同一件事情，寫給主管、同事、客戶與供應商，說法完全不同。

AI 很擅長寫作，但前提是你要告訴它對象是誰。

前言

許多人開始使用 AI 撰寫 Email 後，很快就發現一個問題：

內容好像沒錯。

但總覺得怪怪的。

原因通常不是內容有問題。

而是語氣不符合對象。

例如：

• 寫給主管過於隨便
• 寫給客戶太強硬
• 寫給供應商太命令式
• 寫給同事又過於正式

因此，除了告訴 AI「要寫什麼」，還需要告訴 AI：

這封信是寫給誰的？

為什麼對象很重要？

假設你需要通知系統停機。

如果寫給主管：

請提供停機影響、風險評估及因應措施。

如果寫給一般使用者：

請說明停機時間及使用者需要注意事項。

如果寫給廠商：

請要求對方協助確認及回覆改善計畫。

重點完全不同。

AI 常見的五種語氣

1. 正式（Formal）

適用：

• 主管
• 客戶
• 外部廠商
• 稽核單位

Prompt：

請使用正式且專業語氣。

2. 友善（Friendly）

適用：

• 同事
• 跨部門合作
• 一般通知

Prompt：

請使用友善且合作的語氣。

3. 中性（Neutral）

適用：

• 會議記錄
• 公告
• SOP

Prompt：

請以客觀中性方式說明。

4. 堅定（Firm）

適用：

• 催辦事項
• 要求改善
• 供應商追蹤

Prompt：

請保持禮貌，但語氣堅定。

5. 協商（Negotiation）

適用：

• 議價
• 合約協商
• 預算討論

Prompt：

請強調合作關係，避免強硬對立。

寫給主管的 Prompt

你是一位企業主管。

請協助整理以下內容。

閱讀對象為部門主管。

請重點呈現：
1. 現況
2. 風險
3. 建議
4. 需要決策事項

控制在300字內。

主管最關心的是：

• 影響
• 風險
• 決策

不是細節。

寫給同事的 Prompt

請用友善且容易理解的方式撰寫。

避免艱澀專業術語。

讓一般同仁能快速理解。

寫給客戶的 Prompt

請使用正式專業語氣。

強調服務品質與解決方案。

避免過度技術化說明。

寫給供應商的 Prompt

請保持專業與禮貌。

明確說明需求。

必要時強調時程要求。

避免情緒化用字。

IT 主管常用範例

供應商催辦

請協助撰寫一封 Email。

收件者：供應商

目的：追蹤尚未完成的改善項目。

語氣：堅定但維持合作關係。

希望對方於三日內回覆。

向主管報告

請整理成主管摘要。

重點：
1. 發生原因
2. 影響範圍
3. 處理進度
4. 後續措施

字數控制在200字內。

對全體同仁公告

請撰寫停機公告。

對象：全體員工

語氣：清楚易懂。

重點：
1. 停機時間
2. 影響系統
3. 注意事項

讓 AI 模仿特定風格

你也可以直接指定：

請使用主管簡報風格。

或：

請使用企業公告風格。

或：

請使用供應商正式函文風格。

AI 通常能快速調整。

今日實作

請找一封你最近寄出的 Email。

分別要求 AI：

1. 改寫成主管版
2. 改寫成客戶版
3. 改寫成供應商版
4. 改寫成同事版

比較差異。

今日練習題

練習一

請設計一個 Prompt。

主題：

通知系統停機

對象：

• 主管
• 全體同仁

各設計一版。

練習二

請設計一個 Prompt。

主題：

要求供應商改善問題

條件：

• 禮貌
• 專業
• 明確時程

萬用語氣模板

閱讀對象：

希望語氣：

正式／友善／中性／堅定／協商

避免使用：

希望強調：

請依照上述條件撰寫內容。

今日重點

✅ 不同對象需要不同語氣

✅ 要明確告訴 AI 收件者是誰

✅ 正式不等於生硬

✅ 堅定不等於不禮貌

✅ Prompt 中加入閱讀對象能大幅提升品質

✅ AI 很適合調整寫作風格

明日預告

Day 9｜如何讓 AI 提供你要的格式？

很多人都遇過：

內容很好。

但格式完全不能用。

下一篇將學習如何要求 AI：

• 產生表格
• 條列重點
• SOP格式
• FAQ格式
• 主管簡報格式

讓 AI 的結果更容易直接使用。