之前我們談到，會議開再多，專案還是動得慢，因為真正的問題不是開的會不夠，而是缺乏協作設計。那麼，解方是什麼？不是開更多會或寫更多文件，而是善用 AI 輔助，讓會議更少、卻能更精準。

AI 的價值，不應在於產出更多華而不實的文件，而在幫團隊再少開一次會。

一、資訊整合—讓每個人帶走的是同一份訊息

問題現場

同一場會議結束後，工程師覺得下週先做登入功能，UI 設計師以為先把註冊畫面做出來，行銷則準備會員方案的宣傳活動。大家都不是故意跑偏，但因為紀錄跟討論零零散散在不同平台沒有被整理，每個人都憑自己的認知抓重點，結果方向都不一樣。

解法

• 使用工具做：Notebook LM 匯入會議錄音檔 → 自動轉逐字稿 → 輸出「已達成共識」、「尚未有結論」、「需要後續確認的問題」。
• PM 做：快速檢查後，立刻發給全體成員，並放一份在統一的資料放置平台中(例如 Notion 或 Confluence)。

Prompt 範例

在 Notebook LM 中，勾選來源後，輸入如下提示詞

請將這份會議整理成三個部分：「已達成共識」、「尚未有結論」、「需要後續確認的問題」，並簡短明確。

輸出回應

已達成共識：
- MVP 首版功能僅包含登入與註冊，以及健身教練影片陪練功能(二個陪練動作組合)
- 註冊流程需整合第三方驗證

尚未有結論：
- 是否要支援社群帳號登入（Google、Facebook）
- UX 設計稿交付期限(待 wilson 評估時程)

需要後續確認的問題：
- 開發團隊何時進場
- project code 提供

小技巧

會議結束後馬上輸出，避免大家憑自己的認知行事。

小結

會議價值不在於紀錄多完整，而在於輸出一致。

二、讓會議時間專注在決策

問題現場

在一個一小時的會議裡，前 40 分鐘都在聽狀況報告。大家聽得很專心，但真正的瓶頸點沒有被解決，會後每個人還是不知道下一步要怎麼協作。

前置條件

要想能讓 AI 幫我們自動產生進度摘要和瓶頸點，團隊必須先把專案使用工具來管理，例如：

• Asana 的 SCRUM / Kanban 看板
• Notion 自建的專案追蹤資料庫
• 其他類似的工具，如 Trello、Clickup等

若資訊分散在 Excel、Slack 或僅靠口頭同步，我們難以在非單一平台使用 AI 整合並消化所有資料，自然無法產生可靠的輸出。

解法

• 使用工具做：自動產生「進度摘要」與「當前瓶頸點」。
• PM 做：PM 在會前篩選需要決策的議題，納入會議議程。

Prompt 範例

在使用 Notion 之類的工具管理你的專案時，可先進入你的專案頁面，點選內建的 AI Chat：

接著下提示詞，例如：

根據這頁專案看板，請生成一份「進度摘要」，並列出三個最需要討論或拍板的瓶頸點。

輸出回應

進度摘要：
- 開發任務共 12 項，完成 7 項（進度約 58%）
- 設計稿已完成，待工程師整合
- 測試任務尚未展開

瓶頸點：
1. API 整合延遲，影響登入功能
2. 驗證流程缺少測試案例，風險未解除
3. 行銷需求有列出，但尚未拆解項目與決定負責人

小技巧

將原本在會議中花大量時間的報告內容，提前在會前整理並分發給所有與會者，讓大家能事先了解專案現況。如此一來，會議現場就能聚焦於「要不要做」和「該怎麼做」這兩大關鍵議題，提升討論效率與決策品質。

小結

報告資料應在會前就完成並分發，讓與會者能事先掌握專案狀況。這樣一來，會議現場可以簡潔帶過進度，將更多時間用於討論具體方案與做出關鍵決策。

三、避免離題，有結構化地討論

問題現場

PM 開了一場「新功能 MVP 討論會」，結果大家討論討論著，從功能細節跳到技術架構，再延伸到商業模式。最後核心問題「MVP 要包含哪些功能？」完全沒有結論。

解法（會前準備）

• 使用 AI 做：用 ChatGPT 生成一份會議大綱（目標 → 核心議題 → 預期輸出），並列出「可能會被提到但容易跑偏的議題」。
• PM 做：會前充分準備好議題清單與相關資料，並於會議開始時向團隊明確說明討論重點。當討論出現偏離時，能夠即時拉回，確保大家聚焦在核心議題。

Prompt 範例

我要開一場「XX 產品的新功能 MVP 」的討論會議。請幫我生成一份會議大綱，包含：會議目標、核心議題、預期輸出。並請列出三到五個「可能會被提到，但容易讓討論跑偏的議題」。

## XXX 產品新功能的 MVP 概述 ##
//詳細提供此mvp功能的說明、特色、情境

輸出回應

會議目標：
- 明確定義 MVP 需要包含的功能範圍

核心議題：
1. 必須功能（登入、註冊）
2. 可選功能（通知、邀請好友）
3. 預期開發時程
(...以下省略)

預期輸出：
- 核心功能清單
- 功能優先順序
- 版本一開發時程表

可能跑偏的議題：
- 商業模式與營收規劃
- 技術架構長期演進
- 第二階段行銷策略
- UI 設計細節
(...以下省略)

小技巧

會議一開始，先明確告訴大家「這場要解決什麼／不解決什麼」。

小結

AI 幫你準備導航，但握好方向盤的還是 PM。

四、跨部門對齊—讓資訊盡可能透明

問題現場

在開發新功能時，大家的認知都不同：

• 前端工程師以為 API 由後端負責，且要刻前端畫面的時間是等 UX wireflow 出來後；
• 後端工程師以為前端會主動提供需求文件，然後才開始規劃與開發 API；
• UX 設計師則誤以為 PM 指的是這部分很簡單，應該不需要畫 wireframe，RD 直接開發就好

結果 UX 以為沒他的事，下週便出國休假了。另外，API 規劃這件事，前端在等後端，後端在等前端，最後實作沒能如期開始，進度整個卡來卡去卡卡西，PM 發飆大家也不開心，所有人都覺得責任不在自己身上。這個狀況，問題其實出在於 PM 沒有把資訊與大家好好對齊。

解法流程

1. 畫流程圖以利會議現場當場討論（Whimsical GPTs）
   • AI 做：根據需求描述生成初版流程。 (可使用 <你一言我一句，會議現場又卡住？拯救討論現場的圖解升級術> 中所介紹到的方法)
   • PM 做：即時展示並與團隊討論，修正細節。
2. 畫責任分工表讓大家理解自己的角色權責（Notebook LM）
   • AI 做：生成 Markdown 格式的 RACI 表。
   • PM 做：確認責任邊界，確認大家的都有意識到自己的權責。

Prompt 範例 (畫流程圖以利會議現場當場討論)

使用 ChatGPT 中的 Whimsical GPTs：

打開後，根據討論主題下適合的圖解指令，例如輸入「流程圖」，即可快速生成與議題相關的視覺化流程：

根據以下描述，畫出流程圖。

##基本流程##
使用者填寫註冊資料 → 系統驗證基本資訊 → 發送驗證信至電子郵件 → 使用者點擊驗證連結 → 系統確認驗證狀態 → 建立使用者帳戶 → 自動導向設定個人檔案頁面 → 若驗證失敗則顯示錯誤訊息並提示重新發送驗證信。

##例外處理##
若系統偵測到同一電子郵件已重複註冊，則提示使用者該信箱已存在，並提供登入或找回密碼的選項。

輸出回應

Prompt 範例 (責任分工表讓大家理解自己的角色權責)

於已匯入會議錄音檔的 Notebook LM 中，先勾選相關的會議資料來源後，再下提示詞，如下：

根據會議紀錄逐字稿中討論的分工項目，針對這次開發範疇，請用表格生成一份 RACI 責任分工表：
- 註冊功能開發
- 設計驗證頁面
- 測試驗證流程

##限制##
- 若有不確定，請標上 "TBC"，不要自己額外想像

輸出回應（RACI）

總結備忘：會議前中後該做的事

高效會議工作流在會議前中後，都善用了 AI 來輔助：

1. 會議前：先用 AI 整理背景摘要、生成會議大綱、提醒可能會跑偏的議題。
2. 會議中：PM 用前一步所產出的輔助清單聚焦討論，在討論時，透過當場即時產出的圖解，帶領團隊找出解決方案，並拍板決議。
3. 會議後：AI 輸出結論、責任人、Deadline，PM 核對後再發佈。

重構團隊過去開會的習慣

AI 幫忙的是資訊處理，PM 要做的是決策引導。少而精準的會議，才是 AI 時代團隊真正能跑起來的關鍵之所在。

當然，AI 並不是什麼神奇的萬能魔法。我認為它更像是一種「放大器」—能夠加速現有的團隊運作效率，但前提是必須先建立好良好的協作結構。如果專案本身缺乏有效管理，AI 只會讓混亂加速蔓延。反之，只要團隊打好了基礎，AI 就能幫你處理繁瑣的資訊，讓大家把時間和精力集中在真正有價值的推進上。

少開會，但讓每次會議精準對齊，這才是未來團隊的協作之道！