週二早上，一份需求整理表被 AI 補成了很乾淨的一頁。

已確認的內容都在上面。

還缺的地方則統一標成：

TBD

負責人看了一眼，覺得很好。

原本散在會議紀錄、聊天訊息和幾份附件裡的東西，終於可以往下追了。

表上只剩兩個 TBD。

第一個是：

Expected data source: TBD

第二個是：

Final approval owner: TBD

承辦人把兩項都列進 Follow-up。

資料來源那一欄，他開始翻舊文件、找系統紀錄、問前一版流程的負責人。

另一邊，他寄信給主管：

「麻煩確認最終 Approval Owner。」

一天過去。

兩天過去。

第三天，主管回了一句：

「這不是還沒決定嗎？你在等我查什麼？」

同一天下午，另一位工程師看到第一個欄位，問：

「這個不是系統裡就查得到嗎？為什麼還沒補？」

兩個欄位看起來都是空白。

但一個缺的是 Evidence。

另一個缺的是 Decision。

空白很像，下一步卻完全不同

把所有不完整資訊都整理成 Unknown、TBD 或「待確認」，是很自然的做法。

尤其 AI 在做摘要時，更容易把不同種類的缺口整理成同一種狀態。

畫面會比較乾淨。

使用者也一眼就知道哪裡還沒完成。

問題是，一個欄位沒有答案，可能代表完全不同的事情。

例如：

Unknown
= 目前沒有足夠資訊，答案理論上存在，需要去找 Evidence

Undecided
= 大家知道這件事要有人選，但有權的人還沒做決定

這兩種狀態在畫面上都可能是空白。

但如果搞混，後面的 Action 幾乎一定會錯。

把 Unknown 當成 Undecided，大家會一直等某個人表態。

其實答案可能早就在現有資料裡。

把 Undecided 當成 Unknown，大家會開始查文件、翻紀錄、問 AI。

最後查了一圈，仍然不可能找到答案。

因為那個答案根本還沒有被決定。

AI 最容易把這兩種缺口整理成同一件事

這裡沒有什麼複雜的模型錯誤。

AI 只是看到：

這兩欄目前都沒有值。

於是用同一個標籤把它們收好。

如果後面的 Workflow 只看這個標籤，就會把兩個 Case 送進同一條 Follow-up Path。

例如：

TBD
→ Search existing records
→ Ask related owner
→ Summarize answer

對第一個欄位很合理。

對第二個欄位卻沒有意義。

因為 Final approval owner 這件事，可能正卡在兩個部門誰應負責的選擇上。

這時候真正需要的不是更多資料，而是一個 Decision。

所以 Work State 的價值，不是讓表格看起來更精細。

而是讓系統知道：

下一步到底應該找 Evidence，還是等 Decision。

他們沒有把狀態拆成十幾種

這次之後，團隊沒有建立完整的需求成熟度模型。

也沒有要求每一個欄位都加上複雜分類。

只把原本統一的 TBD 拆成兩種：

Unknown
→ 缺 Evidence

Undecided
→ 缺 Decision

然後 Follow-up 也跟著分開。

Unknown 的項目，要能指出下一個最合理的查證位置。

Undecided 的項目，要能指出誰有權決定，或者目前就是還沒有 Owner。

這個調整沒有讓資料變多。

只是讓空白開始有不同的意思。

下次看到空白時，先不要急著補

幾週後，AI 又整理出一份需求頁。

其中一欄沒有值：

Retention period: ?

以前它大概會直接進 TBD。

這一次，承辦人先問了一句：

「這是我們還沒找到規則，還是現在根本還沒決定？」

法務文件裡有答案。

所以它被標成：

Unknown → Evidence lookup

旁邊另一欄則寫著：

Rollout date
Undecided → Product Owner decision

兩個格子仍然都沒有最終答案。

但至少這一次，沒有人再拿搜尋工具去找一個還不存在的決定。