工作做不完，很多時候不是因為事情太多。

而是不知道哪件事情最重要。

前言

每天打開 Outlook、Teams 與待辦事項後，你可能會看到：

• Email 待回覆
• 主管交辦事項
• 專案進度追蹤
• 供應商回覆確認
• 異常事件處理
• 會議待辦事項

AI 很適合協助你從大量資訊中建立可執行的 To Do List。

為什麼要讓 AI 幫忙整理待辦事項？

常見問題：

事情很多
但不知道先做哪件事

AI 可以協助：

• 萃取待辦事項
• 排定優先順序
• 分類工作
• 建立追蹤清單
• 整理主管版本

基本 Prompt

請閱讀以下內容。

協助整理：
1. 待辦事項
2. 優先順序
3. 預計完成時間
4. 建議處理順序

使用 Eisenhower Matrix

請 AI 協助分類：

請將以下工作區分為：

重要且緊急
重要不緊急
緊急不重要
不重要不緊急

案例一：主管交辦事項整理

請整理以下主管交辦內容。

輸出：
1. 今日必須完成
2. 本週完成
3. 後續追蹤

案例二：週會待辦事項整理

請根據會議紀錄整理。

輸出：
Action Item
Owner
Due Date
Priority

案例三：供應商追蹤清單

情境：

• 軟體合約
• POC
• ESET防毒MA報價

Prompt：

請整理供應商追蹤事項。

輸出表格：
廠商
待辦事項
負責人
預計完成日
目前狀態

案例四：每日工作計畫

請根據以下事項。

協助規劃今日工作。

分類：
09:00-12:00
13:00-15:00
15:00-18:00

並標示優先順序。

案例五：資訊部主管 To Do List

情境：

• Copilot 推廣
• ERP 漏洞修補
• VM 盤點
• ISO 稽核
• 預算編列

Prompt：

你是一位資訊部主管。

請依據風險與時效協助排序。

輸出：
P1
P2
P3

並說明排序原因。

案例六：Email 自動轉待辦事項

請閱讀以下 Email。

整理：
1. 需要執行事項
2. 期限
3. 相關人員
4. 風險

建立主管追蹤版

請將以下待辦事項整理為主管追蹤表。

包含：
事項
Owner
Status
Due Date
Risk

今日實作

將最近一週的：

• Email
• Teams訊息
• 會議紀錄

交給 AI。

請 AI 整理出完整 To Do List。

萬用 To Do Prompt

請閱讀以下內容。

整理：

【待辦事項】
【優先順序】
【負責人】
【完成期限】
【風險】

最後提供建議處理順序。

今日重點

✅ AI 可以快速整理待辦事項

✅ AI 可以協助排序優先順序

✅ AI 可以建立主管追蹤清單

✅ Email 與會議紀錄都能轉成 To Do List

✅ 善用模板可大幅節省時間

明日預告

Day 15｜使用 AI 製作主管報告

如何將大量資訊濃縮成主管想看的內容？

下一篇將介紹主管摘要與管理報告技巧。