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DAY 26
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打造軟體團隊系列 第 26

打造軟體團隊(25): 團隊經營-橫向管理.

一個組織就是集合許多不同長才的人在一起為一個目標而努力, 彼此之間最重要的就是要合作. 有良好的合作才能發揮一加一大於二的效果. 然而現實狀況卻往往不是如此, 不同的部門彼此會推責任, 甚至同一部門的人, 也很難合作愉快. 問題就出在橫向的溝通. 以管理學來說, 有所謂的向上管理, 向下管理以及橫向管理. 橫向的溝通就屬於橫向管理的一環. 因此, 要讓團隊的成員都懂得做橫向的管理, 這樣你的團隊才能發揮真正的戰力.
一個組織就是集合許多不同長才的人在一起為一個目標而努力, 彼此之間最重要的就是要合作. 有良好的合作才能發揮一加一大於二的效果. 然而現實狀況卻往往不是如此, 不同的部門彼此會推責任, 甚至同一部門的人, 也很難合作愉快. 問題就出在橫向的溝通. 以管理學來說, 有所謂的向上管理, 向下管理以及橫向管理. 橫向的溝通就屬於橫向管理的一環. 因此, 要讓團隊的成員都懂得做橫向的管理, 這樣你的團隊才能發揮真正的戰力.

團隊一定要確認方向要一致, 姑且不論加乘效果, 如果組織中有兩個人且方向一致則會有 1+1 =2 的效果. 如果方向相反, 則變成 1-1 =0, 如果兩個人跟團隊的方向是相反的, 就會造成-1-1= -2 的結果, 人數越多, 差別越大, 如果團隊人數到了十個人, 方向如果一致則有 10 分的效果, 如果方向錯誤, 最糟糕就會變成 -10 分. 所以身為管理者不可不慎.

回頭來看看組織的發展, 借用 MBAlib 的講法, 組織發展分為
創業階段->引導階段->授權階段->協調階段->合作階段,這幾個階段
http://wiki.mbalib.com/zh-tw/%E7%BB%84%E7%BB%87%E6%88%90%E9%95%BF%E9%98%B6%E6%AE%B5%E6%A8%A1%E5%9E%8B
每個階段所需管理風格, 管理重點有所不同. 規模從小到大組織也會從個人領導, 分權領導, 到相互合作的階段. 橫向管理的重要性也會越來越高.

所謂的管理除了管理對方之外, 還有自我的管理, 先改變自己的心態, 才能改變對方的心態, 橫向管理主要課題是橫向的溝通, 但實際上會遇到的狀況不只有溝通, 我大概把我想到的一些案例舉如下, 分別講解要注意的事項:

1.溝通技巧:
溝通技巧在前面章節談過, 首要就是要聆聽, 要懂得換位思考, 使用同理心去了解對方的需求. 再根據對方的人格特質, 用不同的方法來溝通. 這是橫向管理的基礎. 保持渠道的暢通才能溝通順暢. 千萬不要忘了溝通的目的, 就是要建立共識, 千萬別為了爭一時之氣, 而毀了雙方的橋梁.

2.衝突的管理:
與單位的同事或其他部門同事合作難免會遇到衝突, 衝突發生的類型不外乎在目標, 價值觀, 方法, 經驗, 個性或是在利益上有所不同. 總和而言的原因有三點 :
a. 資訊不同: 彼此獲得的資訊有所落差
b. 認知不同: 彼此對於資訊的解讀不同
c. 角色不同: 因為擔任的角色不同, 所以思考的點不同, 或是採取的立場不同
因此如何在異中求同, 同中求異就是解決衝突的方式. 要做有效的衝突管理, 最好的方法就是增加彼此的了解. 我們可以從周哈理窗來看, 人的認知從他人和自己來看分為四塊
大眾我, 隱私我, 盲目我, 未知我. 人會發生誤解是因為隱私我, 盲目我, 未知我所造成的.

因此我們要透過"分享", 來減少隱私我, 透過"接受",減少盲目我, 就可以開發出更多的大眾我, 未知我也會因此而被開發出來. 如此就可以減少與他人因誤會造成的衝突.

另外一旦衝突產生了, 就要用之前提過的, 順從, 合作, 支配, 逃避等"鴿", "鷹", "龜"不同的方式來解決衝突.

3.合作關係:
不管是部門或是個人彼此都會有合作的機會. 要保持好合作的關係除了溝通順暢, 彼此建立好共識外, 還要學會彼此尊重, 尊重對方的想法. 互相妥協, 才能建立雙贏的結果. 另外組織的流程也要不斷的檢討, 透過刪除, 簡化, 提升, 創新四個原則, 讓組織的流程更加優化. 這樣部門間的合作關係也會更加流暢.

4.提升績效表現:
部門間也可以做績效評核, 橫向間的部門合作, 可以互相打分數, 做為績效考核的參考. 不過彼此間追求的目標應要一致, 比如提升客戶的滿意度, 或是改善整體績效等.

5.政策推廣:
為了達到某些目的, 組織內會有政策的推廣, 推廣的時候要注意到不同部門間的和諧, 要順勢而為, 掌握對的人事時地物, 才能有事半而功倍的效果.

  1. 如何提出建議:
    有時候對於不當的政策, 或是別人錯誤的行動, 你需要提出建議. 要掌握的要點是批評要具體. 一定要客觀的描述出事實, 對事不對人的表達出你的看法與感受. 並且要盡可能的提供出改善方案. 最後也要照顧到心情, 給予對方肯定.

7.人情壓力:
有時候橫向的關係總會摻雜一些人情因素, 而影響了事情的決策. 人情總是不能缺少的, "知恩圖報"或是"留情面"是人之常情. 處理方式是情,理,法要兼顧, 但是理字要擺中間做為衡量的標準. 動之以情, 曉之以理, 衡之以法. 凡事都有得商量的.

7.取得支持:
有時候你會需要別人或別的部門來支持你的想法或做法. 首先你要先得到對方的肯定, 不居功, 避免撈過界的情況. 如此才能獲得對方的支持.

8.拒絕不合理要求:
要拒絕不合理的要求很難, 可是不拒絕又會造成很大的影響. 所以要記住好你的原則, 原則不可破, 一旦破了後來你要拒絕不合理要求就很難. 另外協商是個方法, 透過彼此的妥協, 找到創造雙方最大利益的途徑來達成共識.

橫向管理是跨部門溝通以及團隊合作的基礎, 因此在團隊經營, 要讓員工們都有橫向管理的觀念與技巧, 彼此有所共識, 才能造就一加一大於二的加乘效果!!!


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