如果你是教育訓練、體驗或課程服務方面的教練，相信你一定遇過這種情況：

• 學員報名資訊散落在LINE 私訊、Google 表單、Messenger、甚至紙本。
• 上課前要一個個確認付款、核對名單，常常花掉1–2 小時。
• 常見錯誤：同一個學生填了兩次、付款狀態沒更新、忘了提醒，最後造成體驗打折。

在前一篇【Day 8｜打造好用的報名入口】
我們設計了一個友善的入口，讓學員更容易完成報名。

但有了入口，資料能不能「正確收集」才是關鍵。

今天的主題就是要解決「零散資料 vs. 完整資料庫」的落差。
我們要做的是：建立自動化流程，讓報名資料直接進入 Google Sheet，不再人工整理。

為什麼要自動收集報名資料？

1. 單一真實來源（Single Source of Truth, SSOT）

所謂「單一真實來源」，就是所有人都依賴同一份資料庫，而不是各自拿著不同版本。

• 沒有 A 教練用 Excel、B 教練用筆記本、學員自己又有一份。
• 報名名單只要一份，所有更新自動同步。

這對課程管理非常重要，因為：

• 可以快速查詢學員狀態（是否付款、上課日期）。
• 不會出現「你說有報名，但我找不到」的窘境。

2. 結構化資料（Structured Data）

想像一下，如果學員只用 LINE 傳一段文字：
「我是小明，想報名下週六的體驗課，會用 Line Pay 付款。」

你要自己人工把「姓名＝小明、課程＝體驗課、日期＝下週六、付款方式＝Line Pay」拆出來，還要再放進 Excel。

但如果我們設計一個表單，讓他們填：

• 姓名
• 課程名稱
• 日期
• 付款方式

1. 非結構化資料 (Unstructured) / 純文字訊息
──────────────────────────────
「我是小明，想報名下週六的體驗課，
 會用 Line Pay 付款。」

→ 人要自己看懂，再人工拆資料


2. 半結構化資料 (Semi-structured)
──────────────────────────────
姓名=小明; 課程=體驗課; 日期=下週六; 付款=Line Pay

→ 有標籤，但格式不統一，還要再整理


3. 結構化資料 (Structured) / 表單填寫
──────────────────────────────
───────────────────────────────────────────────────
|　　姓名    | 　課程名稱   | 　日期   | 　付款方式　|
|───────────┼─────────────┼──────────┼────────────|
|　　小明    | 　體驗課     | 下週六　 | 　Line Pay |
───────────────────────────────────────────────────

→ 可以直接查詢、篩選、做報表

圖1：三層遞進：「文字 → 標籤 → 表格」

這些就是結構化資料，能直接用來做查詢、篩選、報表。

少了結構化，資料就只是一堆聊天紀錄

3. 自動化的價值

根據實際測算：

• 一個教練平均一週要處理 20–30 位學員的報名。
• 每位學員資料至少要人工處理 3 次（登錄、確認、提醒）。
• 光是「整理報名名單」每天就要花 1–2 小時。

自動化收集後：

• 0 分鐘人工輸入 → n8n 自動把表單資料寫進 Google Sheet。
• 錯誤率降低 → 不會漏填或抄錯。
• 名單即時可用 → 後續的繳費追蹤、課程提醒、行銷分眾都能接續。

人工處理報名資料                      自動化收集 (n8n × Google Sheet)
─────────────────────────           ──────────────────────────────
✘ 每週處理 20–30 位學員　　　　　　　　✔ 無 人工輸入
✘ 每位資料要人工處理 3 次　　　　　　　✔ n8n 自動寫進 Google Sheet
✘ 整理名單每天花 1–2 小時　　　　　　　✔ 名單即時可用
✘ 容易漏填、抄錯　　　　　　　　　　　　✔ 錯誤率大幅降低
                                     ✔ 後續繳費追蹤、提醒、行銷分眾無縫接續

圖2：人工 vs 自動化的差異

這就是 CRM 系統的基礎：資料收得到、對得準。

案例示範：潛水課程報名自動化流程

以下以「潛水課程」為例，設計一個 最小可行產品（MVP） 流程。

流程步驟

1. 學員進入 LINE 官方帳號，點擊「我要報名」。
2. LINE Flex Message 跳出報名選單，導向 LINE 表單（或 Google Form 備案）。
3. 學員填寫資料：姓名、課程名稱、日期、付款方式。
4. 表單提交 → n8n 偵測。
5. n8n 自動把資料寫入 Google Sheet（報名資料庫）。
6. 教練只要打開 Google Sheet，就能馬上看到最新的報名名單。

表1：資料庫設計 範例

後續只要付款狀態有更新，系統自動改「未付款 → 已付款」
（這部分會在Day 10 付款追蹤自動化詳解）

小教學：如何建立報名自動收集流程

我整理了兩個版本：

方案 A：LINE Flex Message + n8n + Google Sheet

• 適合：想要做出專業體驗的品牌。

• 步驟

  1. 在 LINE OA 設定 Flex Message，設計一個「我要報名」按鈕。
  2. 按鈕導向 LINE 表單（或外部表單）。
  3. 在 n8n 建立 Workflow：
     • Trigger：LINE Webhook 或 Google Form Submission。
     • Action：Append Row to Google Sheet。
  4. 測試 → 學員填表後，馬上出現在 Google Sheet。

• 優點：體驗好、流程完整。

• 缺點：Flex Message 設計需要一些時間。

方案 B：Google Form + n8n + Google Sheet（快速上手版）

• 適合：新手、或想快速上線測試的教練。
• 步驟
  1. 建立 Google Form，設定基本欄位（姓名、課程、日期、付款方式）。
  2. 用 n8n Google Form Trigger 偵測提交。
  3. Action → Append Row to Google Sheet。
  4. 驗證 → 學員填完表單，名單自動整理好。
• 優點：不用碰 LINE Flex 設計，快速實作。
• 缺點：體驗比較像傳統表單。

練習 / 小遊戲：設計你的報名資料表

現在輪到你了！
想一想，如果你要收集學員的報名資訊，你的表單會長什麼樣子？

請寫下至少 5 個欄位：

• 必填：姓名、電話、課程名稱、日期
• 建議：付款方式、交通需求、證照狀態
• 進階：希望收到哪些資訊（如：行前通知、裝備租借）

接著問自己：

1. 哪些欄位「一定要結構化」？（避免自由輸入造成錯誤）
2. 哪些欄位「可以用 AI 幫你檢核」？（例如：電話號碼長度、日期格式）

這樣你的資料表就不只是收集，而是為後續的 CRM 自動化打好基礎。

小結

今天我們完成了 CRM 系統的第一步：

• 學員資料從零散 → 自動收集 → 集中在 Google Sheet。
• 不用每天 複製-貼上，不用擔心漏掉名單。
• 為後續的「付款追蹤、自動提醒、分眾行銷」打好基礎。

【我的小murmur】
（Day 10）：付款追蹤自動化
我會分享如何透過處理金流，讓付款狀態自動更新，不再人工繁雜對帳。

最後，留個小作業：
請留言你的「5 個報名表必填欄位」！

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