多系統整合 - IT 系統整合的必要性與挑戰

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在一家公司中，資訊管理系統非常重要，這些系統支援各種業務工作流程讓公司內的大家都可以開心又輕鬆的工作。
但是，許多公司可能會使用多個不同的資訊管理系統，每個系統負責特定功能，如進出貨、員工管理、線上商城等。為了保證工作高效率和資料一致性，必須進行多系統的資料整合。
今天的文章將探討多系統整合的必要性以及在這個過程中面臨的挑戰。

系統整合的必要性

1. 資料一致性
   如果一家公司使用很多不同的系統時，資料就會分散在各處。例如，進出貨系統可能包含庫存資料，員工系統包含人員資料，而線上電子商城包含客戶訂單資料。整合這些系統可以確保資料一致性，讓公司可以更順暢地管理庫存、追蹤訂單並提供更好的客戶服務。
2. 流程優化
   多系統整合可以改善工作流程。舉例來說，當有新訂單從線上商城下單時，整合的系統可以自動將訂單資料傳送到進出貨系統，加速訂單處理，減少錯誤，並提高客戶滿意度。
3. 提供分析決策
   整合資料源讓公司能夠更好地進行資料分析和報告生成。從不同系統中擷取的資料可以幫助管理層更好地理解整個工作流程的運作，做出更明智的決策。

整合技術

多系統整合會使用不同的技術和工具，讓各個系統之間的溝通順暢。以下是一些常見的整合技術，我們將會在往後幾天更細部的介紹這些技術和工具：

1. EDI - 電子資料交換
   Electronic Data Interchange (EDI) 是一個 電腦對電腦 的資料技術。
   通常用於處理訂單、發票和付款等交易數據，並確保資料的準確性和安全性。舉例來說，商品的出貨單可以藉由 EDI 系統自動傳送給貨運商，就不用手動填單並且打電話請貨運商來取貨了。
2. API - 應用程式介面
   Application Programming Interface (API) 是藉由呼叫或請求，來讓不同系統之間實現即時的資料共享和互動。
   這種方式非常適合電子商城和其他系統之間的整合。舉例來說，電子商城可以利用 API 端點來拿到 ERP 系統中最新的商品清單，並且自動更新商品列表。
3. ETL - 擷取、轉換、載入
   Extract, Transform and Load (ETL) 工具用於將資料從一個系統擷取出來，進行轉換（格式轉換、資料清理等），然後載入到另一個系統中。
   這對於資料整合和分析非常有用。舉例來說，我們可以利用 ETL 系統來整理 ERP 系統中的銷售資料 和 電子商城的客戶行為資料，進行客戶行為對於購買的分析來改善網頁的 UI/UX。

IT 們會面臨的挑戰

多系統整合帶來了許多好處，但也存在很多很多的挑戰。例如，不同系統可能使用不同的資料格式，系統與系統間的資料可能會有各自的 Primary Key，我們要如何制定好資料與資料間的 Mapping 會是一個大挑戰；安全性問題，只要有資料就會有安全性問題，沒有公司會想要讓自己的資料外洩；整合過程的成本管理，資料並不是越多越好，越多沒有用處的資料代表你必須要花更多的時間成本來清理資料，以及你會需要花更多的錢來儲存這些資料。

結論

系統間的資料整合很常見，是為了保證資料的一致性以及讓工作流程保持高效率。
常見的技術與工具是 EDI、API 與 ETL，分別有各自對應的主要任務。

Reference :

Wikipedia - Electronic Data Interchange (EDI)
Wikipedia - Application Programming Interface (API)
Wikipedia - Extract, Transform, Load (ETL)