生產力軟體

生產力軟體 (Productivity Software) 指的是讓知識工作者提升效率、完成日常辦公任務的應用程式。包括了普遍的 Office 軟體、瀏覽器，與專業型的設計與繪圖軟體。

在 IT Support 日常工作中、CompTIA A+ 考試內容中，並非要求我們有多會操作，而是在於協助使用者處理這些軟體的安裝、相容與故障排除。

在台灣中小企業對 IT 設備往往存在的是：壞了才換的思維，電腦有壞的一天，可是生產力軟體又沒有明顯的壞，除非免費軟體外，要付費的軟體，其生命週期往往比硬體還要長。

💡 生產力軟體，就是現代知識工作者的工具箱；沒有它們，電腦只是一台打字機。

今天，我們就以 Office 為主，來探討 IT Support 工作上的 安排、維護與異常排除相關問題。至於 Word, Excel, PowerPoint 是什麼功能、如何使用，就不在這篇文章的探討範圍。

瞭解與選擇 Office 軟體

離不開 Microsoft Office 軟體

• 筆者先說結論，台灣中小企業，很難、甚至是「離不開」Microsoft Office 軟體。
  • 主要原因有二：
    • 我們的文件需要互相交換，同事與同事之間、與廠商或顧客之間，經常會需要以 Office 檔案進行交換。
    • 操作習慣問題：我們很少會對同事進行 Office 操作的教育訓練，大部分人使用其他廠牌 Office，操作就是不習慣。
  • 不同廠牌 Office 的相容，始終沒到 100%，除非全公司統一，否則會徒增無謂的溝通成本。
    • 筆者有看到有些公司，同樣是知識工作者，有的用 Microsoft Office、有的使用 Libre Office，但常會遇到檔案打不開、或看不到什麼的，真的是增加了無謂的溝通成本。
    • 學校單位，好像比較容易改換不使用 Microsoft Office。大公司如果有強有力的 IT 團隊支援，也比較可能離得開。
    • 有看到成功的：比如生產單位使用 Libre Office，通常只是閱讀而已，而且給生產單位的 Office 文件內容，大致都是很簡單。
    • 筆者曾試著離開 Microsoft Office 軟體，經過了半年，最後是不成功，熟悉操作介面本身是沒有太難，但舊檔列印格式會跑掉、與其它同事徒增的溝通成本...等等，最後還是回來了。
• 有看到幾家公司，全公司成功的都使用 Google Workspace，他們初期有重金聘請顧問團隊輔導。(但可能還是需要有少數人安裝 Microsoft Office 軟體。)

💡 軟體不像硬體會壞掉，但過時的軟體會拖累全公司的節奏。

如何選擇 Office 軟體

Microsoft Office 軟體

既然，中小企業很難、甚至是「離不開」Microsoft Office 軟體。那我們就來面對與討論，如何選擇、如何更划算的使用吧。

• 舊版 Office 軟體：
  • 現在的 Windows 11，基本上還跑得了 Office 2007/2010，但已經不建議了。建議要更新才好。
  • 還有一個問題，有些舊的 會計/進銷存/ERP 軟體，可能需要 舊的 Office 軟體才行。不過，現在電腦可以同時存在很新的 Microsoft 365 與 很舊的 Office 軟體。
• Office 代別差異：
  • Office 2007：開始引進 Ribbon 工具列，到 Office 2010 Ribbon 工具列成熟化。
  • 筆者建議最低是 Office 2013：開始初步導入 OneDrive、雲端整合。
  • Office 2016：新增即時共同編輯功能，這個功能是到 Office 2019才好用
  • 筆者建議：傳統應用至少要 Office 2013，要開始重視團隊協作，至少要 Office 2019。太舊的版本真的不建議，但老闆不想花錢更新，筆者也沒辦法。
• 訂閱制 vs 買斷版
  • Microsoft 365 所提供的 Office ，是為「訂閱制」。
  • Office 2019,2021,2024 ，是為「買斷制」。
  • 買斷制版本差異：
    • 家用版：其法律上的授權僅可以個人或家庭使用，不可商業使用。
    • 家用與中小企業版：這個就可以使用在商業上

比較 Microsoft 365 與 Office 2024 中小企業版

總結建議

• Microsoft 365：適合需要多裝置使用、雲端存取及 AI 工具的用戶，尤其是追求高效率的商務人士。
• Office 2024 中小企業版：適合僅需基本文書處理及電子郵件管理的中小企業，且偏好一次性付費的用戶。
• 如果預算可以，筆者推薦採用 Microsoft 365

💡 省軟體的錢，往往會花在員工溝通的無形成本上。

比較 Microsoft 365 與 Google Workspace

這些年雲端應用興起，也有企業會選擇 Google Workspace 當作自己企業的文件系統，茲將兩者比較如下：

主要差異分析

1. 桌面應用程式 vs. 雲端原生：

   • Microsoft 365 提供完整的桌面版應用程式、也有雲端APP，兼具適合簡潔操作、即時協作與需要進階功能（如 Excel 巨集）的用戶。
   • Google Workspace 完全基於雲端，強調即時協作及簡潔操作。

2. 協作能力：

   • Microsoft 365 整合 Teams 和 Planner，適合即時協作、遠距工作、與需要高度整合的商務環境。
   • Google Workspace 更強調即時協作，適合遠距工作及跨時區團隊。

3. 價格與彈性：

   • Microsoft 365 提供更多方案選擇，適合不同規模的企業。
   • Google Workspace 定價較簡單，對小型企業更友好。

總結建議

• Microsoft 365：適合需要進階桌面應用程式、強大安全性及合規性工具的小中大型企業。
• Google Workspace：適合追求簡潔操作、即時協作及雲端原生的小型企業或初創公司。

免費版 Office

企業會使用 免費版 Office，通常是比較輕量的使用情況下。免費的 Office，有：

1. 開放原始碼的 LibreOffice / OpenOffice，
2. Google 個人帳號在免費空間容量下也可以使用 Google Docs / Sheets / Slides，
3. Microsoft 個人帳號可以使用免費的 Web 的 Word, Excel, PowerPoint，通常搭配 OneDrive 儲存之。

如果要安裝在電腦上，免費 Office 可以選擇 LibreOffice / OpenOffice，比較如下：

📌 額外補充：LibreOffice 的定位

• 優點：免費、跨平台（Windows / Mac / Linux）、可攜帶版本、相容性逐年改善。
• 缺點：對 MS Office 的進階功能（巨集 VBA、複雜排版、PPT 動畫）相容性不足。
• 適合：學生、個人、小公司；但若企業需要 100% 與客戶文件相容，還是要 MS Office。

維護與管理要點：

• 32位元、64位元Office軟體，有一段時間是不能直接升級的，不能併行在一台電腦，需要先移除 32位元、再安裝 64位元軟體。(但也有些版本可以併存。)
• 同樣是最新世代 Office，Office 2024 中小企業版並不能與 Microsoft 365 併存在一台電腦裡。
  • 很多電腦買來時，已經預設安裝 Microsoft 365，如果 Login 有購買 Microsoft 365 的帳號，是直接可以使用，但若登入的是 購買 Office 2024 的帳號，Office 會經過非常久的安裝過程，筆者研判應該是移除重新安裝。
• Office 軟體的維護有幾個要注意的事項：
  • Office 軟體有些版本有提供「修護」功能，在 控制台 > 程式與功能 > 點選 Office 軟體，可以進行「修護」工作。
  • 如果沒有提供「修護」功能，通常移除再重新安裝即可。(好用的招式好像是只有這一招)
  • 早期有些 Office 版本(Office 2007/2010)，必須更新 Service Pack 才能完全正常使用。
    • 尤其是遇到會有亂碼的情況，更新 Service Pack 才會處理 with BOM 文件編碼。
    • 不過這些 Service Pack，Microsoft 網站已經沒有提供下載了，需是以前下載的有儲存下來，現在才有辦法更新。
• 範本管理：
  • 全公司通常會有一致的 樣式或範本。
  • 這個可以在 選項中，設定 個人範本的檔案位置，把它設定到 檔案伺服器、或 NAS 上即可。
  • 續上，公司若有 AD 環境，也可透過群組原則進行一些設定。
• 更新問題：可以在 Windows 更新設定 「透過 Windows Update 接收 Microsoft 產品的更新」，這樣可以自動更新 Office。部分版本若不行，則須人工更新。
• 舊版 Office (2010,2013) ：已經沒有提供更新，也沒有提供軟體註冊(激活)。
• 多人共同編輯：檔案比需儲存在 OneDrive 或 SharePoint 才可以，放在公司檔案伺服器或 NAS ，無法進行多人共同編輯。

💡 檔案共享還不是即時協作，雲端共同編輯才是團隊真正的力量。

• 帳號管理：
  • 買斷版 Office (2013~2024) ：
    • 一套需要有一個 Microsoft 帳號才比較好管理，而且無法轉移到別的 Microsoft 帳號。
    • 這個會有管理工作。比如：由誰申請、是否由公司信箱當 Microsoft 帳號。
      • 如果：使用者自己管理帳號、也使用他個人信箱，那他離職後，這套 Office 歸誰呢？
      • 如果由 IT Support 人員管理，哪你的工作可多囉，過程中還需要輸入手機號碼，你一個人的手機號碼要統管全公司的 Microsoft 帳號，也挺麻煩的 (也是會有離職管理的問題)。
  • 訂閱制：
    • 訂閱制，Microsoft 有提供一個企業的管理頁面，可以管理帳號、移轉使用授權...。

「乾乾淨淨」原則

• 電腦上安裝的軟體，並不是越多才越好，有很多軟體使用者根本不會去使用，但軟體一旦存在電腦裡、又預設開機會自動開啟，其實就存在：需要更新、需要維護的工作，若不認真管理，還會是資安的破口。
• 所以維護電腦，筆者的習慣是盡可能的「乾乾淨淨」，就是說不必要的軟體，能移除我就會移除。
  • 如果 User 電腦是購買 Office 2024 中小企業版這一類的，筆者習慣是先把 電腦預設安裝的 Microsoft 365 全都先移除，再進行 Office 中小企業版的安裝。
  • 討厭的是：有些廠牌電腦，預設安裝了四、五套不同語言的 Microsoft 365，我都會很耐心全移完，再進行安裝，一一移除是頗費時間的。
  • 不僅如此，原廠附的軟體，如果是完全沒必要的，也會被我移除。如果我有採購影響力時，我就會建議不要買那種「買來就安裝好一大推軟體的電腦」，以免增加資安風險。
  • 這樣的「乾乾淨淨」的原則，也讓筆者維護的電腦，相對穩定性比較高的。只是辛苦的是：要移除這些沒有使用的軟體，其實頗費時間，這種默默付出的用心，老闆並不知道我有辛勞與努力付出、也沒有幫我加薪。不過，我習慣是這樣子做啦 (除非是太趕、或沒有給我時間...)

小結

對台灣中小企業來說，Office 不是可有可無的工具，而是每天工作必備的「生產力基礎建設」。舊版本雖然能省錢，但在相容性、資安與協作效率上，往往會付出更大的隱性成本。LibreOffice、Google Workspace 這些免費或雲端替代方案，確實能在某些情境下發揮作用，但若企業需要和外部保持高度相容，Microsoft Office 幾乎仍是唯一選擇。

軟體的生命週期往往很長，硬體壞掉一次買一台老闆不會那麼心疼，但全公司都換軟體那就是一大筆開銷，老闆常會猶豫或拖到最後一刻，這會衍生出許多 IT 的工作、資安也頗有風險，IT Support 的宿命好像是得扛起這些。

對 IT Support 工程師而言，不僅要安裝與維護 Office，還需要懂得授權管理、更新策略、範本治理、多人共編的運作模式。A+ 考試雖然不會考你做多複雜的函數或動畫，但會要求你有能力協助使用者解決這些軟體的常見問題。

💡 會建議老闆升級 Office 的 IT，讓 Office 成為公司效率的助力，而不是隱藏的絆腳石。