多系統整合 Part2 - 電子資料交換 (EDI)

在前一篇文章中，我們探討了多系統整合的必要性以及使用不同的技術和工具來實現整合的方法。本文將深入介紹電子資料交換（Electronic Data Interchange，簡稱 EDI）技術，這是多系統整合中不可或缺的一部分。

什麼是電子資料交換 (EDI)？

電子資料交換是一種資料交換的標準化方法，通常用於不同組織之間的資料交流。它允許企業以標準格式交換業務文檔，如訂單、發票、出貨單、付款等，而無需任何人工涉入。這種自動化的資料交換方式大大提高了工作流程的效率，減少了錯誤，並降低了成本。

EDI 的工作原理

如果你還是不清楚 EDI 在做什麼，可以看看下面這張流程圖：

EDI 的目的是要把 Database A 的資料傳輸到 Database B，利用了資料格式標準化、點對點的資料傳輸和資料處理三個步驟來進行資料傳輸，檔案格式不一定是 .csv，也可以是任何好處理的檔案格式。

1. 資料格式標準化： 不同的組織使用不同的資料格式和結構，EDI 通過定義標準的資料格式來解決這個問題，使不同系統之間能夠理解和處理資料。
   舉例來說，我的電腦和你的電腦一起定義了我們之間的傳輸資料都要藉由 .csv 來進行傳輸，並且統一規定這個檔案裡要有哪些資料，這就是資料格式的標準化。
2. 資料傳輸： EDI 使用安全的通信協議，如 AS2 或 SFTP，將資料從一個組織傳送到另一個組織，確保資料的安全性和完整性。
   舉例來說，在我的電腦有一支程式定期將資料輸出成 .csv，並且藉由 SFTP 傳送到你的 FTP Server，這樣的點對點傳輸方法可以確保資料的安全性和完整性。
3. 資料處理： 接收方的系統將接收到的 EDI 資料解析並處理。這可以包括自動更新庫存、生成發票，或觸發其他業務流程。
   舉例來說，你的電腦在收到我丟過去的 .csv 之後，自動將裡面的資料更新到你的某個系統中。

EDI 的優勢

• 效率提升： 自動化的資料交換節省了時間和人力成本，加速了業務流程。
  原本的工作流程會需要人工查看或下載資料，並手動到另一個資料庫進行打單和創資料，現在 EDI 都幫你做好了，有沒有加速，有哦！
• 錯誤減少： 由於減少了手工輸入和轉換資料的需求，EDI 大大減少了錯誤的發生。
  原本仰賴人工輸入，有人做事的地方就會出錯，現在 EDI 直接幫你做資料傳輸，有沒有減少錯誤發生，有哦！
• 即時傳輸： 可以使用 EDI 來進行資料的即時傳輸，使企業能夠更迅速地做出決策。
  原本仰賴人工輸入，但是人有上班時間還需要睡覺，現在 EDI 每天 24 小時幫你做資料傳輸，有沒有即時，有哦！

EDI 在多系統整合中的應用 - 訂購流程

EDI 在進出貨流程中的應用非常廣泛。當客戶下訂單時，EDI 可以自動將訂單資料從客戶的系統傳送到供應商或公司內部系統，觸發庫存管理、出貨和付款等流程。
我們來簡單修改一下上面的流程圖

利用 EDI，可以自動將下單的資料同步到 ERP 系統內，更進一步的處理訂單與出貨，這樣我們的 Customer Service Team 就不用手動 key 單，每天打到手抽筋了！！！賺爛！！！
我們可以藉由電商平台的 API 或是資料下載，來將資料標準化成我們要的檔案格式，再利用點對點的資料傳輸送到 Server 上，最後進行資料的載入，整個流程動作就完成了。

開發 EDI 系統時踩到的雷與缺點

EDI 並不是只有優點，小弟我在開發 EDI 時遇到一些不妙的事情。

1. 傳輸速度受雙方影響：
   有一次年度活動前，我負責加快 EDI 的傳輸速度，我們的 EDI 藉由 SFTP 來進行資料傳輸。
   經過了三個禮拜的程式重構與架構調整 (FTP 的排隊機制)，發現每傳送十次左右會有一次傳超慢，最後發現是對方伺服器的網路與硬體問題，買了一顆新的硬碟就解決了。
2. 牽一髮動全身：
   在開發軟體時大家會秉持著底耦合高內聚的原則來進行開發，但 EDI 完全不行。
   因為不只有你的標準化程式需要做修改，還需要修改資料載入程式，一定會牽一髮動全身。也就是說如果你新增了一個新資料欄位在 .csv 中，對方也要修改才會真正修改成功。

結論

電子資料交換是一種資料交換的標準化方法，利用了資料格式標準化、點對點的資料傳輸和資料處理三個步驟來進行資料傳輸。

Reference :

Wikipedia - Electronic Data Interchange
Wikipedia - Coupling