PRD 文件寫完，不代表挑戰就結束

在 <PRD 版本比女友的心變得還要快：專案型需求為什麼永遠改到最後一刻> 裡，我們談到 PM 在文件上的困境：太厚、太散、版本地獄。那一篇，我們討論了如何把文件依循奧卡母剃刀原則，寫得更「短、清楚、聚焦」。

可是，文件寫清楚，挑戰就結束了嗎？

我們很多人心裡可能都這樣以為：

「我文件已經寫到這麼完整，理論上任何人只要照著讀，就應該能理解吧？」

結果實際一跑到各種會議現場，你才發現：文件交出去了，問題卻才剛開始。因為文件要被「拿出去講」的時候，才會遇到另一個坑。

同一份文件，三種抱怨

來回憶這些每個 PM 們都熟悉到不行的場景…

你熬夜寫了 60 頁文件，拿去給老闆過目，他只翻了兩頁就皺眉：

「太厚了，我沒時間看完。」

於是你硬著頭皮刪到只剩 10 頁，拿去和工程師討論。工程師開口第一句：

「技術細節呢？這樣根本沒法做。」

最後，你帶著這份經過二次精心調整過的簡報去見客戶。客戶安靜聽完，淡淡來一句：

「嗯… 所以這跟我有什麼關係？」

同一份內容，三個場合，三種抱怨。

你明明很努力，卻依然被嫌棄 QQ

更糟的是，有時候這還不只是被嫌棄而已，而是整個現場大翻車：

• 老闆臨時 Cue 你問「這件事影響 KPI 多大？」你翻半天文件卻找不到數字。
• 工程師會後跟你抱怨：「你說的需求跟文件寫的完全不一樣。」
• 客戶聽到最後，直接說：「不好意思，我還是不太清楚為什麼要跟你們合作。」

這些時候，都會讓 PM 有一種白忙一場的挫敗感。

文件是企劃，簡報是轉譯

為什麼會出現這種狀況？因為很多人會把「文件」和「簡報」混為一談，覺得那都只是同一個資訊的不同包裝而已。

其實，兩者的任務完全不同：

• 文件的角色是在「企劃層 」→ 確保資訊正確，紀錄完整脈絡。
• 簡報的角色是在「表達層」 → 根據不同角色，強調不同重點。(就像貼心的侍酒師，會依據他觀察到客人的需求上不同的酒)

不同角色在意的下一題，完全不一樣：

• 老闆：這件事會怎麼影響營收？要不要改策略？
• 工程師：要怎麼做？技術成本是多少？
• 客戶：我的痛點能不能解決？
• 設計師：這個功能會不會影響使用流程？需要額外的使用者研究嗎？
• 法務：這個做法會不會踩到法規？合約要不要修改？

如果我們只是把文件照本宣科，等於完全沒有回答他們想了解的「下一題」。聽的人當然會覺得：「這麼多資料，都不是我要的答案」。

這就好比生病了去看醫生，頭痛想拿藥吃，結果醫生很認真地給了你〈頭痛的病理機制及應對〉一書。你應該會白眼翻到後腦勺吧？

是的沒錯，這些資訊雖然正確，但一點幫助也沒有，因為我們想要的是處方，一個能解決我現在痛點的東西。

一份文件遇神殺神，所向無敵？

那為什麼很多 PM 還是習慣「一份文件打天下」呢？答案很簡單又簡單粗暴……

因為時間不夠啊啊啊！！！

PM 的日常就是被無數緊急任務和突發狀況壓著走：需求要align、專案要追進度、大大小小會議要主持、RD 突然給你 Surprise、新來的設計師太菜又出包 … 等等不勝枚舉。最後只夠時間做一份「萬用版本」，然後，你只能帶著它到處衝、到處頂著用。

這種做法，基本上就是拿把瑞式刀，遇神殺神、遇佛殺佛：

• 老闆要你講決策重點，你就從 30 頁裡硬挑三個 KPI。
• 工程師要你講細節，你只好現場口頭補充。
• 客戶要你講價值主張，你臨時隨機應變，靠「小聰明」來湊。

短期看起來這個 PM 很能「撐場面」，但長期會出現兩個致命問題：

• 高度依賴 PM 本人 → 你太忙、狀態不好，甚至你休假交接時，代理人拿著同一份文件也無法復製你講的效果。
• 無法投其所好 → 同一份文件放到不同場合，總有人會嫌棄。

於是，PM 慢慢被逼成了「機智翻譯機」。整天疲於奔命，最後自己都混淆了各種腦袋中的版本。

為什麼我們常常忘了追問？

既然這件事如此重要，那為什麼我們常常忘了替受眾著想？

原因有三：

1. 資訊過載：文件寫到最後，PM 已經陷在細節裡，很難再抽身去想別人想知道什麼。
2. 時間壓力：一份文件、三個場合，沒時間各自準備版本，只能拿一份去硬撐。
3. 錯誤期待：我們以為「寫完整」就代表「能被理解」，但事實上，資訊的「被接收」和「被消化」是兩回事。

所以，追問並不是 PM 的本能，而是需要刻意練習的。

追問對方想知道的下一題，才是表達力的核心

這裡的心法很簡單，但非常關鍵：「先替對方追問下一題」

• 你交給老闆的，不是完整的專案紀錄，而是他做決策需要的重點。下一題應該是：「這會怎麼影響營收或 KPI？」
• 你交給工程師的，不是簡報，而是他能執行的規格。下一題應該是：「要怎麼做、怎麼驗收？」
• 你交給客戶的，不是 PRD，而是能讓他買單的故事。下一題應該是：「這怎麼解決我的痛點？」
• 甚至你交給設計師的，也不是派工單，而是「使用者是誰？它會怎麼影響原本UX？有沒有什麼限制式不能讓我「太發揮創意」？」

如果你沒有替對方追問這些下一題，文件就永遠會被嫌棄。因為那不是他需要的答案。

真正的表達力，不是靠多有自信、PPT 多酷炫、話術多高明，而是能不能把同一份內容轉譯成「對方最需要的答案」。

小結：區分清楚企劃層與表達層

所以，到底為什麼用心寫的完整的文件總是被嫌棄？因為我們常常只顧著把文件寫得完整，卻忘了不同角色的需求不同。

• 文件是企劃層的事，用來保存事實。
• 簡報是表達層的事，用來轉譯、回答不同利害關系人想知道的事。
• 表達力的基礎，就是先替對方追問下一題。

下一篇我預計要來討論實際改良後的工作流，應該要長什麼樣？我們如何只維護一份「核心文件」，就能透過 AI 的幫助，快速長出三個不同版本，好對應不同的角色，例如像是老闆、工程師、客戶這些利害關係人。明天見！