原本的系統拖慢。

有一件事我特別注意：讓這支程式能自動去讀銀行餘額、讀公司內部系統資料的那組通行密碼——是給程式用、不是給人登入用的那種，業界常叫它服務帳號金鑰——絕對不能跟每天輸出的報表放在同一個會同步到雲端硬碟的資料夾裡。報表是給很多人看的東西，如果這組密碼意外跟報表存在一起，等於任何打得開報表的人，也連帶拿得到這組能讀取銀行資料的密碼，等於自己幫自己開了一個後門。

如果你也是旅行社

如果只能做一張，我會做看未來那一張。看過去的報表告訴你上個月發生了什麼，但真正會讓人睡不著的，是下個月某一天戶頭夠不夠——那件事沒有人會主動提醒你，除非你讓系統每天幫你算一次，用它提醒你，而不是等到那天真的到了才發現。