文件越長，越考驗閱讀能力。

AI 最具生產力的能力之一，就是在幾分鐘內協助你找出重點。

前言

在日常工作中，我們經常面對：

• 20頁以上的提案文件
• 數十封往返 Email
• 冗長的會議紀錄
• 稽核報告
• 合約文件
• 技術文件

許多人花費大量時間閱讀，卻仍然不確定：

重點到底是什麼？

這正是 AI 最擅長協助的工作。

AI 摘要的真正價值

很多人以為摘要只是縮短內容。

其實更重要的是：

• 找出重點
• 發現風險
• 整理待辦事項
• 協助決策

因此不要只要求：

請幫我摘要。

而是要說明：

我要看什麼重點。

五種常見摘要方式

1. 重點摘要

請整理五個重點。

適用：

• 新聞
• 報告
• 文章

2. 主管摘要

請整理成主管閱讀版本。

包含：
1. 現況
2. 風險
3. 建議

3. Action Item 摘要

請整理：

待辦事項
負責人
完成期限

4. 風險摘要

請專注整理：

風險
衝擊
建議措施

5. 決策摘要

請整理：

背景
選項
優缺點
建議決策

小湯 常見工作案例

案例一：長篇 Email 討論串

Prompt：

請閱讀以下 Email。

整理：
1. 討論重點
2. 已確認事項
3. 未決事項
4. 待辦事項

案例二：供應商報告

Prompt：

請以資訊主管角度閱讀。

整理：
1. 重點摘要
2. 風險
3. 對公司的影響
4. 建議措施

案例三：稽核報告

Prompt：

請整理稽核報告。

輸出：
1. 缺失項目
2. 風險等級
3. 改善建議
4. 優先處理順序

案例四：合約文件

Prompt：

請整理合約重點。

包含：
1. 合約期間
2. 雙方責任
3. 付款條件
4. 風險條款
5. 注意事項

避免資訊遺漏

摘要前可以要求 AI：

不要遺漏重要風險。

請另外列出：

可能被忽略的重點。

會議紀錄摘要技巧

很多會議紀錄超過數千字。

直接使用：

請整理會議紀錄。

輸出：
1. 決議事項
2. Action Item
3. Owner
4. Due Date

通常立即可以使用。

壓縮主管閱讀時間

例如：

請將以下10頁文件
濃縮成300字主管摘要。

重點放在：
風險
成本
效益

這是許多主管最喜歡的格式。

今日實作

找一份長文件。

分別要求 AI：

1. 五點摘要
2. 主管摘要
3. Action Item 摘要
4. 風險摘要

比較差異。

今日練習題

練習一

設計一個 Prompt：

摘要供應商維護合約

練習二

設計一個 Prompt：

整理稽核報告

重點放在：

• 缺失
• 風險
• 改善措施

萬用摘要模板

請閱讀以下內容。

整理：

【重點摘要】

【風險】

【待辦事項】

【建議】

若有重要資訊請額外標註。

今日重點

✅ AI 非常適合閱讀長篇文件

✅ 不同摘要目的要有不同格式

✅ 可以要求主管版摘要

✅ 可以要求風險導向摘要

✅ 可以直接產生 Action Item

✅ AI 能大幅縮短閱讀時間

明日預告

Day 13｜使用 AI 整理會議紀錄

會議開完了。

如何快速將逐字內容轉成：

• 會議紀錄
• 決議事項
• Action Item
• Owner
• Due Date

下一篇將介紹實戰技巧。