上一篇談到一個殘酷的現實：

PM 再怎麼努力寫文件，總會有人嫌：

• 你辛苦寫了 30 頁去報告，結果老闆沒耐性，要你說重點。
• 你刪成 5 頁簡報後，開完會工程師嫌細節太少沒辦法實作。
• 你抱著簡報去跟客戶提案，他依舊一臉問號：「所以這跟我有什麼關係？」

這不是因為你文件不夠完整，而是因為不同角色本來就關心完全不一樣的事情。高層主管想看商業價值，工程師需要技術細節，客戶在意的是能幫他們解決什麼問題。

以前我們只能靠自己當「翻譯機」：同一件事情，透過同一份文件，要用不同方式講給不同人聽。累是一回事，更可怕的是一旦你不在現場，其他同事拿著你的文件去報告，往往就「翻車」了。

但現在不同了，透過 AI 工具加上合理的文件管理方式，我們能夠只維護一份「核心文件」，然後快速生成不同角色要的「變體」。這就是今天要分享的新工作流。

核心概念是「模擬追問 + 快速轉譯」

很多人只把 AI 當作另一種 Google，丟個問題進去就期待拿到完美答案。但我發現，AI 對產品經理真正有用的地方，其實是幫我們模擬不同人的想法，然後快速轉換表達方式。

想像如果你有超能力，可以瞬間切換到老闆、工程師、客戶的思考模式 ，預先知道他們會問什麼問題、關心哪些重點 (aka. 我看穿了你的看穿？)。這樣的話，我們在準備文件或開會時，就能提前準備好所有答案，不會被突然的提問搞得手忙腳亂。

這就是我要分享的工作流程的核心觀念：讓 AI 協助我們做「多角度思考」這件事。

五個步驟，讓你的文件擁有「影分身之術」

接下來，讓我用一個完整的流程來說明，如何讓一份文件自動變出三個版本。

Step 0. 建立你的「文件總部」— Notion

首先，把所有重要文件都放在 Notion 裡。每次有大修改時，就複製一份新版本出來，像 v1、v2、v3 這樣編號。

每次有重大改動，就手動複製一份 → v1、v2、v3，就像圖書館「新進館藏」。

小修改可以用小數點，例如 v1.1 , v1.2 …

這樣的好處是：

• 每個版本都有自己獨一無二的 URL，AI 可以直接引用。
• 歷史版本隨時可回看，不用怕東西丟掉。

Step 1. 版本比對與目標對齊 → Notebook LM

Notebook LM 最棒的地方是「不會亂加料」。其他 AI 有時會為了讓回答更豐富，加入一些原文件沒有的內容。但 Notebook LM 很老實，只會根據你給它的文件來分析，不會自己想像。

所以，在這個工作流中，Notebook LM 的角色有點像是圖書館員兼稽核員：

1. 比對不同版本差異（v1 vs v2）。
2. 檢查新版是否仍符合 OKR。
3. 確認會議決議是否真的落實。

簡單說，Notebook LM 能幫你檢查：「新版到底改了什麼？改動有沒有偏離原本的目標方向？上次會議說要改的地方，有沒有真的都改了？」

要給 NotebooLM 新的來源資料時，可透過匯入檔案，或直接給它 URL 的方式：

在 Notebook LM 中，可勾選要使用的來源文件，然後再下 prompt 給他執行，它就只會根據勾選的來源進行我們下的 prompt：

Step 2. 模擬追問 → ChatGPT

接著，換 ChatGPT 上場。

它的角色就像要看人臉色的天橋下的說書人，他會先去想，同一個故事，不同聽眾想要聽的是什麼：

• 老闆：「這對營收有什麼影響？」
• 工程師：「技術要怎麼落地？技術效能要求是什麼」
• 客戶：「痛點能不能解決？對我有什麼好處？」

Step 3. 生成給不同角色版本的文件 → ChatGPT + Notebook LM

接下來，把核心文件快速轉譯成不同角色需要的版本。

• ChatGPT：產出高層版、工程師版、客戶版。
• Notebook LM：校正 ChatGPT 的輸出，避免亂加料或遺漏原意。

為什麼用 Notebook LM 來檢查？因為它嚴格只依據你勾選的來源，不太會有幻覺。再加上它擅長比對差異，可以明確指出哪裡超出或偏離。

Step 4. 外部補強 → Perplexity

最後，如果角色版需要外部數據、案例或合規資訊，就用 Perplexity 來補強。

它就像圖書館裡的「報刊資料室」，讓你的簡報更有說服力或盯緊最新外部情勢。

案例：SSO 登入功能

接下來我會用一具體案例，來說明整個流程。假設我們正在開發一個新功能：「單一登入（SSO）」。以下示範這個五步驟工作流：

Step 0. 建立文件庫基地

使用一個集中管理的平台，此範例使用 notion ，將 PRD、會議紀錄等所有的文件都統一納入管理。(當然，你也可用 google workspace 或 sharepoint)

Step 1. Notebook LM（版本比對 & 對齊檢查）

Prompt 範例

//勾選 PRD v1 、PRD v2
請比對這二個版本 PRD 的差異，
列出新增、刪除、以及語意改動的部分，請用表格呈現。

輸出片段

差異表：
- 新增：支援 Apple ID 登入
- 刪除：原本的「簡訊驗證」流程
- 改動：登入錯誤處理，從「提示重設密碼」改為「提示使用 SSO」

... (以下省略)

Step 2. ChatGPT（模擬不同對象對於這份文件會想關心的議題）

Prompt 範例

//貼上 PRD v2 的 Notion URL
請分別扮演高層主管、工程師、客戶，
各自列出 5 個最可能追問的問題，並用表格整理。

輸出片段

角色  | 可能追問
主管  | 這對營收的影響有多大？推行 SSO 會影響目前的成本結構嗎？有什麼潛在的商業風險或合規問題？導入 SSO 預計多久可以看到成效？需要哪些資源或跨部門協作？
工程師 | 舊帳號如何與 SSO 帳號合併？SSO 對現有系統架構有什麼影響？有哪些第三方 API 或服務需要串接？如何處理 SSO 失敗或異常情境？驗收標準與測試流程為何？
客戶  | 我不用記密碼了嗎？會更安全嗎？如果我沒有 Google/Apple 帳號怎麼辦？我的個資會如何被保護？SSO 會讓登入速度變快嗎？這對我現有帳號有什麼影響？

... (以下省略)

Step 3. ChatGPT（生成不同角色版重點）

主管版

請先思考主管職會在乎的事情是什麼，然後幫我把這份文件轉成他會想看的文件重點
//貼上最新版本 PRD 的 Notion URL

輸出片段

主要訴求：團隊能夠及時在 Q3 完成 SSO 導入
KPI：登入相關客服工單下降 30%
預期效益：客服成本節省約 15 萬/年，提升用戶留存率
決策需求：人力是否批准額外 2 名工程師投入，以確保在未來 1.5 個月之內完成

... (以下省略)

工程師版

請先思考工程師會最關心哪些細節，然後幫我把這份文件轉成工程師能繼續往下開發的執行細節
//貼上最新版本 PRD 的 Notion URL

輸出片段

功能模組拆解：
1. OAuth2 流程串接（Google / Apple ID）
2. 舊帳號合併機制
3. 錯誤處理（登入逾時 / token 失效）

驗收標準建議：
- 使用者能在 3 秒內完成驗證並成功登入
技術風險：Apple ID 驗證流程相容性問題
... (以下省略)

客戶版

請先思考客戶最想知道的是什麼，然後幫我把這份文件改寫成一份提案簡報
//貼上最新版本 PRD 的 Notion URL

輸出片段

簡報主要訴求：降低登入相關客服量、縮短新用戶首登時間

客戶痛點：
- 用戶常忘記密碼→首登流程冗長（>2 分鐘），新客流失偏高
- 客服需要頻繁處理重設密碼→人力成本與等候時間上升

解決方案（SSO：Google/Apple）：
- 一鍵登入，免記密碼；既有會員自動綁定，避免重複帳號

價值主張（3 項）：
1) 客服效率：登入相關工單下降目標 30%（以同業導入區間 25–35% 作參考）
2) 成長轉化：首登時間 < 30 秒，註冊完成率與首購轉化上升
3) 合規風險：標準 OAuth2 流程、隱私權條款與第三方認證對應（降低帳密外洩風險）

... (以下省略)

Step 4. Notebook LM（角色版校正）

Prompt 範例

//勾選 最新版 PRD 、客戶版簡報
請檢查客戶版是否有出現來源文件中沒有的資訊（或推論錯誤處、或幻覺）。
如果有，請指出在哪，並建議如何修正。

輸出片段

比對結果：
- 客戶版新增了「登入後自動完成會員等級升級」→ 核心文件未提及
- 建議刪除該描述，避免誤導

... (以下省略)

Step 5. Perplexity（外部補強）

Prompt 範例

//貼上 最新版本 PRD 的 Notion URL
請整理導入 Google/Apple SSO 需注意的規範與準則（近 24 個月），產出「落地檢查清單」

輸出片段

SSO 落地檢查清單：
[ ] OAuth 2.0/OIDC：採 Authorization Code + PKCE；避免 Implicit Flow
[ ] Token 管理：Access/Refresh token 輪替與保存策略；防止重放攻擊
[ ] Sign in with Apple：按鈕樣式/命名/置放符合官方設計規範與審核要點
[ ] Google Identity：品牌使用、最小資訊請求（最小必要原則）
[ ] 隱私與合規：GDPR/CCPA/台灣個資法—同意/撤回/刪除流程可用

... (以下省略)

這套新工作流帶來的改變

用了這套新的流程之後，我們的工作模式就變得更有效率了：

1. 時間省很多：以前要花好幾天準備不同版本的簡報，現在幾個小時就搞定。多出來的時間可以做更有價值的事情。
2. 品質穩定：不用擔心不同版本說法不一致，或者遺漏重要資訊。AI 幫你做品管，減少人為疏失。
3. 思考更全面：習慣用多角色模擬之後，自然會養成從不同角度思考的習慣。這對產品經理來說超重要。
4. 團隊合作更順：即使你不在，其他同事也能基於核心文件快速產出需要的版本，降低對個人的依賴。

更重要的是，這套方法可讓我們從「文件翻譯機」變成「策略思考者」。不再只是忙著改格式、調內容，而是把精力集中在有價值的思考工作中、將時間花在更重要的專案決策上。