專案經理人花90%時間用於取得資訊和溝通資訊，其中有55%的溝通是非口頭，溝通的方式通常分為正式書面、非正式書面、正式口頭、非正式口頭：
1.正式書面(Formal Written) ─ 專案許可證、管理計畫、複雜的問題、合約變更、驗證工作包、申請資源、第二次不良績效通知(這是當兩個團隊成員之間有文化差別和距離時，最好的溝通方法)
2.非正式書面(Informal Written) ─ 通知、備忘錄、安排會議、電子郵件、會議紀錄
3.正式口頭(Formal Verbal) ─ 簡報、舉行投標商會議
4.非正式口頭(Informal Verbal) ─ 談話、日常會議、發現根源、第一次不良績效通知<a href=""></a>
在起案階段，我們已經辨識關係人並建立關係人資料庫和關係人管理策略；接著在規劃階段，我們提出案溝通管理計畫；現在進入執行階段，我們進一步進行散佈資訊和管理關係人期望。

專案關係人之間共享訊息的方式可以分為：
1.互動式(Interactive) ─ 在雙方或多方之間進行多向訊息交換，包括：會談, 電話會議, 視訊會議
2.推式(Push) ─ 把訊息發送給需要了解訊息的特定接收方，包括：信件, 便條, 報告, 電郵, 傳真, 語音郵件, 新聞稿
3.拉式(Pull) ─ 在訊息量大或受眾多的情況下使用，包括：企業網, 線上學習, 知識庫

如何散佈資訊?專案經理人應根據溝通需求，決定在專案中使用何種溝通方法，將相關資訊提供給專案關係人。資訊散佈指在專案整個生命週期，即時收集資訊並與專案關係人共用訊息、將資訊發佈給關係人。專案資訊可以用多種方式散佈：
1.專案會議、書面文件發佈、人工歸檔系統、以及共用電子資料庫等
2.電子通信和會議工具，如：電子郵件、傳真、電話語音、電話、視訊會議、網路會議、以及網路出版
3.專案管理電子工具，如，排程與專案管理軟體之網路介面、會議和虛擬辦公室支援軟體、入口網站和協同作業管理工具。

管理關係人期望首先必須和關係人溝通、滿足關係人的需要和處理議題。我們雖然無法管理關係人(大部分專案關係人都不受你管轄)，但是卻可以對關係人的期望做有效管理。例如：
1.通過與關係人談判以影響其實現專案目標的意願，提高關係人驗收專案的可能性
2.處理目前尚未形成問題的關注點，進行風險評估
3.澄清並解決已辨識的問題

管理關係人期望可以確保關係人理解專案的利益與風險，進一步積極支持專案，以增加專案成功機率。

藉助於現代網路發達，本專案的散佈資訊方式是整合了上述的共享訊息的方式。除了按照比賽規定透過指定方法每日發表在指定網頁與關係人分享，另外還透過〈人人都可以成為PMP大師〉粉絲團以及Facebook將相關的文章分享轉載。

請問iT人，您參與過無數專案，您如何散佈資訊和管理關係人期望?

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