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DAY 19
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30天鍊成PMP鐵人系列 第 19

Hold 30天鍊成PMP鐵人〈Hold 19 : 在對的時間將對的資訊傳達給對的關係人〉

專案經理人花90%時間用於取得資訊和溝通資訊,其中有55%的溝通是非口頭,溝通的方式通常分為正式書面、非正式書面、正式口頭、非正式口頭:
1.正式書面(Formal Written) ─ 專案許可證、管理計畫、複雜的問題、合約變更、驗證工作包、申請資源、第二次不良績效通知(這是當兩個團隊成員之間有文化差別和距離時,最好的溝通方法)
2.非正式書面(Informal Written) ─ 通知、備忘錄、安排會議、電子郵件、會議紀錄
3
.正式口頭
(Formal Verbal) ─ 簡報、舉行投標商會議
4.非正式口頭(Informal Verbal) ─ 談話、日常會議、發現根源、第一次不良績效通知<a href=""></a>
在起案階段,我們已經辨識關係人並建立關係人資料庫和關係人管理策略;接著在規劃階段,我們提出案溝通管理計畫;現在進入執行階段,我們進一步進行散佈資訊和管理關係人期望。

專案關係人之間共享訊息的方式可以分為:
1.互動式(Interactive) ─ 在雙方或多方之間進行多向訊息交換,包括:會談, 電話會議, 視訊會議
2.推式(Push) ─ 把訊息發送給需要了解訊息的特定接收方,包括:信件, 便條, 報告, 電郵, 傳真, 語音郵件, 新聞稿
3.拉式(Pull) ─ 在訊息量大或受眾多的情況下使用,包括:企業網, 線上學習, 知識庫

如何散佈資訊?專案經理人應根據溝通需求,決定在專案中使用何種溝通方法,將相關資訊提供給專案關係人。資訊散佈指在專案整個生命週期,即時收集資訊並與專案關係人共用訊息、將資訊發佈給關係人。專案資訊可以用多種方式散佈:
1.專案會議、書面文件發佈、人工歸檔系統、以及共用電子資料庫等
2.電子通信和會議工具,如:電子郵件、傳真、電話語音、電話、視訊會議、網路會議、以及網路出版
3.專案管理電子工具,如,排程與專案管理軟體之網路介面、會議和虛擬辦公室支援軟體、入口網站和協同作業管理工具。

管理關係人期望首先必須和關係人溝通、滿足關係人的需要和處理議題。我們雖然無法管理關係人(大部分專案關係人都不受你管轄),但是卻可以對關係人的期望做有效管理。例如:
1.通過與關係人談判以影響其實現專案目標的意願,提高關係人驗收專案的可能性
2.處理目前尚未形成問題的關注點,進行風險評估
3.澄清並解決已辨識的問題

管理關係人期望可以確保關係人理解專案的利益與風險,進一步積極支持專案,以增加專案成功機率。

藉助於現代網路發達,本專案的散佈資訊方式是整合了上述的共享訊息的方式。除了按照比賽規定透過指定方法每日發表在指定網頁與關係人分享,另外還透過〈人人都可以成為PMP大師〉粉絲團以及Facebook將相關的文章分享轉載。

請問iT人,您參與過無數專案,您如何散佈資訊和管理關係人期望?

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30天鍊成PMP鐵人30
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