將蒐集到的需求同步到看板中吧！！

昨天在「 Day 3 : 利用 Google 表單簡化 IT 團隊的工作流程！！ 」有提到如何利用表單系統來簡化
IT 團隊任務管理的流程，今天要來談談如何讓這個任務管理的 Pipeline 更完善。

目前任務流程的瓶頸

使用表單讓 User 可以隨時隨地輕鬆提出需求，但是在 PM、Manager 和工程師之間的協作還是仰賴大量的人力。
PM 和 Manager 之間需要進行 (2.) 需求的內部討論、工程師與 PM 間需要 (5.) 追蹤任務的進度 以及 PM 和 User 之間要有個 (6.) 驗證結果的管道，今天要提到的這個工具 Trello 就是解決這三個需求的選擇之一。

看板的使用時機

(截自 Henrik Kniberg, Mattias Skarin 的 Kanban and Scrum - Making the Most of Both)

看板工具最大的好處是將所有的任務都視覺化，我們可以一眼看出有哪些任務是待處理、開發中以及完成。
Manager 和 PM 在討論完需求後，會創一張新的卡片，並且將它放到 To do list 中，表示這個需求已經成功創建和等待開發。
工程師每天的工作流程只需要上看板系統，找到 To do list 中自己負責的卡片進行開發就好，非常的直觀。
而要進行測試或驗證結果時，PM 可以在 Test list 中找到需要驗證及測試結果的任務，並且利用卡片中的資訊，和 User 進行結果認證，如果一切都 OK，當然就把卡片移動到 Done 啦！

今天要實作範例的 Trello，就是個有名的看板系統，我在使用看板系統時習慣加上一些標籤以及顏色，可以幫助我一眼看出這張卡片遇到什麼問題以及進度到達哪裡了。

將蒐集到的需求自動創建成新卡片！

目前想像中的工作流程會是這樣：

把蒐集到的需求直接創建成一張新卡片，同步到 Trello 中，醬子 PM 和 Manager 每天的工作流程就只需要在 Trello 上完成，減少一直開其他系統看文件的頻率與減少混亂，舒服。

要達到這個需求當然可以自己寫程式來同步，不過懶人如我，有現成的解決方法我就會直接用，搭配免費的額度通常很夠用，這邊我以 Zapier 為例：

在 Zapier 的首頁可以直接選擇要創建什麼事件，這邊不囉嗦直接選擇 Google Form ---> Trello，並且設定好連接哪一個表單和哪一張 Trello 看板就大功告成。

我在創建新的 Trello Card 時有自定義一些格式，都是方便我在看任務內容時使用的資訊。

實作的結果就會下面的影片展示，當有人在 Google Form 提出了新的回覆，Zapier 會將回覆內容整理後創一張新的卡片，放到 Trello 指定的看板上。

工程師眼中的使用前與使用後

現在其實很少沒有使用任何工具來追蹤任務的情境，工作上會碰到的情境可能像這樣

Manager : @JT，需求 A 給你做，接下來的檔案是我們內部討論後的資訊。
Manager : 需求A.doc
JT : 收到

我們必須使用其他檔案來管理與儲存任務的描述，會造成任務執行中的版本衝突差異以及完成後難以追蹤任務內容，在任務處理中也會因為資訊不對等而造成協作的衝突。

使用看板工具後，任務的描述都可以即時的在系統上看到最新版，並且可以無時無刻在上面留任何的想法與疑慮，這在不同時區的員工協作之間尤其重要。
除了一目了然，一眼瞬間就能看出每個任務的進度與開發狀態之外，我覺得最大的優點是我們只需要一個工具，就能涵蓋 (1.)內部討論、(2.)追蹤任務的進度和(3.)驗證結果這三個需求。
而後面展示的「把表單蒐集的需求同步到看板系統」其實工程師不是最大的受益者，在工程師眼中無感。

總結

看板是一個將任務視覺化的工具，可以讓任務的進度與進展狀況一目了然。
看板不只對管理層的任務討論與追蹤任務有幫助，對工程師的工作協作和進度彙整回報也非常有幫助。
如果將蒐集到的需求彙整到看板上，可以節省時間，讓管理層只需要使用一個工具就能完成數樣工作。

Reference

Kanban and Scrum - Making the Most of Both - By Henrik Kniberg, Mattias Skarin
Trello 基本介紹：如何使用Trello 看板和卡片
Zapier