很多人都遇過同一個問題：

AI 的內容很好，但格式完全不能直接使用。

前言

當你開始大量使用 AI 之後，會發現一件事：

真正耗時間的，
往往不是產生內容。

而是整理格式。

例如：

• 想要表格，AI 卻給你一大段文字
• 想要主管摘要，AI 卻寫了兩頁
• 想要 SOP，AI 卻提供散亂說明
• 想要 FAQ，AI 卻用文章格式回答

因此今天要學習一個重要技巧：

不只告訴 AI 要寫什麼，還要告訴 AI 要怎麼呈現。

為什麼格式很重要？

想像以下兩種回答。

第一種：

A公司價格較低。
B公司功能較完整。
C公司技術支援較佳。

第二種：

哪一種比較容易決策？

大部分人都會選第二種。

因為格式幫助理解。

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# 常見的五種輸出格式

## 1. 條列式（Bullet List）

適用：

- 重點整理
- 主管閱讀
- 報告摘要

Prompt：

```text
請用五點條列整理重點。

2. 表格（Table）

適用：

• 比較分析
• 採購評估
• 功能比較

Prompt：

請以表格呈現。

3. SOP 格式

適用：

• IT作業流程
• 教學文件
• 標準作業程序

Prompt：

請整理成 SOP。

包含：
1. 目的
2. 前置條件
3. 操作步驟
4. 驗證方式

4. FAQ 格式

適用：

• 教育訓練
• 使用者文件
• 內部知識庫

Prompt：

請整理成 FAQ。

每題包含：
問題
回答

5. 主管簡報格式

適用：

• 對主管報告
• 專案進度
• 風險說明

Prompt：

請整理成主管簡報格式。

包含：
1. 現況
2. 問題
3. 風險
4. 建議

IT 實務案例

案例一：會議紀錄

不要：

幫我整理會議紀錄。

改成：

請整理成：

1. 討論重點
2. 決議事項
3. Action Item
4. Owner
5. Due Date

案例二：供應商比較

請比較以下三家廠商。

請以表格呈現：

價格
功能
維護
風險
建議

案例三：主管 Email 摘要

請整理以下內容。

輸出格式：

【重點摘要】

【主要風險】

【建議措施】

總字數控制在200字內。

常見格式組合

主管版

摘要
風險
建議
決策需求

專案管理版

Action
Owner
Due Date
Status

採購評估版

優點
缺點
成本
風險
建議

資安事件版

事件說明
影響範圍
處理進度
改善措施

限制輸出長度

很多人忘記這件事。

Prompt：

請控制在 100 字內。

請使用五點條列。

每點不超過 30 字。

效果通常會更好。

今日實作

請找一封長 Email。

分別要求 AI：

1. 條列重點
2. 表格格式
3. FAQ 格式
4. 主管簡報格式

比較哪種格式最適合你的工作。

今日練習題

練習一

請設計 Prompt：

整理供應商比較表

並指定輸出格式。

練習二

請設計 Prompt：

整理會議紀錄

並加入：

• Action Item
• Owner
• Due Date

萬用格式模板

請依照以下格式輸出：

【摘要】

【重點】

【風險】

【建議】

若資料不足請說明。
不要自行補充未提供資訊。

今日重點

✅ 格式決定內容是否容易使用

✅ 條列、表格、FAQ、SOP 都可以指定

✅ 要主動告訴 AI 輸出格式

✅ 長度也可以限制

✅ 好格式能大幅降低後續整理時間

明日預告

Day 10｜如何追問與修正 AI？

高手與新手最大的差異往往不是第一個 Prompt。

而是：

知道如何持續追問，讓答案越來越好。

下一篇將學習如何利用對話式方式逐步優化 AI 的回答。