iT邦幫忙

DAY 24
3

打造軟體團隊系列 第 24

打造軟體團隊(23): 團隊經營-簡報技巧.

再來介紹越來越多人重視的簡報技巧. 人人都需要做簡報, 簡報的好壞, 影響到成員對於簡報內容的吸收程度, 或是說服對方的成功度, 所以簡報技巧應該是團隊主管和成員都需要的職能.
再來介紹越來越多人重視的簡報技巧. 人人都需要做簡報, 簡報的好壞, 影響到成員對於簡報內容的吸收程度, 或是說服對方的成功度, 所以簡報技巧應該是團隊主管和成員都需要的職能.

簡報的技巧包含兩個部分,
1.製做簡報的技術: 資料的整理, 組織與轉化.
2.口頭簡報的技巧: 口條與肢體語言.

準備簡報有四個流程(4P):

  1. 事前的準備 (Prepare):
    事前的準備要先確認三個要素: (1) 目的 (2) 對象 (3) 時間
    這個部分很重要, 因為準備一個簡報重點不在你想要講什麼. 而是你想讓對方知道什麼, 以及你的簡報對象想要聽到什麼. 因此你的簡報內容應該要針對你的對象, 還有你希望達到的目的而去設計, 讓聽眾得到他們"應該"得到的資訊即可. 然後再根據時間的長短來去設計你的簡報內容. 做一次"有效"的簡報, 比做一次"精彩"的簡報還重要的多.

  2. 簡報的製作 (Power Point):
    匯整資料, 根據你要陳述的方式去設計你的投影片.
    以下列出製做投影片時的一些技巧與注意事項:
    (a)內容要適宜, 過多過少都不好.
    (b)字不要太多, 精簡為主, 盡量減少多餘的陳述文句. 一張投影片的文字控制在3~6行, 一行字數在15字內.
    (c)標題要吸引人.
    (d)字體要統一, 投影片的風格也要統一, 可多利用範本.
    (e)每張投影片包含一個主題就好.
    (f)可以多利用圖片或表格來說明, 但量要適宜. 一般來說, 表勝於文, 圖又勝於表.
    (g)開頭和結尾要有力.

  3. 事先練習 (Practice):
    可以找與你對象類似背景或類型的人當做練習的對象. 練習的時候要注意幾個要點
    (a) 時間的控制: 可以用計時器來測量 (PowerPoint軟體裡面就有).
    (b) 語氣的調整: 配合簡報內容, 抑揚頓挫. 關鍵字的部份透過聲音別強調, 加深聽眾的印象.
    (c) 肢體動作: 多利用肢體動作來提高專業度, 避免不知所措的亂動.
    (d) 眼神接觸: 適時的眼神接觸, 避免四處張望.
    (e) 避免逐字逐句讀出簡報內容.
    (f) 盡量面對群眾, 不要一直看螢幕或是擋到螢幕.
    (g) 對於環境與器材的掌控很重要, 事前都要先測試過, 以免臨時出狀況.

  4. 口頭簡報 (Present):
    實際上場時有固定流程, 要注意的事項大概如下:
    (a) 好的開始是成功的一半: 開場很重要, 如果開場就能吸引聽眾, 接下來你要講的內容才會更順利. 開場可以利用一些方式如提問法, 說故事, 提供驚人數據, 回顧過去事件, 引述大師名言, 比喻法等.
    (b) 有的好的開場, 接下來就要帶出你所要表達的主題. 表達主題的要點是要有邏輯性, 讓觀眾聽得明白, 因此需要一些好的鋪陳. 可以用一個故事, 或時事來串場, 或是簡單的一個摘要, 讓聽眾了解目前講到哪, 比如將內容分為五大點, 一點一點的講.
    (c) 對於你所要表達的目的, 不要只是用告知的. 一定要有其論點, 或是提出解決方案的方式. 以聽眾的角度去告訴他對他的利益何在.
    (d) Q&A 時間: 對於這段時間一定要預先做好準備, 避免答不出來或是要臨時找資料的窘況發生.
    (e) 結束後一定要對整個流程內容做個通盤的檢討, 找出可以改進的點, 做為下次簡報的參考.

最後推薦給大家一個網站: http://www.microsoft.com/office/powerpoint-slidefest/
裡面用很有趣的影片講解了做簡報的Do and Don't
(a) Graph gaffee: 不要有太多太複雜的圖表, 圖表要簡潔易懂.
(b) Bullet Pointless: 使用 Bullet 不要列出太多點.
(c) Animation aggravation: 不要用太多動畫, 簡單就好.
(d) Repeating offender: 不要照著投影片唸.
(e) Color Clasher: 不要用太複雜太多的配色.
http://www.microsoft.com/office/powerpoint-slidefest/do-and-dont.aspx
並且提供了很多做的很好的投影片
http://www.microsoft.com/office/powerpoint-slidefest/do-and-dont.aspx
另外如果想要參考某些主題的投影片, 也可以到
http://www.slideshare.net/ Slidershare
或是 http://slideking.com/ 講義王
之類的網站可以找到很多其他人分享出來的投影片, 抓下來參考.


上一篇
打造軟體團隊(22): 團隊經營-溝通技巧.
下一篇
打造軟體團隊(24): 團隊經營-時間管理.
系列文
打造軟體團隊30

1 則留言

我要留言

立即登入留言