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DAY 5
3

進程。Processing系列 第 5

[進程。Processing] 05.代理(Agent)

在以往 Internet 不普及的時候,簽核系統最怕遇到簽核的人不在的問題,這時候一個好的簽核代理機制,確實可以解決不少問題。

雖然現在上網很方便了,可是企業中就是有千奇百怪的簽核權限的移轉,就成了很好的一項工具。
「嘟...」James 接起電話「喂,James,我想到一個問題,你現在有空嗎?」是艾莉絲打來的電話。

「請說。」James 正在瀏覽信件。

「我們現在要導採購電子簽核,那不是每一關都要進去簽核之後才會往下一關走?」艾莉絲繼續說道,「以前當 PM 不在,我們紙本都還可以先給主管簽,回頭 PM 再補簽,現在電子簽核,如果人不在公司或請假,那這張單很急的時候,該怎麼處理?」

「基本上我們的簽核系統有代理人的機制,可以設定將權限轉給代理人簽核。」James 回答。

「你是說像我們請假的時候,指定代理人的機制?」

「是的。」

「可是我請假指定的代理人,不一定可以幫我處理採購核決的事情。」艾莉絲繼續提出疑問。

「我們可以針對專案來指定不同的代理人,可以跟請假代理的設定同時存在,系統會自動判斷屬於哪一種代理的情況而跑不同的代理人,只要設定就可以了。」(圖1)

圖1:專案規則代理

「這麼厲害,難怪你們的電腦都會撿土豆。」冷

「可是有時候是他們外出拜訪原廠或客戶,通常不會去做設定,這樣子不就還是在他身上?」

James 想了一下,「嗯...我們在流程上是可以設計多久的時間沒處理,即可轉給下一關簽核者(Pass to Next),或者是簽核者的主管(Pass to Manager),或者可以通知 MIS 協助設定代理人,當然已經在簽核者身上的單子,我們還可以透過管理工具,指定簽核者,將單子轉給其他人(圖2),只要將這些 Request 清楚的說明,通知 MIS,我們都會協助處理的。其實,現在上網都很方便,只要在外面可以連上 Internet,有 NB 或平板都可以很方便的簽核,有沒有設定代理人,也不會有太大的問題。」

圖2:簽核移轉

「難怪你們是萬能的 MIS」艾莉絲誇讚「什麼你們都能做」

「萬能...有時候是萬萬不能,好嗎!」雖然是玩笑話,不過真的是有些事情要先做好防護措施,否則萬萬不能輕率處理。

「這部份我會擬定一個通知的範本給各產線助理,請助理一定要發出 mail 作為記錄,我們才會進系統管理工具,進行相關的調整,以避免爭議。」James 記錄下這件事情,在上線後要通知各產線助理請 MIS 協助採購電子簽核時的相關處理程序。

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補充說明:確實海綿大說的沒錯,以資料的安全性而言,MIS 不應該介入業務的操作,會有這樣的需求式因為 PM/Sales/主管,常因業務的需求外出,而當採購單急著要下單時,公司所決定的一個權宜的方式,我們的處理方式,是要助理取得主管的同意後,發 mail 給 MIS 以做記錄,才能夠由 MIS 代替放行。謝謝


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1 則留言

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海綿寶寶
iT邦大神 1 級 ‧ 2012-10-05 09:09:37

jamesjan提到:
或者可以通知 MIS 協助設定代理人,當然已經在簽核者身上的單子,我們還可以透過管理工具,指定簽核者,將單子轉給其他人(圖2),只要將這些 Request 清楚的說明,通知 MIS,我們都會協助處理

理論上 MIS 是將作業流程資訊化、自動化
而不是參與實際作業流程

這做法看起來是很合理
但會不會有無聊人士質疑這有內控上的疑慮
疑惑

看更多先前的回應...收起先前的回應...
jamesjan iT邦高手 1 級 ‧ 2012-10-05 11:41:31 檢舉

iT邦幫忙MVPantijava提到:
無聊人士

海綿大指的是...稽...

所以這時候 mail 的保存就很重要了...XD

設定代理人,才是根本之道 謝謝

jamesjan提到:
設定代理人,才是根本之道

講個題外話
有次主管出差
指定我當代理人
我就代理核了一份公文
可是他回來之後
卻告訴我我不能核那份公文
因為
那是我的辭呈
哈哈

cmwang iT邦大師 1 級 ‧ 2012-10-05 13:36:44 檢舉

antijava提到:
我就代理核了一份公文
可是他回來之後
卻告訴我我不能核那份公文
因為
那是我的辭呈

Good Job哈哈哈哈哈哈哈哈....

sunrandy iT邦新手 1 級 ‧ 2012-10-09 08:56:28 檢舉

真是將代理發揮到淋漓盡緻喜歡

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