「我們大概需要開發一個 web-based 系統就可以了。」— 客戶第一次這麼說，PM 拍胸說沒問題。

「應該還會需要整合 ERP。」— 第三次會議出現了新需求，PM 苦笑說「了解了，我們配合」。

「我們資深經理說，這個系統得要支援手機 App 才完整，android 和 iOS 。」— 第六次會議，PM 已哭笑不得，準備回公司遞上辭呈。

但，該做的事還是得做，於是，PM 的 PRD 已經更新到 v12.6，工程師和 UI 設計師卻還搞不清楚哪一份才是最新版本。有人拿 v9.5 在做設計，有人對照 v11.2 在寫 code，客戶卻想在早已過期的 v3.4 裡增加全新的功能。

結果就是：PRD 變化的速度，比女友的心變得還要快

喔不對，醒醒吧，你沒有女朋友

為什麼專案型 PRD 特別容易失焦

PRD 的目的，是幫助團隊「對齊共識」。但在不同情境下，PRD 的變動來源並不一樣：產品型 PRD 的變化，多半是因為市場、用戶或策略調整，屬於漸進式的演進；而專案型 PRD 的變動，往往更劇烈，背後有幾個主要原因。

很多業主一開始其實並不知道自己要什麼，需求是邊做邊想、邊想邊加的。再加上不同利害關係人的拉扯：行銷要快、財務要省錢、IT 要的是穩定，每一次會議都有可能臨時追加或推翻需求。

除了這些以外，還有外部因素的驅動：例如客戶臨時加價要加功能，或是政府新法規上路，整個功能規格必須重新檢討。(到底是要逼死誰？)

小結一下，專案型 PRD 的三大變動來源：

• 業主需求尚未成形，邊做邊改。
• 多頭馬車，部門立場衝突。
• 外部條件驅動，例如價格談判或法規變動。

這些因素交織在一起，PM 很容易掉進「PRD 版本地獄」：更新太少，文件快速過期；更新太頻繁，團隊又跟不上。再加上求好心切的心態，想要「一次到位」壓力，一些模糊資訊被硬塞進去，結果就是越補越厚、越寫越雜亂。

傳統做法的侷限

多數 PM 在專案裡處理 PRD，不外乎三種作法。

第一種，是厚重的初版 PRD：

這確實能在初期給業主和團隊安全感，感覺所有需求都被想清楚了。但它的壽命往往不長。我就遇過一份初版 120 頁的 PRD，等到業主改了三輪需求後，暴增到 400 頁，然後……然後就沒人想打開了。

第二種，是靠頻繁的會議來補充：

這種方式能快速回應需求變動，但因為口頭資訊沒被即時整理進文件，文件和現實很快脫節。我還記得有次會議上確認報表欄位要改，但 PRD 沒更新，工程師照著舊版繼續開發，交付當天整個團隊都被客戶罵翻。

第三種，則是 Excel 或 Word 的「ok 繃式版本管理」：

這方法門檻低、大家都熟悉，但版本控制往往變成一場荒謬的鬧劇：檔名從 PRD_Final.docx 到 PRD_Final_Last.docx，接著是 PRD_Final_真。最後一版.docx，最後甚至出現 PRD_審查前一天版本.docx 與 PRD_審查_Final_Final_2.docx 同時存在。結果大家各自手上都有一份「最新版」，卻沒人能說清楚哪份才是真的。完美的呼應莎士比亞那句話：一千個人眼中有一千個哈姆雷特。

這三種作法的共通點是：它們都解決不了文件快速過期、團隊難以對齊這兩大問題。

動態 PRD 思維

要走出困境，我們的思維必須調整，願意接受不完美：PRD 不應該是靜態的契約，而是一份會隨著環境演進的需求地圖。

在寫 PRD 的時候，要敢於區分「確定」與「假設」。明確標記哪些需求是已確認的，哪些只是待討論的假設。另外，文件也不需要把所有背景脈絡都塞進去，把結果簡明地寫在 PRD 裡，細節則放在會議摘要或版本控制系統中。

寫任何規格文件的時候，都建議採用奧卡姆剃刀原則：「如無必要，勿增實體」

改版頻率同樣需要節奏，不要天天一版，也不能半年不動。最好的方式是建立規則，例如每週小更新一次，重大變更另行公告。

而 AI 工具可以在這裡扮演助理，幫 PM 自動整理會議摘要、找出需求矛盾，甚至能為不同角色生成不同摘要，縮短大家認知對齊的時間。

小結一下，動態 PRD 的四個原則：

• 區分「確定」與「假設」
• 結果寫入 PRD，決策脈絡需要的話，外掛到會議紀錄或 release note 中
• 盡量固定更版節奏（例：每週小更新＋差異公佈）
• 善用 AI 工具，降低對齊認知成本

今天就能試著導入的實戰小技巧

要讓「動態 PRD」真正落地，PM 可以從幾個小習慣開始：

Tip 1. 改用活文件工具，例如 Notion、Confluence：

這些平台支援即時同步，能有效減少版本混亂，有的甚至還提供 “Diff” 的功能，可直接查看與上一版的變更處。

Tip 2. 養成「當天更新」的原則：

會議結束後，不要「等有空再補」(相信我，你一定會忘記)，盡量在當天就更新文件。如果你怕手動整理太花時間，可以把錄音交給 Notebook LM，它會自動輸出需求變更摘要，標記新增、刪除、修改的部分，協助你快速回想並輔助你有效率地更新 PRD。

Tip3. 注意資料的敏感度：需求的討論多半可以放心交給有聲譽的雲端工具(前題是不要用盜版軟體)，不過，如果涉及到法規或高度機密，就一定要去識別化，或更保險一點，只使用本地部署的大語言模型，以免踩到合規地雷。

PRD 可以是個導航系統

專案型 PRD 容易失焦，不是因為 PM 無能，而是專案型的案子本身就充滿不確定性，不僅業主可能還在邊看我們的東西邊產生新想法、案子相關的利害關係部門的立場衝突，甚至是外部條件改變(例如法規變動或關稅問題)等。

真正的關鍵，不是要寫出一份完美的文件，而是讓 PRD 成為團隊的導航系統。就像 Google Maps，會隨著路況更新，幫助你即時調整路線；而不是一張靜態的紙本地圖，一旦遇到封路就報廢。

當 PRD 能夠變成「持續演進的專案地圖」後，團隊才有可能在混亂的環境裡保持對目標結果的共識與方向。