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DAY 12
18

專案人生─專案管理系列 第 12

專案人生─(12)專案管理五個流程之規劃

「規劃」指的是專案經理在收集相關的資訊(需求、前置條件…)後,評估過時間、品質、成本的權重,對於如何完成專案所擬訂的計劃。
不只是專案管理,許多其他的工作,都是以「時間、品質、成本」為考慮重點。以前面舉的員工旅遊為例,一天的行程和兩天以上的行程,最大的差別就是住宿的問題;品質的要求則著眼在吃、玩、住、交通舒適度;成本則是另一個重點,公司全額補助或是員工自費部份,總預算的多寡,都會影響到整個旅行的質與量。

計劃的準確度和細節度應該隨著能力與經驗的提昇成正比
同一個專案,交由不同的人做規劃,可能會得到不全然相同的結果。當我第一次看到前輩專案計劃中密密麻麻的工作項目及時程,前輩告訴我:如果能寫的越詳細,到時遺漏的部份就會越少,而寫的越詳細,時程上面的誤差也會降低,另外還有一個額外效果,就是當別人看到這份計劃時,就算不細看內容,也會比較令人放心。

準確度是管理的關鍵
有人以為提早將事情做好就是對的,但是實際上,In time 固然很好,真正要追求的是On time。曾看過專案經理為了想辦法 on schedule ,提出來的時程是灌水過的時程,就是只要兩天可以完成的事情,卻報了三天的預估工時,這樣固然可以讓專案在某個角度上”on schedule”,但是久而久之會對自己的credit造成傷害,很划不來。

判斷計劃中的關鍵要素
在列出工作項目之時,要練習判斷計劃中的關鍵要素,並投入相對較佳質量的資源在該工作項目。以員工旅遊的例子來看,與其煩心各部門表演節目的準備程度,不如先確認遊覽車是否沒問題。

WBS歷久不衰
在許多的方法中,WBS(Work Breakdown Structure)要算是最容易理解和操作的一種方法了,在使用上也是由上而下,由大項逐漸區分為細項,細項可以一直被細分,一直到不想再細分或沒必要再細分下去。

每項工作要有單一PIC
工作要有負責人,這大家都知道。比較容易忽略的是,有些時侯在指派工作時,會出現一位以上的負責人,這裡要提醒的是,不管工作有幾個人做,負責的人(或說是窗口)永遠只要指派一個,一來連絡窗口比較明確;二來也比較不會有人推卸責任。


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2 則留言

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jerry640
iT邦新手 1 級 ‧ 2008-10-01 22:59:57

I like Bob,push!

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