我才剛整理好 PRD，怎麼三天後版本就又過期了？

專案型 PRD 常常陷入版本地獄，需求每次會議後就大改；產品型 PRD 則像永遠寫不完的長篇小說，資訊散落在各種報告、簡報和會議裡。

上一篇我們談過「專案型 PRD」和「產品型 PRD」的不同痛點。今天要進一步實戰怎麼做，首先，需要對的英雄工具人來幫你。

挑選 PRD 管理的復仇者聯盟

要挑選適合的成員，首先需要了解各個成員的強項與適用機時機。我研究了一下最新的功能特色，將它們整理如下：

接著，善用他們各自的優勢，決定以下成員與工作。
挑選 ChatGPT 用於：

• PRD 起草手，幫你把零碎需求轉成結構化骨架。
• 在模糊討論中，協助你拆解思路、模擬不同方案。

挑選 Perplexity 用於：

• 外部情報偵探，幫你快速搜尋最新法規、競品動態。
• 優點是附上來源，方便交叉比對，降低「幻覺」風險。

挑選 Google Notebook LM 用於：

• 文件館員，負責管理版本、跨文件整合。
• 可以把 PRD、會議紀錄、研究報告放進同一個 Notebook，然後用 QA Chat 方式隨時追問。

如果要比喻這個復仇者聯盟成員的角色，我會這樣比喻：

ChatGPT 是會幫你起草規劃的鋼鐵人，Perplexity 是每天盯著新聞與法規的情報間諜特工黑寡婦，Notebook LM 則是幫你整理檔案的專屬祕書小辣椒。三者加起來，就是一個能打的 PRD 復仇者聯盟。

不同類型的案子，找對的英雄出手幫忙

專案型 PRD

專案型案子最大的挑戰就是「需求爆改」。這不是誰的錯，而是因為甲方自己也還在探索，今天想整合 ERP，明天突然又要加上 App。

你應該遇過這種場景：

• 甲方第一次說：「我們大概需要一個系統。」
• 到了第三次會議，變成：「其實要整合 ERP。」
• 第六次，追加：「還希望支援手機 App。」

結果 PRD 更新到 v87.7，工程師和設計師完全搞不清楚「最新版本」是哪一份，打開資料夾裡的檔案清單，就像翻 Excel 裡的 Final_final_ver2 的「最後版」，一樣讓人哭笑不得。

這時候：

• ChatGPT 可以幫你把逐字稿快速整理成會議紀錄與決策清單，讓團隊馬上知道這次會議有哪些結論與變動。
• Notebook LM 則是靈活的版本比較器，幾乎沒有幻覺，你可以把「會議紀錄 + UX 研究」丟進去，請它告訴你 PRD 哪些段落需要修改，還能草擬出更新大綱。

實際的更新流程，我建議可以像這樣：

1. 用 Whisper Web 把會議錄音轉成逐字稿。
2. 把逐字稿丟進 ChatGPT，請它條列化會議紀錄（決策、需求改動、待辦）。
3. 在 Notebook LM 中，鎖定「最新會議紀錄 + UX 研究」，比對 PRD，產生更新大綱。
4. 修改 PRD 文件，把必要的變動整合進去。
5. 將新版 PRD 增加進 Notebook LM，讓團隊成員可以直接透過 QA Chat 的方式詢問「為什麼要改」，並即時追溯修改脈絡。

這樣團隊不用再靠「口耳相傳」同步，而是有一個活的知識庫，隨時能追溯改動的來龍去脈。

產品型 PRD

產品型 PRD 的問題不在「爆改」，而在「永遠沒有 Final」。

客服回饋一份報告、數據團隊來一份簡報、法規單位又丟來更新，結果大家都各講各的，PRD 本身卻沒有跟進。

真實情境常常是：

• 客服部門說：「使用者抱怨註冊流程太長。」
• 數據團隊提出：「轉化率在 OTP 環節掉了 20%。」
• 法規顧問補一句：「金管會新規定要求多因子驗證。」

結果三份資訊都很重要，但沒有一個被寫進 PRD，大家各走各的想法。最後工程師問 PM：「到底要做哪一版？」PM 只能尷尬地傻笑。

這時候：

• Notebook LM 可以收納不同部門的輸入，幫你整合觀點，避免資訊各自為政。
• Perplexity 適合用來追蹤公開研究、競品變動、法規更新，再把結果轉成 PDF 放進 Notebook LM，避免資訊孤島。
• ChatGPT 則能幫你把雜亂的資料發想成「不同方案」，協助決策。

打造專屬 PRD 工作流，不再陷入資訊孤島

A. 避免資訊孤島

1. 用 Perplexity 搜尋外部研究 / 競品資訊。
2. 轉存為 PDF（各大工具都可以吃的格式，且能含圖、含表、含文字）。
3. 匯入 Notebook LM，與 PRD / 研究報告放在同一 Notebook。
4. 建立 QA Chat，讓團隊成員直接問「這需求和競品有什麼差異化？」。
5. 每月或每季更新一次，保持文件常新。

B. 提升 PRD 撰寫與更新效率

1. 快速起稿（ChatGPT）：把需求轉成 PRD 初稿骨架。
2. 版本追蹤（Notebook LM）：比較新舊 PRD 差異。
3. 會議驅動更新閉環：
   • 逐字稿 → ChatGPT（會議紀錄）
   • Notebook LM（比對 PRD，草擬更新大綱）
   • 修改 PRD 文件
   • 將新版 PRD 增加進 Notebook LM
   • 團隊可直接透過 QA Chat 問「差異」與「修改原因」。
4. 定期健檢，透過 Notebook LM，提醒哪些研究或數據已過時。

案例舉例示範

一、Whisper Web（錄音逐字稿）

這是一個將語音，錄音檔轉換成文字，逐字稿的神器(不過它是透過將檔案上傳後，在線上轉換，所以如果有隱私相關的考量，就要採不同的線下方案，例如 Whisper Transcription，這裡先不展開說明)。

Whisper Web 的使用教學如下，以圖解介紹。

首先，開啟 Whisper Web 網站：

1. 點選「From file」匯入錄音檔，或直接使用「Record」進行錄音。
2. 選擇要用的模型大小(愈大愈精準，但也愈耗時)、要轉出的語言(例如：中文)
3. 按下「Transcribe Audio」，系統會自動將語音轉換成逐字稿。

接著等一段時間(視模型選擇大小)，Whisper 便會開始運作：

等 Whisper web 都完成音檔的語音辨識之後，就可以下載逐字稿使用：

1. 點選「Export TXT」即可取得文字檔
2. 如果需要匯出成 JSON，則可使用「Export JSON」功能
3. 若辨識結果或精確度不理想，可以重新選擇模型大小，然後再次點選「Transcribe Audio」進行辨識

用這個方案的好處是不用安裝軟體，可快速把會議內容轉成文字檔，方便後續文件整合。

二、Perplexity（搜尋外部研究 / 競品資訊）

Prompt：

幫我搜尋 2024 年之後，數位銀行 KYC 法規的最新變動，並列出來源。

得到回答：

美國 FinCEN 2024 年 5 月更新 Customer Due Diligence 規範…

歐盟 AMLD6 自 2024 年 1 月起加強反洗錢規範…

台灣金管會 2024 年 3 月新規…

新加坡 MAS 2024 年 2 月更新…

... (以下省略)

溫馨提醒：搜尋完不要只讀 AI 回答，把結果轉存 PDF 匯入 Notebook LM，和內部資料放在一起，避免資訊成為孤島。

三、Notebook LM（會議紀錄 × PRD 更新）

Prompt：

根據「會議紀錄 20250908」與「UX 研究報告-Week10」這二份資料，指出目前的 PRD 文件，有哪些段落需要修改，並草擬更新大綱與要提醒我注意的事項

小tip：這裡也可以在 notebook LM 中直接透過「只」勾選「會議紀錄 20250908」與「UX 研究報告-Week10」這二個檔案，就可以直接詢問。

得到回答：

登入流程：OTP → MFA…

開戶流程：刪除臨櫃補件 → 全線上…

通知系統：新增使用者可調整頻率…

... (以下省略)

溫馨提醒：Notebook LM 幫你草擬的更新大綱，不該直接 copy paste，而是先核對決策與上下文後再配合手動修改文件，最後把新版 PRD 增加進 Notebook LM，讓團隊能透過 QA Chat 查詢修改原因。

四、ChatGPT（PRD 初稿骨架）

Prompt：

請幫我根據這份需求，生成 PRD 初稿骨架（問題、目標、驗收標準）。
需求：數位銀行要新增「臨時凍結帳戶」功能。

得到回答：

問題陳述：目前缺乏快速凍結帳戶的機制…

目標：提供一鍵凍結功能、支援 24/7…

驗收標準：3 秒內凍結帳戶，並支援二次驗證解凍…

... (以下省略)

溫馨提醒：這個骨架可以當作初稿，節省整理思路的時間，再加上團隊討論細節，逐步補充。

讓 PRD 從此變靈活

PRD 需要變得更具有彈性，才能因應現在快速變動的環境，我們可以透過以下的方式進化：

• ChatGPT：幫你快速起草、挑戰 嗆 你的思路。
• Perplexity：補充外部知識，提供可信來源。
• Notebook LM：整合內部文件、會議紀錄、維護版本，讓團隊能直接透過 QA Chat 查詢修改原因與決策背景。

在善用工具的同時，也別忘了所有的工具都會有侷限性，需要注意：

• Whisper 在吵雜環境下可能 STT 會有誤解，仍然需要由最了解該專案脈絡的「人」來檢查。
• Perplexity 雖然幻覺少，但他所查到的資料，最好也要檢查來源可信度。例如，有的來自內容農場的來源，就可以人工剔除。
• Notebook LM 免費版有文件數限制，要挑關鍵資料放。 (嚴格說起來這不是工具的問題，是我的問題，免費仔的悲歌 QQ)

做個總結，我認為大部份的 PM 都是勤奮的，但我們的勤奮、努力，不該只靠勞心勞力地硬幹，而是先專注於設計好架構及工作流，讓「人 × 工具 × 流程」來幫助我們更聰明的推動專案進度。