你不需要從空白畫面開始寫信。
只要提供正確資訊，AI 可以成為你的 Email 助理。
Email 是許多人每天都要面對的工作之一。
例如：
真正花時間的往往不是寄信，而是不知道如何開始、如何表達與如何結尾。
收件者是誰？
想達成什麼結果？
一定要提到哪些內容？
正式、友善、堅定或協商。
請協助撰寫 Email。
收件者：供應商
目的：追蹤改善項目進度
重點：問題已超過原訂時程，希望本週提供進度
語氣：專業且堅定
請撰寫追蹤信。
主題：待確認改善項目
對象：供應商
要求：本週回覆
語氣：專業且堅定
請整理成主管版信件。
包含：
事件說明
目前狀態
風險評估
後續措施
控制在200字內。
請撰寫公告信。
主題：系統維護通知
包含：
影響時間
影響系統
注意事項
情境：
ESET 維護報價尚未收到，需要供應商於本週提供資料。
Prompt：
請撰寫催辦信。
收件者：供應商
目的：提醒提供報價資料
語氣：專業且堅定
要求：本週五前回覆
避免：情緒化字眼
情境：
官網於凌晨發生中斷，目前仍在等待廠商確認原因。
Prompt：
請整理成主管閱讀版本。
內容包含：
1.事件時間
2.目前狀態
3.初步判斷
4.後續追蹤事項
控制在200字內。
情境：
需要追蹤法務確認 「軟體維護」合約內容。
Prompt：
請撰寫追蹤信。
收件者：法務
目的：確認合約審閱進度
語氣：禮貌且專業
重點：希望了解目前進度及預計完成時間
請協助潤稿。
保持原意。
修改：
1. 更正式
2. 更簡潔
3. 更有條理
請翻譯成商務英文。
保持正式。
避免中文式英文。
將最近寄出的 Email 分別改寫成：
比較差異。
請協助撰寫 Email。
收件者：
目的：
背景：
希望對方採取的行動：
語氣：
字數：
✅ Email 是最適合導入 AI 的工作之一
✅ 提供對象、目的、重點與語氣
✅ 主管、客戶、供應商需要不同寫法
✅ AI 很適合潤稿與翻譯
✅ 建立自己的 Email Prompt 模板庫
當文件超過 10 頁、信件超過數十封時，如何快速抓出重點？
下一篇將介紹 AI 摘要技巧。
iThome鐵人賽
看影片追技術