你是否也跟我一樣，有過類似的經驗：

早上9點進公司，晚上9點才離開，中間經歷了6個會議、回了30封訊息、改了5版PRD，但躺在床上時卻說不清今天到底完成了什麼重要的事？

與身邊的 PM 朋友們交流，有超過半數的人表示自己很忙但普遍缺乏成就感，說實話，我們的日常，常常很像在玩小時候的打地鼠遊戲(而且還不好玩)：需求突然冒出來→趕緊寫文件→開會討論→發現有風險→加班追進度→循環往復。這種反應式工作模式讓人永遠在救火，卻很難真正提升專業價值。

那麼，有什麼方法可以提升我們的效率或更快解決問題呢？我們常常依靠經驗或直覺來判斷問題並做出決策，今天覺得該加強簡報，明天又認為需要補強專案管理軟體，後天則跑去上技術課程。這些努力本身並沒有錯，但如果缺乏系統性的拆解，就像在黑箱裡盲目嘗試——補了很多技能，卻始終沒有解決真正的瓶頸。如果我們依然用「頭痛醫頭、腳痛醫腳」的方式去學新技能，只會讓自己陷入無止境的焦慮。

想要有的放失的升級，需要先有系統化思維。

什麼是系統化思維

如果你是一個IT系統架構師，面對一個運行緩慢又擁腫的系統

編按：我絕對沒有在影涉任何系統 (笑)

要改善這個緩慢又擁腫的系統，你會怎麼做呢？

我相信絕對不是憑感覺做單點突破，讓效能增加就了事，而是會先進行以下：

一、模組拆解

把複雜系統分解成獨立的功能模組，清楚知道每個模組負責什麼。

二、瓶頸診斷

找出哪個模組是真正的效能瓶頸，避免在「非關鍵路徑」上浪費開發資源。

三、精準優化

針對瓶頸模組，選擇最適合的優化策略——有時是流程改進，有時是工具輔助，有時是人力配置調整。

這就是系統化思維的方式，套用到PM工作上，就是不再憑感覺拍腦袋，而是有系統地找出真正的卡點。

PM 為什麼總是自嘲是「全能打雜工」？

打開 104，會發現傳統對PM的描述往往是這樣的：

• 「要有同理心，能跟各種人溝通」
• 「要懂一點技術，至少知道開發在做什麼」
• 「要會寫PRD，把需求講清楚」
• 「要能推進度，確保專案按時交付」

恩…對，聽起來很有道理，但問題來了：這些能力之間是什麼關係？優先順序如何？什麼時候該強化哪一塊？

……，沒有人給得出標準答案。

這樣的結果就是PM變成像個全能打雜工，今天被說溝通不夠力，就去找教練；明天被說文件不清楚，就買個 Hahow 寫作課；後天專案延期了，就裝個號稱可以解決所有問題的新的專案管理軟體。

這種破碎式的學習(或採用新工具)，就像沒有架構圖的系統一樣，用補丁 Patch 的方式，越補越複雜，越用越混亂。

先系統化診斷：拆解 → 找卡點 → 設法增效

提升 PM 能力不是靠點狀的「多會一個工具」，而是靠系統化診斷：

1. 拆解：明確劃分 PM 的核心模組。
2. 找卡點：判斷目前卡在哪個模組（例如文件力不足、風險意識缺乏）。
3. 增效：針對模組問題，決定是靠流程優化、人力分工，還是用工具輔助。

這是一個「診斷—處方—優化」的循環。只要能用這種方式審視自己，就不會陷入「新工具越多越焦慮」的陷阱，而是內心有方舵，自主掌握要升級的方向。

PM 核心工作的模組拆解

了解了上述的東西之後，請允許我基於這幾年的經驗，試著把 PM 的核心職能拆解成七大模組。每個模組都有明確的功能定義、常見問題，以及對應的升級 Patch 路徑：

模組一：需求與方案設計力

核心職能：將模糊的需求(俗稱通靈)，轉化為清晰可執行的產品方案

常見卡點：

• 需求調研不夠深入，憑直覺或老闆鴨霸意見做決定 (俗稱 BX，Boss Experience)
• 方案設計流於表面，缺乏替代方案比較
• 沒有建立需求驗證機制，做出來才發現不對

升級路徑：建立「深度調研→多方案初步設計→快速驗證→收斂解法」的標準流程

建議可嘗試 IT 工具做輔助：用AI檢索工具做競品調研，用語音轉文字記錄用戶訪談，用比較少幻覺的摘要工具整理調研資料

模組二：文件力

核心職能：將複雜資訊結構化呈現，讓專案中來自不同領域的不同角色都能理解執行

常見卡點：

• PRD寫得太詳細 (把 PRD 當創作作文)，開發者懶得看
• 文件太簡略(把 PRD 當 Brief 報告)，開發者在實作時一堆問題又得再通靈
• 維護更新困難，版本管控混亂

升級路徑：學會「分層文件架構」—— MECE 法則不重覆不遺漏 + 簡潔規格化，並建立版本管理機制

建議可嘗試 IT 工具做輔助：用AI生成文件框架，用知識庫工具管理文件版本，用自動摘要工具產生簡化版本

模組三：表達力

核心職能：針對不同對象調整溝通方式、內容深度和呈現載體

常見卡點：

• 一份簡報走天下，老闆嫌太細、工程師嫌太空泛
• 口頭說明邏輯混亂，重點不突出
• 視覺呈現單調，難以引起共鳴

升級路徑：培養「多版本轉譯能力」，同一個專案能產出管理層、執行層、技術層三種表達版本

建議可嘗試 IT 工具做輔助：用AI快速生成不同版本簡報，用設計工具提升視覺效果，刻意練習口頭表達

模組四：推進協作力

核心職能：在跨部門協作中維持專案進度和品質

常見卡點：

• 會議過多，又議而不決
• 進度透明度不足，團隊資訊落差
• 問題提出或發現得太晚
• 團隊成員對優先順序認知不一致

升級路徑：借鑑 Scrum 儀表板的資訊同步精神，讓團隊每一位成員都能清楚掌握專案全貌及自己在其中的位置

建議可嘗試 IT 工具做輔助：用協作平台同步資訊，用會議摘要工具記錄決議，用視覺化工具展示進度

模組五：風險管理力

核心職能：提前識別潛在問題並建立應對機制

常見卡點：

• 被工程師視作「趕鴨子上架催促哥」，只關注時程不關注品質
• 風險識別能力不足，總是被動反應
• 缺乏風險溝通技巧，容易製造不必要的恐慌

升級路徑：從「進度管理者」升級為「風險導航員」，建立風險識別和溝通的流程

建議可嘗試 IT 工具做輔助：用數據監控工具提前預警，用風險評估框架系統化分析

模組六：決策力

核心職能：在不確定環境中做出相對正確的判斷

常見卡點：

• 資訊過載，難以抓住關鍵因素
• 容易被團隊成員或利害關係人的強勢意見帶風向
• 面對沒接觸過的陌生領域時判斷力下降

升級路徑：培養「批判性思維+快速學習能力」，建立決策框架和資訊篩選機制

建議可嘗試 IT 工具做輔助：用AI快速掌握新領域知識，用對話式人機互動深化思考及輔助判斷

模組七：抗壓力

核心職能：維持長期工作效能和心理韌性 (其實很重要，但因為把人當成機器的思維而經常被忽略討論)

常見卡點：

• 長期加班導致效率遞減
• 壓力管理不當，影響決策品質
• 缺乏能量恢復機制

升級路徑：建立「能量管理」觀念，學會在高強度工作中保持身心健康

建議可嘗試 IT 工具做輔助：用時間追蹤工具分析效率，用 AI 寫 GPTs 充當自己或團隊能量教練，用冥想 app 提升專注力

找出你的瓶頸在哪？每個人不太一樣

洋洋灑灑寫了很多，謝謝你耐心讀到這裡。由於每個人的狀況都不一樣，接下來，我想邀請你暫停下來做個5分鐘的自我診斷：

Step 1：工作任務歸類

回想上一週的主要工作，嘗試將它們分類到上述七大模組中。

Step 2：模組負荷評估

用 1-5 分做評估，評估出你的每個模組的「時間投入」和「產出滿意度」：

• 給分越低，表示幾乎沒時間投入或是產出很不滿意
• 給分越高，表示投入很多時間或是產出非常滿意

接著，將產出滿意度放在分子，時間投入放在分母：

例如：

<需求與方案設計模組> 4/2=2

<風險管理模組> 1/5=0.2

Step 3：找出失衡模組

透過上面的做法，就可以直觀地感受到自己失衡的模組是哪一塊了：

• 過勞模組：時間投入高但滿意度低的模組（可能需要流程優化或工具輔助）
• 潛力模組：稍微加強就能顯著提升整體效能的模組

以這個例子來說，<需求與方案設計模組>屬於你的潛力模組，目前不需要特別加強，只需維持現狀即可；反之，<風險管理模組>則是你現階段急需提升的重點。

這樣做完後，可能就會發現：問題可能不在於我們不夠努力，而是不夠努力在於那些「模組失衡」的地方。就像工程師在做系統效能調較一樣，找到真正的瓶頸之處，才是關鍵的第一步。

從憑感覺的隨機升級到有系統地進化

智能時代的PM要想升級，本質上其實是一場「工作方式的重構」。

過去我們習慣被動被追著跑：有什麼問題就學什麼技能，有什麼工具就試試看。這種方式在變化緩慢的時代或許有效，但在AI工具層出不窮的今天，會讓人陷入永無止境的學習焦慮。

真正的路徑應該是：先解構，再依循著模組進行系統化診斷，最後再選擇精準的優化方式。