專案若是有外包或採購，在監控階段就必須管理採購關係、監督合約績效，並按需要進行變更和矯正措施。合約變更控管系統界定合約修改流程，必須與整合變更控管系統整合。它包括紙本工作、跟蹤系統、爭議排解程序、以及核准變更所需的層級。採購合約規定買方要求賣方支援的檢驗與稽核，在專案執行階段實施，以辨識賣方工作流程或交付項目是否符合要求。

如果買方籌獲的內容不僅僅是現有材料、物品、或一般商品，那麼賣方通常會將此工作是為專案來管理。此時：
1.買方就成了顧客，也就是賣方的關鍵關係人
2.賣方的專案管理團隊就不只是考慮採購管理的流程，而是必須考慮專案管理的所有流程
3.採購合約的條款和條件成為賣方許多管理流程的主要輸入項目
從10/1到10/20為止我已經介紹過起案、規劃、執行三個階段的30個流程，從10/21到目前為止，我們又繼續介紹了剩下的監控階段的10個流程以及結案階段的2個流程，分別為：

1. 監控8篇中涵蓋10個流程：監控專案工作(4.4)、執行整合變更控管(4.5)、驗證範圍(5.4)、控管範圍(5.5)、控管時程(6.6)、控管成本(7.3)、執行品質控管 (8.3)、報告績效 (10.5)、監控風險(11.6)、行政管理採購(12.3)
2. 結案2篇中涵蓋2個流程：結束專案或階段(4.6)、結束採購(12.4)

在專案規劃的階段，若是提不出一份合適的專案管理計畫就無法開工，此時若有過去相同的專案管理計畫可供參考，便可輕易地順利完成計畫。即使沒有相同的專案管理計畫，也可以參考性質、規模、目的或方法較類似的資料。

專案績效固然重要，但過程的經驗卻可持續應用，且成敗關鍵大都是過程中所採取的各項決策，然而在專案過程中，有許多透過電子郵件傳遞的溝通訊息，只留存在個人電腦中，所以專案管理辦公室應該透過適當的平台和機制進行有系統的管理，並將這些關鍵知識加以蒐集，整理成組織流程資產 (Operational Process Assets, OPA)。

專案過程環環相扣，為了順利完成各項目標，必須有相當密切的聯繫與溝通，經理人透過專案管理的資訊平台，鼓勵專案成員分享知識，除了可對專案文件進行有效版本的控管外，只要訊息一經發佈，便可透過平台迅速通知所有關係人，並可立即回覆意見或表達看法，並將這些意見納入組織流程資產，作為日後專案的依據或參考。

在結案階段首先必須完成每個專案的所有採購結束採購，並進一步完成所有專案管理流程群組的所有活動，以正式結束專案或專案階段。正式驗收與移交授權專案提交的最終產品、服務與成果。驗收包括收到買方正式說明，說明已經滿足了合約條款的要求。

結束採購時須進行採購稽核，採購稽核指對從採購規劃、執行、監控的整個採購流程進行有系統的審查。其目的是找出可供本專案其他採購合約或組織內其他專案借鑒的成功與失敗經驗。

買方通過其授權的採購管理員提供賣方採購合約已經完成的正式書面通知。採購合約條款一般會規定採購正式結束的需求並將其包括在採購管理計畫中。

請問iT人，您參與過無數專案，可曾見過或撰寫過結案證明?
(第30之29篇完)

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