James 走出總經理辦公室，在回座位的途中，跟稽核要了一份最新的核決權限表，並將剛剛總經理交代的事項，在腦海中稍作整理消化。
「小艾、喬安，待會兒我們 10:30 開一下會，老闆有交代一些事情要先處理。」

小艾是 MIS Team 裡頭的資深工程師，原先負責網管與軟硬體維護的工作，在學校寫過一些程式；James 因為部門人力配置的關係，也希望小艾能夠參與一些程式開發的工作，藉由導入 BPM 專案，讓小艾參與並負責一些流程的開發，在 James 的引導下，小艾已經能夠將 James 交付的任務順利達成。

喬安是 ERP 資深工程師，雖然才進公司2年，但之前在相關領域工作已有 10 多年經驗，對於公司的這一套 ERP 系統非常熟悉，James 很放心的將這一部分的工作交由她負責。

10:30 一到，James、小艾、喬安進到會議室裡頭。

「剛總經理找我，交代我一個任務，要我們進行一個專案，將公司的採購程序電子化。」James 開始做整個專案的概略說明，並開始在白板上畫下流程的示意圖(圖1)。

圖1：現行採購流程示意圖(以 Visio 圖替代)

「目前公司的採購程序，是由 PM 在 EIS(註1) 中新增備貨請購單(圖2)，輸入每一個 Item 的採購量，同時系統將這顆料的相關的庫存量與銷售預測數據，以及原廠的 Backlog(註2)、客戶訂單彙整後，列印出請購單給 VSR(註3) 跑紙本簽核流程，簽核完畢後，VSR 將請購資料輸入 ERP 系統中，然後再列印出要給原廠的 PO(Purchase Order)，在讓主管簽名，然後再 email/傳真給原廠。」

圖2：備貨請購單

「這個流程有點冗長，而且很多人工重複的作業，助理也老早就在抱怨她們得花兩次工，做同樣的事情。我想應該可以透過自動化的方式，讓作業的程序盡量簡化，很多判斷的資訊，是可以在簽核的時候提供，目前的表單提供的資訊還是不足夠主管們來判斷，採購量對未來庫存的影響。」

James 從以往專案的經驗中，歸納出目前執行方式的一些問題。

「我們在 ERP 中只有採購單的輸入，並沒有走請購單的程序，這部份是有特殊考量嗎？」喬安提出疑問。

「這是因為要簡化單據作業的流程，雖然請購可以轉採購，中間並不需要太多人工作業，但總是要花順單的時間，更早期是 PM 手開單給 VSR，VSR 直接在ERP下單，直接列印採購單給主管簽核，後來 EIS 上線後，才要求要有備貨請購單的程序。」James就他記憶中之前請教過助理所得到的答案。

「所以現在要將紙本簽核那一段電子化？ERP 基本上並不會有太大的改變？」小艾也提出疑問。

「我想大致上會依這個方向去執行，如果請購相關資訊，在採購簽核的過程中都可以提供，那麼並不需要把流程作的太複雜。」

「這個專案會橫跨 ERP、BPM 以及 EIS，大家先回去想一下各自負責的系統需要做什麼調整，我們下週一 Weekly Review 時，大家把目前系統運作的方式說明一下，我們來看看各系統間的資訊要怎麼整合在一起。」

工作方向大致確定後，會議就此結束。James 最後提醒：「如果這中間有想到什麼問題，可以隨時提出來討論。小艾，這張核決權限表，我待會兒將電子檔給你，我們先討論一下 BPM 這部份的架構。」

註1：EIS(Excutive Information System，經營主管資訊系統)，由 James 公司前任 MIS 主管開始開發，James 接手後幾經調整，已成為全公司最重要的經營資訊來源。

註2：Backlog 為 ERP 資訊系統中，訂單 CSD(Confirmed Schedule Date) 的待交量。

註3：VSR(Vender Service Representative) IC 通路業中，產品線助理的通稱。

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