利用 Google 表單簡化 IT 團隊的工作流程！！

在我的工作日常中，主要會有這五個角色出現。

1. User : 就是內部系統的使用者，這個角色負責提出需求與驗證修改結果。
2. Manager : 大家都知道 Manager 要負責開會，所以也是需求的主要接收者。
3. PM : PM 負責追蹤任務與驗證結果，如果是小的團隊，可能不會有 PM，但小弟的團隊有，所以也把畫出來。
4. IT : 就是 IT Engineer。
5. MIS : 就是 MIS Engineer。

想像中的工作流程

如果是以開會來蒐集需求的話，可能會和每個 User 的團隊都有週會，並且在週會中蒐集需求以及改善的案子，再往後向 PM 和 Engineer 們發佈任務，可能的工作流程會像下面這張圖：

1. New Request : User 在週會提出新需求。
2. Internal Review : Manager 和 PM 內部討論需求，確認可行性及預估時間。
3. Assign Tasks : Manager 安排任務給工程師，上工囉！
4. Do Tasks : 工程師之間協作，完成任務。
5. Review Tasks : 回報給 PM，任務開始 In Review。
6. Request Done : PM 與 User 確認需求是否符合預期，預期就結案。

這個流程很美好也很簡潔，但是如果管理的系統一多，使用者的團隊數量上升後，會議就會開不完，每天都會陷入會議馬拉松，傷時又傷身，更不用說如果是跨時區的團隊合作，可以彼此配合的開會時間也會因此而變少，更難喬出時間開會。
如果有一個簡單好用的需求蒐集工具就好了，沒錯，這時就是 Google 表單出場的機會了。

Google 表單的使用時機

如果說每次開會，都會撥出一段時間讓使用者敘述他想改善的流程以及提出需求，那麼會議時間會變得非常不可控，更不用說有時候使用者提出的需求很模糊，需要釐清整體流程才能定義需求。

使用 Google 表單來蒐集需求的好處就是可以減少這樣的情況發生，使用者在送出需求時因為要自己打字輸入，會避免自己打出不合邏輯或語意不清的語句，在開會時可以減少使用者建構需求的時間，也可以讓使用者可以在任何時間提出需求，以免好不容易想到但忘記了的情況發生。

Manager 和 PM 也可以在開會前就得知使用者想提出怎麼樣的需求，減少在會議中一來一往的時間。
在蒐集需求時，除了敘述需求內容，還必須指出這個需求的緊急程度，好讓整個任務的開發順序可以更妥善的被設計。

在工程師眼中的使用前與使用後

在使用表單系統前，我們常常會有這樣的情況出現

User : @JT，我們有什麼方法可以做到需求 A 嗎？
JT : @User，可以，但我要明後天才能幫你研究。

然後我就忘記了，一直到下一次開會使用者關心進度我才想起來。

Manager : @JT，幫我追一下這個 bug。
JT : @Manager，好的，等我目前的任務忙完就追。

然後我就忘記了，一直到下一次的 Stand up meeting 關心進度我才想起來。

當然可以在提出需求的當下就記錄任務，但任務進度的追蹤，以及要如何和 PM 與 Manager 報告使用者插了新的需求給我，會打亂整個專案管理的排程順序以及進度。
使用表單系統後，使用者可以無時無刻直接提出他們想到的需求，經過審核後就會進行開發，不會再漏單了，真是可喜可賀。

總結

使用表單系統不只幫助使用者更加有效率的參與工作流程，更讓開發團隊可以更明確的了解需求、設計需求及追蹤任務。

在明天的文章，我會說明如何將 Google 表單的任務連結到 Trello 中，讓任務管理更簡單與簡潔，讓團隊的協作更加輕鬆。

Reference :
Google Support - How to use Google Form
Indeed - Managing Team Workflow