位於極限發辦公室一隅...

Moon：「天啊！我真的快被撕裂了！A部門主管說我們的設計要大膽創新，才能吸引眼球；B部門主管卻說要保守，避免任何潛在的法規風險；就連隔壁部門的資深經理都跑來建議，說功能應該要跟他習慣的一樣才好用…」

Moon 雙手抱頭，一臉崩潰：「我把所有人都拉進會議室，想說一次對齊所有意見，結果變成大型辯論會，七嘴八舌，最後什麼結論都沒有，產品反而變成了誰都看不懂的四不像！我到底該怎麼辦啊？」

咳咳~黛西帶你回到現場。

Moon 的崩潰心聲，相信是許多產品經理（PM）都曾有過的痛。

利害關係人（Stakeholder）管理 ，這門學問可說是專案能否順利推行的核心關鍵。他們是那些能影響專案或被專案影響的人，有人掌握著資源與否決權，能決定我們的產品能否順利上市；有人則是你產品最終的用戶或推廣者。

當這些利害關係人的需求、期望與觀點相互衝突時，PM 若只是被動地接收所有意見，或試圖在大型會議中想要套用所有人的意見，往往會讓產品走向平庸、甚至難產。一個優秀的 PM，應該要扮演**「共識凝聚者」** 的角色，主動且有策略地管理這些動態，在對的節點讓關鍵人物參與，最終凝聚出對產品最有利的方向。

今天，就讓我們一起來看看，有哪些實用的方法可以幫助我們拆解這個複雜的難題。

想有效管理利害關係人，絕對不是把所有人都請來開會，真正的關鍵在於系統化的分析與個人化的溝通 。以下分享幾種實用的管理方法：

方法一：利害關係人盤點與分類 (Stakeholder Analysis & Mapping)

在開始行動前，首要任務是**「識別誰是利害關係人」** ，這不僅僅是列出一張名單，而是要進一步分析他們對專案的影響力。最經典的工具就是**「權力/利益方格表 (Power/Interest Grid)」** 。

這個矩陣用兩個維度來區分利害關係人：

• 縱軸 - 權力（Power）/ 影響力（Influence）： 他們對專案決策的影響力有多大？
• 橫軸 - 利益（Interest）/ 關注度（Concern）： 專案成果對他們的影響程度有多高？
  

透過這個 2x2 的矩陣，我們可以將利害關係人歸類到四個象限，並採取不同的應對策略：

1. 高權力、高利益（密切管理 Manage Closely）： 這群人是你的關鍵核心人物 ，例如：專案贊助者、核心客戶或你的直屬高層主管。我們必須投入最多心力，與他們建立緊密的合作關係，定期且積極地溝通，確保他們的期望與專案目標始終一致 。
2. 高權力、低利益（保持滿意 Keep Satisfied）： 這群人可能是其他部門的主管或組織高層，他們有能力影響甚至阻礙專案，但專案成敗對他們的直接利益不大。這邊的策略是讓他們保持滿意 ，定期提供高層次的進度更新，讓他們感覺一切都在掌控中，避免他們因資訊不足而產生疑慮或介入。
3. 低權力、高利益（保持告知 Keep Informed）： 這群人可能是產品的終端使用者或專案團隊成員，雖然他們對決策的直接影響力較小，但專案成果卻與他們息息相關。這邊的策略是保持資訊暢通 ，透過定期的狀態報告、Demo 等方式讓他們了解進度，他們的意見與回饋是優化產品的重要來源。
4. 低權力、低利益（監督觀察 Monitor）： 這類關係人通常只需最少的管理力氣，例如：外部供應商或間接影響者。將他們納入不定期的溝通郵件列表即可，但仍需保持觀察，因為他們的角色有時也可能轉變。

🤖 AI 可以如何協助？

• 識別與分類利害關係人： AI 可以自動快速閱覽我們所提供的公司的專案文件、電子郵件、會議記錄與通訊軟體對話 ，透過自然語言處理（NLP）技術，識別出經常被提及、參與決策或表達強烈意見的人物，快速生成一份初步的利害關係人清單。
• 影響力分析： AI Agent 能進一步分析這些人的溝通網絡與頻率，例如：誰的意見最常被採納？誰是資訊流通的中心節點？藉此輔助 PM 判斷其在「權力/利益方格表」中的位置。

方法二：一對一溝通，用高擬真原型取代空泛簡報

很多時候會認為，只要透過一場大型會議就可以搞定所有利害關係人，但這種做法不僅效率低落，更容易因為群體壓力與立場不同，容易扼殺了真正有創意的想法，無法提出真正好的意見。

成功的策略有時候是反其道而行：花時間進行一對一的深度溝通。 坐下來，真誠地傾聽每一位關鍵利害關係人的想法與顧慮，這種做法也能建立信任與合作的個人關係。

此外，溝通的工具也很重要，與其花時間做內容抽象的 PowerPoint 簡報，不如使用高擬真的用戶原型圖 (High-Fidelity Prototype)。原型圖能讓利害關係人實際感受到產品的大致樣貌與流程，讓討論從抽象的「意見表達」轉化為具體的「實際展示」。

🤖 AI 可以如何協助？

• 快速生成 UI 圖： 提供大致風格或使用流程，讓使用這有具體畫面，這個先前提到的一些工具，如：Stitch 。
• 快速生成 Prototype ： 可提供具體原型圖，讓利害關係人更具體可以了解，操作實際情況和問題，可以使用工具，如： Uizard 或 Framer AI ，這邊後面也會和大家分享如何透過 AI Agent 也可以實現這件事情。

方法三：建立利害關係人參與評估矩陣 (Stakeholder Engagement Assessment Matrix)

了解利害關係人的權力與利益後，我們還需要評估並管理他們對專案的「參與狀態」。這個矩陣可以幫助我們系統化地思考這件事。

表格的橫軸是所有利害關係人，縱軸則是他們的參與程度，通常分為：不明 (Unaware)、抗拒 (Resistant)、中立 (Neutral)、支持 (Supportive)、領導 (Leading)。

操作方式是，在每一位利害關係人底下標示出兩個字母：

• C (Current)： 他們當前的參與狀態。
• D (Desired)： 我們期望他們達到的理想參與狀態。

這個矩陣的價值在於，它能清晰地揭示出管理上的「差距」。例如：一位高權力的專案贊助人目前是「中立 (C)」，但你需要他成為「支持 (D)」甚至「領導 (L)」，這就意味著你需要制定一套專屬的溝通與參與策略來彌補這個差距。

🤖 AI 可以如何協助？

• 情緒與立場分析： AI 可以持續分析利害關係人在郵件、訊息中的用詞與語氣，進行情感分析 (Sentiment Analysis)，輔助判斷他們目前的參與狀態是偏向支持、中立還是抗拒。
• 客製化報告生成： 根據評估矩陣的結果，AI 可以自動生成不同版本的專案狀態報告。例如，為需要從「中立」轉為「支持」的利害關係人，生成一份強調專案潛在商業價值與正面進展的報告；而對於已經是「支持」的夥伴，則可以生成一份更詳盡、包含技術細節與潛在風險的報告，邀請他們共同參與解決。

方法四：關係人清單與溝通計畫 (Stakeholder List & Communication Plan)

若是利害關係人複雜且繁瑣，我們可以透過建立一個完整的關係人名單，並明確列出他們**「需要知道什麼」、「何時需要知道」以及「誰負責通知」，這在多 PM 的團隊分工，或是要帶人時，也會更更一目瞭然。** 在這邊的管理策略是： 建立標準化的溝通流程，確保訊息不漏接、不過載。

🤖 AI 可以如何協助？

• 自動化報告： 運用像 n8n 的自動化工具（如我們在前面文章中介紹的），當專案進度更新（例如：Sprint Review 結束後），自動生成不同版本的報告（給高階主管的簡潔版、給開發團隊的技術細節版），並透過 Gmail 自動發送到不同的群組。

利害關係人管理是 PM 的軟實力，他能夠決定我們產品推行是否順利。而且和各種利害關係人的溝通是完全無法被 AI 取代，但 AI 可以處理最繁瑣、最耗時的「數據分析」與「溝通自動化」工作。

當我們將這些重複性的工作交給 AI 後，我們就能有更多時間，像一個真正的「共識凝聚者」一樣，去進行那些需要情感連結與判斷力 的關鍵溝通，將不同的聲音，統合成一個推動產品前進的強大動力。

Moon： 哇！原來 AI 不只能幫我寫會議記錄，還能幫我管理老闆和開發團隊的意見！我感覺自己瞬間升級成公關大師了！

黛西： 沒錯！Moon！這就是敏捷精神的展現——善用工具，專注在價值創造上！