看完上一篇 <溝通力－PM 在 AI 時代的 (剩餘？) 價值>，是不是覺得道理略懂略懂，但具體該怎麼做？這篇就來實戰，實打實地練習建立有效的溝通方式。

溝通三層，一層層打通

第一層：結構化表達

前篇提到，花了整個週末整理專案週報，數據很完整、進度很詳細、問題也列得很清楚。週一發給主管後，主管回覆：「看完了，但我不知道你要表達的重點是什麼」

這是一個常見的問題：我們常不小心把「資料準備齊全」當成「溝通清楚了」。AI 幫你整理了所有數據，但卻沒有幫你釐清「什麼最重要」、「主管最關心什麼」。

解法思路：AI負責整理，你負責判斷

我們可以重新調整工作流程：

1. AI協助資料整理：讓ChatGPT將所有專案數據分類整理
2. 你進行優先級判斷：思考主管這週最擔心什麼？最需要我匯報什麼？
3. 套用溝通框架：使用 「目標-現況-行動」的結構重新組織內容

實戰技巧：「三分鐘電梯簡報」測試法

每次重要溝通前，用ChatGPT扮演不同角色，測試你的表達。

Prompt：

你現在是我的主管，只有3分鐘時間。我要匯報專案狀況：

請以主管角度聽完後，告訴我：
1. 你最關心但我沒說清楚的是什麼？
2. 你希望我下次匯報時補充什麼資訊？

##專案狀況##
這週我們在用戶註冊功能上遇到一些挑戰。工程師說API整合比預期複雜，需要額外處理三個第三方服務的認證問題。
同時我們發現原本的UX設計在手機上顯示會有跑版問題，設計師正在調整。預計會影響上線時程1-2週。」

##我主管個性##
沒耐心、業務背景、不太懂技術

輸出回應：

以下是以主管角度（沒耐心、業務背景、不懂技術）給你的回饋：

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1. 我最關心但你沒說清楚的
	•	影響的範圍與結果：延後 1–2 週具體是什麼意思？會影響到客戶承諾的上線日期嗎？會影響到業務團隊跟客戶談的排程嗎？
	•	責任與風險：這些技術問題（API 整合、UX 跑版）是常見小插曲，還是嚴重到可能再延誤更多？
	•	行動方案：現在工程師與設計師的處理狀態如何？有沒有替代方案或緩衝措施？

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2. 我希望你下次補充的資訊
	•	對業務/客戶的影響：請直接說「會不會影響交付承諾」，而不是只說延後幾週。
	•	解決方案：簡單清楚告訴我「問題是什麼、誰在處理、何時能解決」。
	•	需要我決策或協助的地方：例如是否要調整客戶溝通話術，或需要額外資源。

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👉 總結：我想快速聽到「會不會影響客戶、解決方案是什麼、要我做什麼」。技術細節少一點，影響和行動重一點。

這個技巧能幫我們發現表達盲點，讓重要訊息得以傳達到位。

第二層：情境感知訓練：同一句話，換位思考才能溝通成功

假設你要跟工程師說明一個新需求，你可能會強調 API 邏輯、效能與限制條件；但如果對象換成老闆，你就得改成這個功能如何帶來商業價值。同一個需求，表達方式完全不同。

意思是我需要理解對方的角色、立場與關注點。而這部分，AI 其實也能成為你的練習對象。

解法思路：用 AI 模擬不同角色的回應，幫助你換位思考

實戰技巧

重要的溝通場合，提前做角色扮演練習。這就像演員在上台前先走位排練，當你真正面對團隊或主管時，才能處變不驚。

Prompt：

我即將要在一個大會議中，要向不同對象提案一個「AI 客服機器人」專案。
請模擬這些參與者的角色會關注的重點和可能提出的問題：
1. 資深工程師的反應和提問
2. 人資主管的反應和提問  
3. 財務主管的反應和提問

若有類似的請抽出來強調這個問題可能大家都關心

##專案內容##
導入AI客服機器人，可以處理八成的常見用戶問題，預計能減少人工客服工作量，並提升回應速度。

輸出片段：

【資深工程師角度】
關注重點：技術可行性、系統整合、維護複雜度
可能提問：
- 選用什麼AI技術棧？是自建還是用第三方API？
- 跟現有客服系統怎麼整合？資料格式相容嗎？
- 訓練資料從哪來？需要多少標註工作？
- 系統出錯時的fallback機制是什麼？

【人資主管角度】  
關注重點：員工影響、職位調整、訓練需求
可能提問：
- 現有客服人員會被裁員嗎？還是轉調其他部門？
- 員工需要學習操作新系統，訓練計畫是什麼？
- 客服主管的角色會如何調整？
- 對員工士氣會有什麼影響？

【財務主管角度】
關注重點：成本效益、投資回報、預算控制  
可能提問：
- 總投資成本多少？包含軟體授權、硬體、人力？
- 預期多久能回收投資？節省的人力成本如何計算？
- 維護費用每年多少？會不會有隱藏成本？
- 萬一效果不如預期，我們的損失控制在多少？

你發現了嗎？同一個專案，不同角色關心的天差地別。提前用 AI 角色模擬 (aka. 提案家家酒)，你就能針對不同對象準備合適的表達方式。

第三層：關係建立，AI 做不到的人類專屬任務

當你寫了一份規格完整、需求明確的 PRD 文件，結果工程師卻依然「消極抵抗」或「表面答應但不執行」。這時候，問題不在於資訊完不完整，而是信任不夠。

AI能幫你把文件寫得很漂亮，但它無法替你建立信任感，這部分是人類的一片淨土。

解法思路：把資訊整理交給 AI，人類專注在情感與價值觀的連結。

例如，我們在開會前，可以向 ChatGPT 提問 (記得要交代事情背景，並做好去識別化)：

我要跟工程師討論一個可能有爭議的需求變更。請幫我分析可能的阻力點：

背景：
- 工程師德德，工作 10 年，重視代碼品質，最近專案壓力很大
- 需求變更：要在已經開發 80% 的功能中加入即時通知功能
- 時程：原本下週上線，現在可能要延後

請幫我分析：
1. 他可能會有哪些反彈？其中真實的擔憂是什麼？
2. 我該如何表達這個變更的必要性？
3. 有什麼方式能減輕他的阻力與壓力？

輸出片段：

好的，我來幫你分成三個面向分析：

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1. 可能的反彈與真實擔憂
	•	時程延宕的壓力：德德知道功能已經完成 80%，此時插入新需求，必然導致上線延後。他可能覺得這會影響團隊信用與交付承諾。
	•	代碼品質與技術債：即時通知功能通常涉及系統架構（事件觸發、訊息隊列、效能負載）。臨時加進去，可能會犧牲程式設計的整潔度與可維護性，這與他重視品質的價值觀衝突。
	•	個人壓力累積：他已經在高壓專案中，臨時變更讓他覺得之前的努力「被推翻」，甚至可能覺得團隊不尊重工程師的付出。

真正的核心擔憂：品質下降與時程不可控，導致工程師專業形象受損或團隊背鍋。

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2. 如何表達變更的必要性
	•	從使用者價值出發：強調即時通知是「決定用戶體驗差異的關鍵」，可能直接影響留存或產品價值，而不是「隨便新增的需求」。
	•	透明化影響：明確承認這個變更會帶來挑戰，而不是淡化難度，避免讓德德覺得「管理層不了解工程困境」。
	•	共創解決方案：用「需要你的專業判斷」的方式來表達，讓他覺得自己是在主導風險控管，而不是被動接受命令。

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3. 減輕阻力與壓力的方法
	•	拆解範圍：與其一次做完整通知系統，可以先做最小可行（MVP）版本，例如只在特定場景發送，未來再逐步擴展。
	•	彈性時程協調：明確表示「上線可以延後」，或是「這部分不一定要跟主功能同時交付」，降低德德的交付焦慮。
	•	資源支援：提供額外人力（例如支援工程師或 QA），或允許暫緩其他低優先任務，讓德德覺得負擔可控。
	•	肯定專業：明確表達對他過去努力與品質堅持的肯定，讓他知道這次不是否定，而是需要他的專業幫助產品更好。

ChatGPT 洋洋灑灑回答了我們這麼多。 但真正的溝通關鍵，還是在現場由你親自觀察對方的表情與語氣，感受他的真實情緒，並隨時調整溝通策略。

實戰技巧

下次開會時，不要急著推進議程，先花點時間觀察對方的情緒變化。問一句「這部分有什麼讓你卡住的嗎？」往往比再多的文件更能打開對話。

人機協作的實戰溝通流程

會議前：AI幫你準備，但不能替你思考

AI能做的：

• 分析對象背景和可能關注重點
• 整理相關資料和數據
• 生成溝通框架和大綱
• 預測可能的問題和反對意見

你必須做的：

• 判斷溝通的真實目標（不只是傳達資訊，而是要達成什麼共識）
• 評估關係現狀（對方現在對我/對專案的態度如何）
• 選擇合適的時機和場合（現在是談這件事的好時機嗎）

會議中：你專注感知現場，AI無法取代

即時感知與靈活的調整，成為整個會議中最重要的事情：

• 觀察非語言訊息：表情、語調、肢體語言的變化
• 捕捉情緒變化：對方是不爽、困惑，還是抗拒？
• 靈活調整策略：如果對方不買單，立刻換個角度說明

有個簡單但有效的技巧：每講完一個重點，就停下來確認「這部分你覺得如何？有什麼想法嗎？」

這個習慣能讓你即時發現理解落差，不會一直講到最後才發現對方完全沒聽懂。

有時現場會出現一陣沉默，不需要因為尷尬就急著用話語填補。這並不是一段沒意義的安靜，而有可能是對方正在思考的表現。此時不必急於「引導」對方，給彼此一些空間，反而能讓溝通更深入。

會議後：AI協助執行，你確保共識理解

會議結束後，我們可善用 AI 幫忙處理以下：

• 整理會議記錄和重點摘要
• 生成後續行動項目和時間表
• 發送 meeting minutes 和提醒事項

但，有的事情還是得由人類親自確認：

• 利害關係人的真實想法
• 感受團隊氣氛和合作意願
• 處理可能的疑慮和阻力

掌握這套溝通流之後，工作狀態變得跟以前完全不同：

• 效率提升：AI幫你處理資料整理、文件生成等事務性工作，你有更多時間專注於人際互動
• 關係更佳：工程師、設計師、老闆都覺得跟你溝通變得很容易
• 效果更好：因為懂得觀察和回應，溝通成功率大幅提升，專案推進更順利

在 AI 能處理許多溝通技術活的時代，真正的高手懂得善用工具，但不會失去人性溫度。我們需要知道什麼時候該讓 AI 發揮，什麼時候必須親自上場。