跨部門溝通是軟能力中很重要的一項, 會放在這麼前面談, 是因為這個能力不只是團隊成員需要, 團隊的領導也非常需要.
跨部門溝通是軟能力中很重要的一項, 會放在這麼前面談, 是因為這個能力不只是團隊成員需要, 團隊的領導也非常需要. 在初期建立團隊的時候, 就需要與其他的團隊一起作業, 這樣團隊與團隊間才能培養好合作的默契, 建立出對任務最適合的大團隊.
談到溝通, 有許許多多的學問在裡頭, 未來我會放個主題"溝通技巧"來詳述. 在這邊主要是針對跨部門間的溝通來談. 跨部門溝通要注意的重點有三. 1. 跨部門溝通的目的 2. 跨部門溝通的技巧 3.衝突的處理

1. 跨部門溝通的目的:
   跨部門溝通一定是有個目標, 在溝通之前最好能清楚明瞭你的目標, 針對這個目標擬定一些策略, 一般可能的目標有: 了解資訊, 釐清真相, 說服對方, 採取行動.為了達成這些目的, 你必須運用一些手段或技巧去影響對方. 包括言語, 肢體動作或是營造談話的氣氛等.

2.跨部門溝通的技巧:
溝通的技巧除了口條之外, 一般就是想辦法去了解對手是誰. 可以採用的方法在心理學的角度上應該有很多種. 這邊列舉兩種.

(i) PAC 人際溝通模式: (Eric Berne 於1964年在 Game People Play 中所提出)
就是將人的狀態分為 父母(Parent), 成人(Adult), 兒童 (Child) 三類. 其中父母又
可分為批判性父母, 保護性父母. 兒童又可分為自然兒童和順應兒童.
批判性父母(CP): 較主觀, 以責備的方式溝通.
保護性父母(NP): 以鼓勵支持的方式溝通.
成人(A): 理性, 對事不對人.
自然兒童(FC): 依賴, 無法自己做決定.
順應兒童(AC): 順從, 依照對方的話做.
依據以上的不同狀態, 就可以發展出許多不同的交流方式. 我們可以從對方的言語, 行為, 表情, 態度, 聲音判斷來判斷這個人是用什麼樣的交流模式來溝通.接下來就可以用適合的溝通模式還回應回去.
跨部門溝通時最好都使用成人對成人的溝通方式, 但若對方不是用成人方式回答的時候, 你就要調整你的回應方式, 採用互補的交流回應, 這樣溝通才可以持續下去. 一但雙方溝通出現了互相的交叉做用 (比如我用成人方式問你, 你用兒童方式回我, 我再用父母方式回你, 你用成人方式回應我), 這樣的溝通就可能出現阻礙, 甚至會有衝除產生 !!
關於PAC詳細資料可參考: http://wiki.mbalib.com/zh-tw/%E4%BC%AF%E6%81%A9%E7%9A%84PAC%E4%BA%BA%E6%A0%BC%E7%BB%93%E6%9E%84%E7%90%86%E8%AE%BA

(ii) 溝通類型:
這個大家應該常常看到, 就是將人的個性依照對人對事的關心程度區分成四種類型,再依據對方不同的個性使用不同的溝通技巧.
(a) 實際型 (老虎): 溝通時直來直往開門見山, 不要拖泥帶水.
(b) 表現型 (孔雀): 多讓對方有說話的機會, 不要搶話講. 也就是多聽少說.
(c) 親切型 (無尾熊): 以關懷對方的日常生活方式起頭, 再切入問題.
(d) 分析型 (貓頭鷹): 要準備好充分的數據, 對事不對人.
分辨這四種人格其實很簡單, 做事有魄力果決, 講話比較大聲的就是老虎型(老闆性格), 話多, 愛表現喜歡與人交談的通常就是孔雀型(明星性格), 對人親切, 關心, 愛好和平是無尾熊型(好好先生性格), 凡事實事求是, 一絲不苟是屬於貓頭鷹型(工程師性格).
PS1: 網路上有很多問卷可以用來判對一個人的類型, 但是有經驗的人應該從相處與對話中就大概可以判斷對方所屬的類型了.
PS2:另外有人多分了一種類型"變色龍"出來, 是指這個人沒有強烈的類型種類, 游離在這四種類型之中, 這種人溝通的難度會更高.
PS3:通常人在不同環境會有不同類型, 比如在工作上是個老虎, 回到家裡就變成無尾熊, 這是因為他為了環境所變化出來的類型, 但每個人內心深處都應該還是有一個基本的性格.

3.衝突的處理:
即使充份了解了溝通的技巧, 實際在做跨部門溝通的時候還是難免遇到衝突! 因此, 除了瞭解溝通技巧外, 還要了解衝突的處理.
衝突的發生有很多原因, 可能是價值觀的不同, 目標的不同, 做事方法的不同或是個性的不同. 而依照處理的方法, 可以分為鷹派, 鴿派以及龜派處理方式.
鷹派: 強勢的處理, 用職位或影響力壓過對方.
鴿派: 較和平的處理方式, 希望雙方能互相妥協.
龜派: 顧名思義, 先逃避, 等事情緩和後再出現.
什麼時機要用什麼處理方式呢? 當事情緊急的時候, 最好是用鷹派的方式解決, 當對方已經失去理性的時候, 最好先用龜派的方式處理, 一般的情況如果有鴿派的解法, 則是最好的.
最後, 針對如何避免衝突的發生提出一些建議:
(i) 做好自我控制, 避免生氣失去理智.
(ii) 對事不對人, 不要因為對對方的好惡, 而影響到溝通.
(iii) 當自己有錯的時候, 要勇於認錯.
(iv) 溝通的第一步就是聆聽, 所以要充分了解對方的意見後再做評論.
(v) 互相尊重, 以禮相待.