同是 PM 天涯淪落人，你是不是也常和我一樣：早上需求會議、下午跨部門討論、傍晚專案檢討會，晚上還在 Slack/Teams 上繼續同步。大家都很努力在推進，但回頭檢視專案進度，卻發現連半步都沒往前走。

這時候最常見的直覺反應是什麼？「是不是會議不夠？再約一場把細節講清楚吧！」於是會議越排越滿，大家的行事曆被塞到窒息，但團隊能量卻越來越低，大家都開始想請假逃避開會。

您還真別笑，我曾在一家知名上市百大企業的團隊工作，當時每場會議動輒兩小時起跳。最後大家都練就了一身「尿遁術」—筆記本留在會議室，人卻悄悄溜回座位繼續做自己的事。

其實，問題根本不在於會議太少，而是會議沒有產生協作效應，真正的癥結點很可能是我們的協作機制從設計上就有問題。

協作低效的四大病灶

病灶一：資訊流斷裂

同一場會議結束後，工程師回去做功能 A，設計師以為優先是功能 B，行銷卻在準備功能 C 的對外素材。結果一週後的會議上大家才驚覺「怎麼跟當初說的不一樣？」

發生這種情況背後的原因，很可能是因為資訊流根本就是斷裂的。會議紀錄、user story 等散落在 Google Doc、Jira、Slack、Email 四個平台，沒有統一，每個人各自解讀，PM 可能以為自己說得很清楚，但實際上每個人帶走的重點都不同。

傳統解法是會後寫更為詳細的會議紀錄，結果寫了整整五頁落落長，還是被不同人讀出不同意思(多說多錯？)。其實，真正缺少的是共識的統一輸出機制：讓每個人會後都能對齊「這場會議的結論到底是什麼」。

病灶二：狀況報告花太多時間

另一個常見問題，是會議上花太多時間讓大家在輪流報告，輪完一圈，四十分鐘過去，真正的阻塞點卻完全沒被碰到。

這種會議的輸出是「資訊交換」，不是「問題解決」。團隊雖然聽完彼此的狀況，但回到座位上仍然不知道下一步該怎麼辦。很多 PM 的直覺是開更長的會議讓大家有時間討論，結果只是在前面輪流報告的時候，精力或時間就用完了，結果真正要討論、決策時反而草草帶過。

正確的思路應該是：狀況追蹤在會前就完成。透過專案管理系統、週報、自動化摘要，最好能讓團隊在開會前就知道現況。會議時直接切入要點解決問題、拍板決策。

病灶三：討論沒限定好範圍，無限展開

更令人挫折的是，即使大家很投入討論，最後還是沒有輸出。討論需求時，原先在討論功能，討論討論著就跑到商業模式，大家東一句西一句又扯到市場行銷，你看看手錶，發現下一場會議快要開始了，離開前，你只好說「今天先到這邊，我們明天再開一場會討論結論」。

會議輸出的結果模糊，沒有在一開始就設定好，於是專案自然無法推進，問題的根源是缺乏結構化討論框架。比較好的方式是事先設計好明確的討論流程：問題是什麼？有哪些選項？我們要做什麼決策？下一步行動是什麼？沒有這樣的框架，就像一群人開車沒導航，大家一起兜著風卻永遠到不了目的地。

病灶四：PM 淪為傳團隊的傳聲筒

跨部門協作時，PM 常常淪為傳聲筒。設計說兩週可以交付設計稿，工程師回三週做不完開發，結果傳到主管耳裡不知為何卻變成三週就能上線。最後誰都覺得自己被誤解，信任感崩解。

這不是溝通能力問題，而是資訊在轉述過程中被延遲、被扭曲。跨部門各有不同優先級，PM 如果只靠一張嘴或 Line 文字轉達，資訊必然失真。協作真正需要的是透明化：用圖解流程、RACI 權責表，把決策直接視覺化呈現，而不是只依賴隨機應變。

傳統作法為什麼低效？

這些問題之所以常見，是因為很多團隊的解法還停留在「補救思維」而不是「預防思維」：

• 開更多會議 → 只會讓大家更累，資訊過載
• 寫更多文件 → 堆出 87 頁 PRD，工程師還是不知道重點
• 更多對齊 → Slack、Line、Email 狂轟亂炸，資訊更零碎，甚至有的訊息過期還互相矛盾

這些做法短期看似在勤奮補洞，長期卻增加了混亂感。因為它們沒解決真正的核心：協作機制本身。不是大家不夠努力，而是協作、同步的方式不夠好。

AI 時代該怎麼開會

未來的協作不該靠人力、時間硬撐，而是要設計機制。AI 可以在這裡扮演有用的管理工具：

• 會前準備：自動整理專案狀況，生成討論大綱
• 會議過程：階段性地 tag 共識與分歧之處，確保討論聚焦
• 會後輸出：將討論轉化為結構化的共識、分歧、待辦等清單
• 責任透明：快速產出視覺化好懂的權責表及圖解輔助彼此理解，把誤解的可能降到最低

少而精準的會議才有推進力

專案推不動，不是因為會議太少，而是因為缺乏協作機制。當資訊沒有透明化、討論沒有框架化、責任沒有共識化，會議就算越開越多，大家只是會越沒精力把事做好。

高效的會議應該「少而精準」，能在最短時間內建立共識、拍板決策，讓你的團隊把更多時間和專注力放在執行之上。