對履歷形式審查

當你開始看了十分以上履歷時，會開始注意到有些履歷就是不對勁。錯字、語句不流暢或缺少資訊等等，例如只有寫經歷但沒有寫內容。就可以開始對履歷作形式審查。

形式審查是來自法律術語，主要是基於審查人員量能有限，如果每案都仔細端詳（所謂的實質審查），在有生之年是一定審不完的。例如 2022 年一整年，全國各級法院「新」案量就將近 358 萬件。為了將精力專注在沒有問題案件上，形式審查就派上用場。法規或機關會列出各項申請/聲請應該要具備那些事項，分類哪些是可以快速判斷的（形式審查）、哪些是要仔細看或者是涉及專業分工的（實質審查），比方說很明顯文件沒有備齊情況，就是可以直接退件，不用再判斷。

在閱讀履歷時，你可以用類似技巧，列出缺失事項，再來判斷要不要進一步看這分履歷。

找出顯而易見問題

以下是履歷上可能會遇到狀況：

• 結構問題：排版或格式難以閱讀、沒有提供必要資訊
• 語句問題：內容過少或出其不意、字詞不當或錯字連篇、語句不流暢
• 非語句問題：檔案或連結失效、目的不明

1 排版或格式難以閱讀

舉一個極端點例子，你可以想像整分履歷都用哥德體撰寫，會是怎樣的閱讀體驗？

【圖片來自維基百科哥德體條目】

履歷內容難以閱讀，可能出於以下幾種原因：

• 選擇不適當的字體、配色。例如選用花俏字體、文字顏色與底色相近。
• 結構混亂擠成一塊。通常是履歷內容沒有分點、分項，或者區塊沒有配置適當標題。
• 履歷版型選用 A4 之外大小或非矩形。不管紙本或電子履歷，常見尺寸就是 A4，選用非常見尺寸多半會有突兀感。

履歷如果初步讓你看不下去，通常就是排版格式讓你難以接受。

2 沒有提供必要資訊

履歷欠缺必要資訊時，你會很難評價此分履歷。

什麼是必要資訊？可以從職務說明書推敲而來。以軟體工程師為例：

• 資訊工程相關科系畢業，及軟體開發相關工作經歷 5 年以上。
• 深諳 JavaScript 或 TypeScript 程式語言。
• 具有網路爬蟲、資料處理相關經驗者佳。
• 具有 MongoDB 或 NoSQL 開發經驗佳。

以這職務需求條件描述，通常對應的就是：

此時你就需要在履歷中瀏覽「學歷」「經歷」「作品集」等區塊，判斷面試者是否滿足職務要求；當履歷中沒有這些內容或者內容不全，通常就無法進一步判斷面試者是否合適。

3 內容過少或出其不意

當履歷內容只有隻言片語時，你很難去確認可信度。舉幾個內容過少例子：

• 學歷欠缺學校、科系或學位其中一，例如只有學校和學位，但沒有科系。
• 只列出經歷基本資料，沒有經歷內容。例如只列出 2000-2005 在 A 公司擔任軟體工程師，但對於職務內容一概不提。
• 經歷內容片段不全。例如「軟體工程師 - 職務內容：從事軟體開發工作」「功能最佳化」類似這種含糊描述。
• 作品或專案成就，沒有更進一步資訊。例如沒有給作品連結、專利沒有專利字號。

有些時候履歷內容會和大眾比較不一樣，頻率不高但仍會出現：

• 職稱。例如從「實習生～工程師」，無法得知在這段經歷職稱為何；「系網負責人」，類似這種比較不常見職稱，通常是自創而非正式職稱（例如印在名片上的職稱）。
• 個人化區塊。通常是你意想不到的欄位，看到會莞爾一笑，但不一定有助於你判讀履歷。
• 應徵對象錯誤。比方說寫錯應徵公司名稱，這應該不用舉例；或者是寫錯應徵職務名稱，例如投遞後端工程師職缺，結果推薦信寫前端工程師。這種張冠李戴大忌就不再多說。

4 字詞不當或錯字連篇

用字會因文化背景、世代差異以及場合多少不同。履歷通常會認定是正式場合文書，會期待是正式書面用語以及用比較嚴謹方式寫作。有時候會在自我推薦函、自傳出現流行用語或時代用語，就看你能不能理解意思。

寫作時錯字難免出現，但當一篇文章反覆出現錯字，你就要思考作者細心程度如何。在履歷中也是，如果出現一兩個錯字，可能無害大局；但如果出現大量錯字時，就要進一步討論了。另外有些錯字可能無傷大雅，但有些錯字，會影響專業知能評價。

常見錯字情形：

• 顯而易見的錯字：這通常是輸入法或者校稿沒看到，例如「由於」或是「魷魚」。
• 專有名詞拼寫錯誤：例如「台積電」拼寫成「台績電」甚至「台電」，意思會完全不同。
• 用詞完全不對：例如把 JavaScript 叫做 Java。
• 積非成是錯誤：例如 GitHub 常常被寫為 Github。

5 語句不流暢

先說，中文是有文法的。當你看到語句不流暢時，要判斷是文法還是論述邏輯導致。

寫作文法結構，會受到寫作者語言熟練度影響，以及當寫作者有多語背景時，文法會混雜其他語系。如果寫作者有台語背景就會有：「我有天碰到你姑姑」「拉麵不錯吃」。另外常見是晶晶體，例如「是一位 Python fullstack 工程師，做了許多 Side project，可以 0 to 1 建構 service。」。

比較有影響是論述邏輯，例如內容敘事前言不對後語、自相矛盾或語焉不詳。這裡有幾種判讀方式：

• 閱讀語句後能不能隨著語句大致了解主旨。
• 有沒有過多冗言贅字或不明所以用詞。

6 檔案無法開啟、連結失效

在現代雲端服務當道情況，履歷附件也常放在雲端服務上，就可能因為網路通訊或其他不可控因素導致連結失效，例如公司資安政策無法連線高風險地區服務，或者剛好雲端服務壞了。通常處理方式：

• 如果是大站，例如 Google Drive，那就稍後再點點看。如果是小站，祈禱它有天好。
• 請人資通知面試者補件。

檔案無法開啟就比較棘手，因為不確定是格式問題還是檔案毀損問題。

• 格式問題，可以一開始限制檔案格式，例如只能提供 zip, tar, docx, pdf 等常見檔案。
• 檔案毀損，換機器重新下載或是只能請面試者補件。

7 應徵目的不明

這情況是看完履歷後不知道對方目的為何。例如一間非上市櫃公司開了一個行政助理缺，結果來一位全球前 500 大公司資深祕書來應徵，通常反應不會是中樂透而是困惑，會覺得對方明明有更好選擇，那為何會來投遞呢？

隨著招募以及閱讀履歷增加，你應該會對於履歷學經歷分佈有一定了解，假設呈現常態分佈，大部人是集中在中間的 68.2%，這種情況就是收到了常態分佈偏右 2-3 個標準差外的履歷，屬於 PR97 以上履歷。

以我玩經驗來說，可以把應徵者區分為幾種職業：

• 冒險家：奇幻故事中冒險家愛好冒險犯難，注重在自我經驗提升。這種就是要來練手，可能許久沒有面試，先來暖身，或者來試探市場行情。
• 刺客：刺客就是不懷好意。他可能是假借面試機會來刺探公司特定成員、內部資訊、地點環境等等。
• 傭兵：能力強、即戰力，看重薪資福利。如果職缺薪資優於現職或市場行情、公司福利不錯，或制度有吸引點，就會吸引傭兵前來。
• 魔法師：傾向專精特定領域或者想要穩定的環境。通常是公司專精特定領域，吸引到有興趣的面試者。另一種就是尋求穩定的浪子回頭。

對於公司最好就是魔法師或傭兵，冒險家不好不壞，最差就是遇到刺客。這時你可以：

• 進入實質審查，拿出來討論，看有機會能不能遇到魔法師或傭兵。可以考慮面試時先用電話面試進行或線上面試，了解對方來意。
• 直接婉拒。可能評估後對方偏向魔法師或傭兵機率太小，或者到職可能性過低，考量面試成本後覺得不合。

形式審查只是快篩

當遇到以上類似狀況時，就要判斷履歷其他部分是否可圈可點而瑕不掩瑜？畢竟以上這些問題嚴重程度可大可小，例如排版不重要應該關注在經歷內容等等。不同面試官會有不同認定，我的問題不一定是你的問題。

再來形式審查並沒有說一定要篩掉什麼比例，你想藉此篩掉 10%、30%、50%都沒問題，即使 0%也可以，代表收到履歷極為優秀。重點在於列出團隊認為有問題事項，而不是在乎篩選比例多寡，避免因噎廢食，放棄許多優秀履歷。

所以你可以：

• 筆記或說明這分履歷有什麼問題，例如履歷資訊無法判讀、公司名寫錯等等。因此你做出什麼判斷？不通過、通過或是待討論。
• 等待其他面試官夥伴回饋意見，其他人說不定有不同看法。如果是單人面試官，可以喝杯咖啡、上個廁所，再看看要不要變更決定。

最後要注意是，形式審查方式在履歷應用上，主要目的是快篩。通常是篩選掉有明顯問題或條件不備履歷，將精神集中在審閱精心寫作的履歷上。

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