迷失於文字森林的現代困境

每天的工作就像是在一片看不見邊界的文字森林裡穿行，來源包含了信件、訊息、文件、會議紀錄等等，它們像一棵棵相似卻彼此孤立的樹。

隨著時間的推移，逐步感受到會耗費大量時間在樹與樹之間奔波，試著拼出它們的關係，最後常卡在認知負荷的泥沼。真正讓人疲憊的，不是資訊量，而是缺少能看見關聯與重點的「一張圖」。

這張圖，來自人類與 AI 的分工：人類建立深度理解，AI 生成可用摘要。前者決定方向，後者提供速度與廣度。把兩者結合，才有機會在森林裡走出路。

理解的兩條路：人類「建構」、AI「生成」

人類：以建構累積理解

面對一份內容，人類會把新的訊息放進既有的知識架構裡，比對、歸納、命名，逐步形成可重複使用的心智模型。最後那段「摘要」，其實只是「我理解了什麼」的外顯標記。

生成式 AI：以生成壓縮全局

生成式 AI 擅長在大量內容中找共同結構，以高機率的語言序列把它壓縮為可讀文本。它像高空全景照，能一次橫跨多份文件與對話，迅速把重點湊成草稿。這是它在摘要中的價值：速度、廣度、可迭代。同時要認清風險：在模式相似但意義不同的片段之間，可能出現錯配與「事實幻覺」。最好的工作流是——AI 先生成，人類再建構：先用 AI 拉全局，再由人類補上意義、驗證脈絡、修正錯誤。

關於「關聯地圖」：點到為止

郵件、文件、會議、訊息並非孤島，它們彼此指涉、相互影響。任何能把這些連結顯露出來的「關聯地圖」都會幫上忙，因為 AI 在摘要時就能帶著脈絡工作，而不是對著一堆斷裂的句子做字面壓縮。本篇不聚焦產品細節，重點是使用法則。

使用法則：讓 AI 摘要真正有用

以下四條法則，不談產品設定，只談你今天就能做到的操作。

第一步 : 把需求改寫成 AI 能確實執行的任務：

• 指定角色與視角（例如：專案經理要風險盤點，法務關心條款差異）
• 指定範圍與時間（例如：過去兩週、與 A 專案相關）
• 指定輸出結構（例如：三項風險、兩個關鍵決策、下一步）
• 要求證據與來源（逐條附原文摘錄與位置）

第二步 : 先廣後深
第一輪要寬而淺，確認主題、盲點、未決議題。第二輪才窄而深，針對前三大問題展開對比、追溯與推導，避免「一開始就鑽牛角尖」。

第三步 : 迭代與對照
把摘要視為草稿，用範例與對照版本透過不同視角去「拉扯」生成結果，讓內容更貼近實務脈絡，而不是停在漂亮但空泛的文字上。

M365 Copilot 相關能力速覽（與摘要最相關）

基於上述的使用法則後再套入到 M365 Copilot 對應的幾點功能

以下僅列與「從對話中截取與摘要」高度相關的能力，作為設計提問與工作流的參考。

• Copilot Chat（跨產品對話）：在同一個對話中，彙整郵件、文件、會議重點，回覆要點並可追溯來源。
• Copilot in Teams（會議前中後）：會前讀檔提要、會中即時筆記與追問、會後要點與行動清單草稿。
• Copilot for Outlook：長郵件速讀、往來線索匯整、產生回覆草稿並附引用段落。
• Copilot for Word／OneNote／Loop：把散落內容整理為可編修文件或筆記模組，支援逐段精煉與改寫。
• Copilot for Excel：把文字重點轉為表格欄位與簡單指標，利於追蹤與責任分配。

設計時請以「使用法則」為主，以上能力僅作為落地時的工具選單。

實作範例：Copilot Chat 如何將外部資訊，轉化為內部教育訓練教材

情境：您是一位產品訓練師，需要將 OpenAI 官方網站上關於「大型語言模型（LLM）應用」的最新 PDF 文件，快速轉化為一份給內部產品經理的教育訓練教材，幫助他們理解核心觀點並應用於日常工作。

前置條件：

• 已下載該份 PDF 檔案，並可將其作為 AI 分析的來源。
• PDF 內容結構清晰，有明確的標題與段落。
• 內部需求明確：您知道產品經理需要了解哪些重點，例如「模型選用標準」與「風險控管」。

對話式操作 :

這套流程呼應了文章提到的「AI 先生成，人類再建構」核心法則，將外部的龐大資訊，高效地轉為內部可吸收的知識。

第一步（先廣後深：AI 生成全局草稿）

你：請閱讀這份關於 LLM 應用的 PDF 檔案，並以「產品訓練師」的視角，摘要出三大核心主題，針對每個主題列出兩個關鍵觀點，並附上原文段落作為來源。

第二步（迭代與對照：人類注入脈絡與深度）

你：謝謝。現在請聚焦在摘要中的「模型選用」這個主題。假設我們的應用場景需要「高即時性」與「低成本」，請根據文件內容，進一步闡述在這種條件下，開發團隊應優先考量的三項評估標準為何？請用條列式說明。

第三步（產出與驗證：生成可用的教材內容）

這一步的目標是讓 AI 將前面已聚焦的內容，轉化成一份結構化的教材「半成品」，由您完成最後的客製化與驗證。

你：非常好，請將以上那「三項評估標準」，轉換成一份給產品經理的訓練講義草稿。格式須包含：
1.一個標題：點出這是針對「高即時性、低成本」場景的選型策略。
2.三項標準的簡要說明：每項不超過 50 字。
3.一個開放式提問：用來引導內部會議討論，例如「我們目前的開發流程中，哪一項標準最容易被忽略？」。

驗證清單（交付前 3 分鐘對照）：

• 教材中的每項建議，是否都能追溯回 PDF 原文或內部文件的證據？
• 內容是否已從「純粹的資訊摘要」轉化為「帶有內部觀點的行動指南」？
• 是否標示出外部資訊與內部實務不符或需要進一步探討的地方？
• 生成的討論問題是否具體，能有效引導團隊思考？

結語

摘要不是終點，而是通往理解的捷徑。

讓生成式 AI 負責速度與廣度，讓人類負責意義與取捨，就能把分散的碎片匯成決策所需的脈絡，從文字森林中又快又穩的走出來。