掌握時間成本與自動化思維
在這幾天討論中，我們知道「行政流程」與「學員管理」往往是最大的隱形成本。
每天花在報名確認、付款追蹤、課程提醒、回饋整理上的時間，
對於教練或教育工作者而言，可能高達數小時甚至更多。
而這些工作既繁瑣又容易出錯，讓學員體驗下降，
資料也分散在不同系統，無法有效利用。

這一週，我們透過六天的學習，逐步認識以下核心問題：

• 你的時間價值：手動流程耗時，行政工作佔據寶貴時間
• 資料分散的隱形成本：LINE、Google Form、Email 分散管理資料
• 繁瑣問題的背後隱憂：學員體驗不一致，教練易遺漏
• 行銷分眾挑戰：缺乏精準分群與活動策略
• AI/自動化應用可能性：減少人工操作、提升效率
• 數據決策思維：透過資料分析，做出精準決策

圖1：時間黑洞 vs 自動化流程對比圖

傳統手動流程（每日約 3 小時）

• 報名確認（1 小時）：人工整理報名訊息，易遺漏或重複確認
• 付款追蹤（1 小時）：人工核對轉帳紀錄或付款通知
• 課程提醒（0.5 小時）：手動發送集合通知或攜帶物品提醒
• 回饋整理（0.5 小時）：收集問卷、整理學員回饋資料

後果：

• 學員體驗下降
• 資料分散、易出錯
• 教練耗費大量時間

自動化流程（每日約 30 分鐘）

• 報名自動紀錄：學員填寫表單，資料自動寫入 Google Sheet/CRM
• 付款自動更新：金流 Webhook 自動更新報名狀態
• 課前提醒自動發送：LINE Bot 自動發送課程提醒
• 課後回饋自動收集：自動寄出問卷，建立 CRM 紀錄

價值：

• 學員體驗一致、流程順暢
• 資料集中、易追蹤
• 教練專注教學，節省大量時間

今天，我們將整合這些學習，建立系統化思維，並為第二階段「流程設計與 MVP 實作」邁進。

核心概念 1：問題可視化

在任何自動化專案中，第一步就是把問題具體化。透過我們的潛水課程案例，可以看到三大問題：

1. 報名與付款資料分散

   • 學員可能透過 LINE、Google Form 或私訊報名
   • 教練需要手動整理、確認付款
   • 易遺漏或重複確認

2. 課程提醒與回饋流程繁瑣

   • 手動發送提醒與問卷
   • 學員收到訊息的時間不一致
   • 回饋資料整理困難

3. 行銷與活動缺乏精準分眾

   • 無法依照學員程度、偏好、參與次數推送活動
   • 資料無法有效利用，決策缺乏依據

核心概念 2：資料流思維

資料是自動化的核心資產。沒有完整且結構化的資料，任何自動化都是空談。

三步打造資料流

1. 資料集中：把所有報名、付款、課程資訊統一到 Google Sheet 或 CRM 系統
2. 流程標準化：每個流程步驟明確，例如報名→付款→提醒→回饋
3. 自動化觸發：透過 n8n 等自動化工具設定條件觸發訊息與更新

小練習

• 列出你手上分散的資料來源：LINE、表單、Email、Excel
• 想像將這些資料集中到一個系統後，你可以自動觸發哪些操作

圖2：學員報名到課程回饋的自動化觸發流程

說明：

• 報名：學員透過 LINE 或表單提交資料
• 資料集中：報名資訊自動寫入 Google Sheet
• 自動通知：報名確認、行事曆建立自動完成
• 付款追蹤：金流完成後自動更新報名狀態
• 課前提醒：自動發送 LINE 課前提醒
• 課後回饋：問卷自動寄出，CRM 自動更新
• 行銷分眾：AI 分析學員資料，後續活動可精準推送

核心概念 3：時間成本量化

衡量自動化的價值，一個簡單方法是量化時間成本。

範例計算

• 手動確認報名與付款：每天 2 小時
• 課前提醒、課後回饋整理：每天 1 小時
• 每週耗時：15 小時
• 每月耗時：40–45 小時
• 人力成本估算：NT$12,000–15,000／月

小遊戲

• 記錄你自己每週花在手動流程的時間
• 思考自動化後可節省多少時間
• 將節省時間換算成金錢價值，感受自動化的直接效益

表1：每日流程耗時比較（手動 vs 自動化）

說明：

• 手動流程：報名確認、課前提醒、課後回饋整理耗時長
• 自動化流程：透過 Google Sheet、LINE Bot、n8n 自動完成
• 價值計算：
  1. 每月可節省約 40 小時人力
  2. 換算人力成本約 NT$12,000–15,000／月
• 小遊戲：
  1. 記錄自己每週手動流程耗時
  2. 想像自動化後可節省時間
  3. 將時間換算成金錢，感受自動化效益

案例一：潛水課程 CRM MVP

回顧前六天的 MVP 範例，我們用 n8n 串接 Google Sheet、LINE、Calendar 打造自動化 CRM 流程：

1. 學員報名 → Google Form / LINE 表單
2. 報名資料自動寫入 Google Sheet
3. 付款確認 → n8n Webhook 自動更新報名狀態
4. 課前提醒 → LINE Bot 自動發訊息
5. 課後回饋 → 自動發送問卷，建立 CRM 紀錄
6. 行銷分眾 → AI 分析學員偏好，推送活動

學員報名
   │
   ▼
[LINE / Google Form]
   │ (自動寫入)
   ▼
[報名名單庫 Google Sheet / CRM]
   │
   ├──► 自動寄送報名確認訊息 (Email / LINE)
   │
   ├──► 自動建立課程行事曆 (Google Calendar)
   │
   ▼
付款確認 (Webhook)
   │
   ├──► 自動更新付款狀態
   │
   ▼
課前提醒 (LINE Bot)
   │
   ▼
課程開始
   │
   ▼
課後回饋
   │
   ├──► 自動寄出問卷
   │
   └──► CRM 自動更新 + 行銷分眾分析

圖3：MVP 流程圖

小教學：建立流程耗時表格

要讓自動化更有價值，必須量化每個流程步驟的耗時與自動化潛力。

步驟示範

1. 打開 Google Sheet 或 Excel
2. 建立欄位：
   • 流程步驟
   • 人工耗時（分鐘/小時）
   • 自動化可行性（高/中/低）
   • 節省時間估算
3. 將你日常流程填入表格
4. 標示「高耗時 & 高自動化潛力」的步驟，優先自動化

表2：各流程耗時與自動化可行性

說明：

• 流程步驟：填入日常工作中每個環節，例如報名確認、付款追蹤、課前提醒等
• 人工耗時：每個步驟花費的時間（分鐘/小時）
• 自動化可行性：判斷此流程是否容易自動化（高/中/低）
• 節省時間估算：如果自動化，能節省多少時間
• 使用方式：
  1. 把你日常流程填入表格
  2. 標示「高耗時 & 高自動化潛力」步驟，優先自動化
  3. 用於規劃 MVP 流程或自動化專案

練習 / 小遊戲：你的自動化想像

我們一起實作流程量化與自動化想像

1. 選擇一個流程（例如報名、付款、課前提醒、課後回饋）
2. 記錄每個步驟的耗時
3. 思考自動化方式：
   • 工具：n8n、Google Sheet、LINE Bot、金流 Webhook
   • AI：自動生成提醒訊息、回饋分析、分眾推薦
4. 計算節省時間與人力成本
5. 想像學員體驗改善效果，並記錄

表3：自動化想像

說明：

• 流程步驟：選擇一個你想自動化的流程（報名、付款、課前提醒、課後回饋）
• 人工耗時：記錄目前手動操作每個步驟花費的時間
• 自動化方式：
  • 工具：n8n、Google Sheet、LINE Bot、金流 Webhook
  • AI 應用：自動生成提醒訊息、回饋分析、分眾推薦
• 節省時間估算：思考自動化後可省下多少時間
• 學員體驗改善：想像自動化後學員得到的便利或體驗提升

系統化思維小結

第一週學習重點：

1. 時間價值意識：認識手動流程耗時與隱形成本
2. 資料管理思維：資料集中與流程標準化是自動化前提
3. 痛點具象化：報名、付款、提醒、回饋問題清楚化
4. AI/自動化可行性：選擇高耗時流程優先自動化
5. 數據決策能力：用數據分析、量化效益與優先級

圖4：第一週系統化思維

說明：

• 痛點覺察：手動流程耗時高、資料分散、學員體驗不一致
• 系統化思維：把資料集中、流程標準化，量化每個步驟耗時
• 自動化想像：選擇高耗時、高自動化潛力的步驟，規劃 AI/工具自動化方案
• MVP 設計：將報名、付款、課前提醒、課後回饋整合成自動化 MVP 流程
• 價值：建立完整自動化思維，為第二週流程設計與實作做準備

到這裡，你已經完成第一週的問題覺察與系統化思維建構。
接下來，第二階段將從「流程設計與 MVP 實作」開始：

• 從報名入口設計開始，打造可運行的 MVP
• 將第一週的表格與流程量化結果，轉化成自動化觸發流程
• 預計完成一套「潛水課程報名自動化 CRM」最小可行系統

【我的小murmur】
保存你的流程量化表格，並帶著自動化想像進入 Day 8，開始實作你的 MVP！

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