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DAY 26
19

專案人生─專案管理系列 第 26

專案人生─(26)專案管理的九個領域之溝通-方式

溝通方式有許多種,各有優缺點,專案經理可以視情況選用:
面對面溝通
效果最直接,但耗費的時間最多。最大的好處和壞處都是同一個,就是「效果加強」,如果溝通得好,面對面可以加分,如果溝通不良,面對面反而造成更大的反效果。
有一句話說,見面三分情,這句話在專案管理中也是適用的。

召開正式會議
召集相關人員開專案會議,不管是定期review或是針對特定議題討論,透過會議型態的溝通,好處是結果會有白紙黑字的效果,與會者事後也可有依據據以執行。
開會的方式也有缺點,有些人平常是一個樣子,在會議中就變了另一個人,有些事私底下可以商量,但是一到會議上要寫成會議記錄,那就是「不是你死,就是我亡」了,再怎麼樣都要堅守自己部門(或公司)的本位主義。

電子郵件
好處是節省時間,因為可以一次通知很多人。個人認為緊急及重要事項較不適用,如果要用的話,還是必需配合跟催。有些人發電子郵件,喜歡cc一堆人,尤其是cc高層主管,似乎想要證明自己做的事情很多,想表現一下,但是據我的經驗,有些高層主管在看電子郵件的時侯,會將cc(不是to自己)的電子郵件直接刪掉,因為光to自己的電子郵件都處理不完了。另外有一種不太好的做法,就是一直Quote前一封郵件,Quote個幾次還好,要是Quote十幾次還在Quote,大概也只有當事雙方看得懂,其他人都看不懂,或者直接略過了。這個情形在技術人來回討論技術時最容易發生。

電話
另一種快速而直接的溝通方式,與面對面溝通只差在沒有見到面。
缺點是沒有像會議記錄那樣的記錄效果,如果處理得不好的時侯,會出現各說各話的情形。
對於不是很關鍵的事項,或是需要很緊急連絡的事項,比較適合使用電話。

即時通訊
越來越多的人習慣使用即時通訊與別人連絡,甚至有人在同一個辦公室裡都不講話,反而用即時通訊打字聊天。
雖然比起電子郵件,效率更為快速,但是使用即時通訊,比使用電子郵件更不正式,因此,要看情形使用。

下集預告:專案人生─(27)專案管理的九個領域之風險


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系列文
專案人生─專案管理30
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魯大
iT邦高手 1 級 ‧ 2008-09-27 19:22:44

開視訊會議應該也算是一種方式吧...
公司最近在想導入「視訊會議」
不知道在溝通上會有什麼樣的優缺點呢??

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skite
iT邦大師 5 級 ‧ 2008-09-27 21:13:00

視訊會議和直接面對面開會其實已經很接近了,不管是語音、影像、電子白板或檔案分享等,目前的視訊會議系統都做得很好,除了網路穩定性是必須考量的因素外,我最得差異最大的應該還是那種面對面的親切感吧。
有道是「見面三分情」,看電視和直接見到人還是有點不一樣的。

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jerry640
iT邦新手 1 級 ‧ 2008-10-01 22:56:14

I like Bob,push!

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閱!感恩分享!

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pantc328
iT邦研究生 1 級 ‧ 2009-09-21 16:39:34

專案的溝通,不在於溝通的方式.而是在溝通的技巧.
我在以前的公司,專門包中部政府專案.
一些機關小姐就喜歡找我.因為她們只要跟其他的工程師溝通就起衝突.
而我在百忙中都靜靜的聆聽,靜靜的分析問題所在.
有時系統不用寫很好.我們可以用手動或口頭排解.
有時專案多送一些.比如本來是那些小姐要Key的資料.直接匯給我花20分鐘全部轉好.
這樣她們在驗收或使用時也會睜一張眼,閉一張眼.

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