相信你已經掉進絕命專案管理的多重宇宙裡面，一天時間幾乎被會議佔滿滿，無論是內部會議、外部會議，實體形式、線上形式會議，幾乎已經視為很rutine meeting，原本一個kick off meeting或簡單的臨時會議，大多數之後就變成weekly meeting...，而且通常會議結束後才有自己處理專案溝通的時間，而這時通常已經是表定下班時間之後了，會議幾乎佔滿了整個工作時間，但經歷過多次各式大大小小的會議後，體悟出一些讓會議變有意義的方式。

會議塞爆工作時數

下圖則是之前每周routine meeting，空白處則是預留下來彈性運用也是幾乎用在會議上(如：跟合作廠商開會、跟其他內部同仁的白板會議或桌邊會議，因此一星期五個工作天幾乎都是會議，會議區分老闆與會或是不與會，internal與externel的會議，這彼此差異很大但也須好好把握利用，怎麼說呢？當有老闆與會時，將必須由老闆做決策並裁決的事情，把握這Face to Face(F2F)機會在會議中詳細陳述並解釋分析給老闆聽，好讓老闆裁決以利後續專案執行的進行。另外，當externel的會議也需把需求或建議，藉由F2F交談的機會傳達討論清楚。

把握一周一期一會不流淚

把握一周一期一會

不同會議中會跟不同單位(group or BU)做討論協調，無論是RD、MKT、3rd party或國外RD團隊，需把握一星期中會碰面的機會，共同討論議題並聚焦出結論，不同與會對象討論議題不同因此需確認每次開會的目的為何。

• RD：將功能需求或客服反應的相關技術問題，當下討論反映給RD
• MKT：將MKT客服行銷品牌所討論出的促消玩法，當下做回饋可行性
• 3rd party：傳遞內部團隊的需求

而當會議是有老闆主官參與的話，需準備好將要由老闆決定的事情向老闆presentation解說儘量用多點圖示呈現與比較表並分析PROS/CONS，若老闆不了解需用白話文跟老闆進一步解釋，必要時須花一些力氣說服老闆點頭答應，而老闆有區分單位最大高階主管(副總VP)、集團功能性高階主管(技術長CTO、行銷長CMO)與集團高階主管(執行長CEO)，不同裁決的事項與討論事情需做好事前演練與各單位都共識同步(A&S；Align and Sync up)再向老闆們做報告，讓一期一會不會因此流淚。

善用會議零碎時間

會議的重點在於會議討論後的決議執行項目(action item)及該執行項目的角色與責任(R&R，Role & Responsibility)及該執行項目的完成期限(deadline)，於會議中需根據上述討論後的決議項目後與各R&R畫押確認，會議結束之後須再寄出本次會議紀錄(Meeting Minutes)給所有與會同仁，並CC給單位主官周知。會議並非浪費時間，而是要把握會議時間與各負責執行窗口討論，在會議空檔善用零碎時間處理一些雜事(收發mail、survey相關資料等)，讓自己做時間的主人。