Smart Art 是 Power Point 內建的一套很酷的圖形繪製功能，他可以協助我們繪製各式圖表，例如流程圖、組織圖...等，用圖形來解釋心中的複雜的想法。

聽起來很酷吧！但為什麼大多數時候，公司的前輩都說「不要用Smart Art！」

不要用Smart Art的理由

從經驗來看，對於新手來說，Smart Art是一種雙面刃，雖然使用上相當快捷方便，但有許多地方需要特別注意。以下是我認為，一般來說不建議使用Smart Art的原因：

• 圖形的選擇
• 自由度
• 協作習慣

圖形的選擇

一般人看到Smart Art所提供的大量圖形選擇時，都會出現「這個我也要選、那個我也要用」的想法。然而，許多新手，甚至是有些工作多年的老人選出來並不是最合適的圖案。舉很常見「四格矩陣圖」為例，如果我要做一個SWOT分析，從Smart Art裡面很容易選到左邊這這個有四向箭頭的矩陣圖；然而，這四向箭頭組成代表著連續光譜、座標、大小的意味，但SWOT代表著四個互相相對的概念所組成，因此使用還不如使用四個方形來呈現概念。

至於這種四向箭頭的正確使用方式，大概比較像是這樣吧：

其他經常被誤用的圖形還有：漏斗圖、齒輪圖、循環圖...等。因此，好好清楚該用什麼圖形，尤其越好看、越花俏的圖案越要小心。

自由度

Smart Art 第二個為人詬病的問題是自由度不高，雖然他有許多圖案可以選擇，也可以套用預設的色彩跟圖形風格，但是很難去調整裡面的細節，在需要精準表達的時機中，會比較難調整。除此之外，Smart Art 會自動跟隨圖形大小改變字體的排版，有時候也會造成使用者的困擾。
舉例來說，當我今天要說明公司發展年表，其中要強調2022年的年度發展重點，即便我可以用內建的色彩讓他看起來「炫(ㄙㄨˊ)泡(ㄑㄧˋ)」，但其實看不出重點，不如簡單用四個方塊排列起來，並將2022年用強調色凸顯出來。

協作習慣

Smart Art 在Power Point 的產品生命中，算是近幾年才出來的新功能，在這項功能出來之前，多數人是利用既有的圖案工具去呈現心中理想的圖形，加上Smart Art 本身操作比較複雜，需要習慣，因此有很多人其實是不習慣使用Smart Art 的。
因此，在跟公司同事協作的時候，如果團隊中有比較不習慣使用 Smart Art 的夥伴，就很有可能會造成對方不知從何下手編輯的問題。

可以用Smart Art 的時機

但其實， Smart Art 並非完全不能使用，否則他不會在 Power Point 內存在這麼久。只要使用得當，其實 Smart Art 可以為我們節省許多時間，以下是我認為適合使用 Smar Art 的時機：

• 很明確的圖形
• 快速輸入、快速繪圖

很明確的圖形

前面提到， Smart Art 的一大問題是有很多人會選擇錯誤的圖形，而無法精準表達，但熟悉了圖像表達的方式，或概念相當簡單，可以很容易選出圖形時，就可以放心使用Smart Art，例如下面這樣的組織架構圖。

快速輸入、快速繪圖

Smart Art 具有相當方便的大綱體系，利用左側的區塊，在輸入資料的時候可以很快速地使用Enter換行(換格)，用Tab調整階層，就不用一個一個方塊去新增文字，操作起來相當方便。
向平常在畫組織架構圖的時候，不只要畫方塊，還要在每個方塊之間畫線去把階層關係連接起來，這時使用Smart Art 就可以讓電腦幫你自動把圖案連結起來，減去許多麻煩。

解開Smart Art的束縛

上面介紹了Smart Art 適合及不適合使用的時機，這邊要再介紹Smart Art 內建的一個功能，可以讓Smart Art 發揮優點，彌補缺點，就是「轉換成圖形」。
先利用Smart Art 可以快速輸入資料的特性，製作出一張結構圖之後，先點選圖形本身，在上方工具列選擇「Smart Art 設計」頁籤，到右側的「轉換功能」選擇「轉換成圖形」，就能將Smart Art 圖形轉換成一般的圖形，在利用「解除群組」就可以個別去處理細節的調整跟編輯，操作如下圖。

比較看看，微調之後的效果如下：

回顧今天介紹的Smart Art，其實是一項很好用的工具，只要一開始構思清楚，善用「轉換成圖形」就能讓製作簡報更方便簡單。