iT邦幫忙

2025 iThome 鐵人賽

DAY 1
1

Bonjour!我是 R 森,一位產品經理,同時也是接案設計師和講師。

在工作之餘,我始終堅持終身學習,並積極實踐這個理念。過去,我以不同的身份和經驗,撰寫了幾個系列文章,希望能將我的所學與大家分享:

今年,我和幾位老友相約,繼續將這些日子來的所思所想通過書寫分享,希望能幫助更多有志成為 PM 或已在這條路上努力的你。無論你是 PM、Tech Lead 還是 Design Lead,只要你屬於泛 PM 族群,我相信這些思考和底層邏輯對你都會有所啟發,並幫助我們一起持續升級。

現實的殘酷真相:你的努力可能用錯地方

一位米其林主廚,如果每天把 70% 時間花在洗碗、整理、採購食材,只剩 30% 精力去創作料理,那再有天分也做不出驚豔的菜色。出色的主廚真正的價值,在於運用過去豐富經驗和獨特創意去創造,而不是被基礎工作消耗掉所有熱情。

你呢?有沒有算過,每天 8 小時工作時間,有多少時間是真的在做「只有你能做」的事?

慚愧的是,當我第一次意識到這件事的時候,算出來的結果,竟然不到三成。

有高達七成的精力都在做機器都能勝任的重複性工作:整理會議紀錄、複製貼上數據、發送例行通知、更新進度表格。難怪我們經常累得像條狗,卻沒什麼成就感。這種累,不是因為你不夠努力,而是因為把最寶貴的腦力,浪費在了不該浪費的地方。

編按:最近迷上 Disney + 的影集,大熊餐廳,建議泛 PM 職能的朋友們都可以去看看,會有許多團隊合作上的啟發

底層邏輯翻轉:效率公式已經變了

許多人心中的效率公式還停留在工業時代:

效率 = 速度 x 數量

拼命加快動作、增加產出,彷彿這樣就能在職場脫穎而出。但在 AI 時代,這個公式已經徹底失效。因為無論你多快,都比不上 AI 的處理速度。

現在,效率公式應該改寫成:

效率 = 把對的事交給適合的「角色」x 科技增幅

這個「角色」可以是你、你的同事、在這個時代還可能是 AI 工具,甚至是一個自動化流程。PM 的價值,不再是「把所有事情都自己扛」,而是「辨識什麼該自己來,什麼該交給別人或機器」。

簡單來說:真正的高效不是跑得快,而是站對位置。跑到長跑賽道的短跑冠軍,最終也無法跑完全程。

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20250904/20105528CNZXIr4Ajh.png

傳統分工模式為什麼失效了?

在過去,專案的分工邏輯很清楚:PM 負責規劃與溝通,設計師做視覺,工程師寫 Code,行銷推廣產品。這種「人力分工」雖然不見得高效,但至少有規則且穩定,大家各司其職。

問題是,AI 的進場徹底打亂了這套遊戲規則。

讓我們看看實際的衝擊:

  • 市場調研:以前需要 2 週人工蒐集整理,現在 Perplexity、felo 配合 Claude 半天就能產出結構化報告
  • 會議紀錄:以前會後要花 2 小時整理逐字稿,現在 Whisper + ChatGPT 幾分鐘搞定摘要和行動清單
  • PRD 文檔:以前寫得又長又厚還要反覆修改,現在 Claude 能根據討論內容快速生成初稿
  • 數據分析:以前要花一天時間處理 Excel,現在 PowerBI 幾分鐘就能產出圖表和洞察

結果就是:如果你還在用「舊分工模式」管理專案,就會比別人慢好幾倍,拼命加班補差距,最後累到懷疑人生,還要強顏歡笑跟老闆報告「一切順利!」,然後低沉小小聲地說,只是得要加點班。

智能時代的三層分工

要解決這個問題,我們需要建立新的分工思維:

第一層:自動化

規律性、重複性、有明確規則的工作

  • 典型場景:專案進度提醒、數據同步、週報匯總、排程通知
  • 核心價值:零出錯、24小時/7天持續運行、成本極低

第二層:AI 輔助

可以快速生成、整理、分析,但需要人工審核的任務

  • 典型場景:競品分析報告、用戶調研摘要、方案比較表、會議紀錄整理
  • 核心價值:模式識別、資料處理、初步分析、格式化產出

第三層:必需人來做

需要判斷、決策、價值權衡、人際協調的任務

  • 典型場合:確定產品優先順序、處理跨部門衝突、說服高層買單、客戶關係維護
  • 核心價值:同理心、政治敏感度、創意決策、情境判斷

快速判斷的原則

當我們不確定某個任務該放在哪一層?可以用這個簡單的判斷標準:

  • 需要同理心或政治判斷 → 人類必做 (白話文:當出錯時不能甩鍋給機器的,就交給人來做)
  • 有參考模板或可對比案例 → AI 輔助 (白話文:想成是隔壁部門那位高學歷聰明的journior,一點就通)
  • 有明確 rule based 邏輯 → 自動化工具 (白話文:想成是隔壁部門那位勤快認真的工讀生,孜孜不倦)

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20250904/20105528jYHzyxLyyo.png

舉例:背景調研產品需求評估

接下來,讓我們試著用一個例子,背景調研產品需求評估來做說明:

傳統做法

  1. PM 手動蒐集用戶反饋和市場數據
  2. 花半天時間整理成可讀的格式
  3. 逐一分析每個需求的重要性和可行性
  4. 寫成詳細的評估報告
  5. 開會向團隊說明並獲得共識

這種傳統方式,大概至少需要 2-3 天

新的三層分工做法

自動化層

  • 用 No-code 工具自動抓取 App Store 評論、客服工單、用戶行為數據
  • Zapier 自動同步到 Notion 資料庫並標記分類

AI 輔助層

  • Claude 分析數據趨勢,識別高頻問題和用戶痛點,出文字雲做直觀分析
  • ChatGPT 生成初步的需求優先級建議和可行性評估
  • Perplexity 補充競品對比和你的領域的 Best Practice

人工層

  • PM 根據商業策略和資源現狀,最終決定需求優先順序
  • 設計與開發團隊的溝通協調和共識建立
  • 向上管理,說服主管批准資源配置

這樣採用新的三層分工後,大概只需要 4-6 小時

結果:新的作法不僅效率提升 4-5 倍,分析的深度和廣度也比純人工更全面。更重要的是,PM 把寶貴的時間和精力,集中在了「策略判斷」和「團隊協調」這些真正創造價值的工作上。

今天就可以開始導入的小 Tip

技巧 1:任務標籤化

下次寫 to-do list 時,別只列「要做什麼」,而是為每個項目加上分工標籤:

□ 完成競品功能對比 #AI輔助
□ 決定下季產品重點 #人類做
□ 發送每週會議提醒 #自動化
□ 整理客戶反饋 #AI輔助
□ 協調設計開發排程 #人類做

然後,採用上面介紹的三層分工方式進行你的 to-do list。

你會驚訝地發現,原來有這麼多瑣事根本不需要佔用你或你 member 寶貴的時間。

https://ithelp.ithome.com.tw/upload/images/20250904/201055289odPboOZ8R.png

技巧 2:夠用就好原則

如果 AI 已經能做到 70 分,就別再花 3 小時把它提升到 90 分。謹記以終為始、目的導向,把省下的時間用在只有你能做的判斷與溝通上。

實際應用

  • AI 寫的市場分析報告有些小錯誤?
    → 直接標註修正,別又像個老師一樣回到 AI 硬要導正它,要他重寫 (除非目的是為了調教這個對話串以方便後續繼續使用)
  • MS Teams 自動生成的會議摘要格式不完美漂亮?
    → 夠用就行,重點是快速同步資訊
  • 工具產出的圖表樣式普通?
    → 對內部,能說明問題就已足夠,別花時間或叫設計師美化

技巧 3:價值預先打分

下一次當想要習慣性想講出「這個我來處理」時,先停五秒問一下自己:

  • 如果交給 AI,能達到多少分?
  • 如果用自動化工具,大概能節省多少時間?
  • 這件事真的有需要用到我的獨特價值嗎?

久而久之,你就能養成「直覺分工」的自動導航模式。

R 森小提醒:工具不是越多越好,而是組合要順手。先從一個核心工具開始,逐步建立你的工作流改造。

是時候重新定義你工具人的職場價值了

我們其實太習慣用「硬幹」來解決問題了——專案延期就加班,品質出狀況就加檢查,溝通卡關就多開幾場會。卻很少停下來思考:這個流程是否可以優化?這些重複性任務是否能用 AI 或自動化工具處理?有些流程也許能優化,有些重複性任務其實能交給自動化或智能輔助處理,甚至連文件,也能透過模板化避免「每次都重新發明輪子」。

PM 的核心價值之一,是判斷「什麼該交給誰做」,再用溝通與協調把這些角色串起來、推動專案。不同的是,以前我們的選項只有「人」,而現在,還多了「自動化」和「AI」。

當你掌握了這種分工心法,你就不再是被任務推著跑的辛苦 PM,而能夠主導節奏,成為真正的規劃者與決策者。


下一篇
Day2. 別再追新的 IT 管理工具了!用系統化拆解,找出 PM 能力升級的關鍵突破口
系列文
重構工作流-在 AI 的夾擊下,泛 PM 職能應該如何生存並且持續提升管理力2
圖片
  熱門推薦
圖片
{{ item.channelVendor }} | {{ item.webinarstarted }} |
{{ formatDate(item.duration) }}
直播中

2 則留言

0
Leodaddy
iT邦新手 3 級 ‧ 2025-09-04 11:10:55

PM 的價值,不再是「把所有事情都自己扛」。非常認同這句話!!適時的分工分擔很重要

0
vickihsu
iT邦新手 5 級 ‧ 2025-09-04 21:55:07

很喜歡這句「真正的高效不是跑得快,而是站對位置」,有時常會被一些迷思誤導,以為快就一定對,結果後面花更多時間來善後,結局可能更慢,感謝R森的提醒,應該要回到PM的核心價值,成為真正的規劃者與決策者,開始期待你後續的文章了!

我要留言

立即登入留言