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DAY 12
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Software Development

軟體開發中不會寫code的PM日常系列 第 12

提升會議效率的開會技巧

軟體開發中的所有角色,產品經理可以說是會議前幾名多的角色,而且很常要擔任主持會議的角色,因為產品經理很大一塊在做的事情是跨團隊的溝通協調,埋沒在這麼多的會議中還要準備會議需要的文件,到底產品經理是怎麼做到的呢?

今天就要來分享一下自己是如何準備這些會議的,其實有個簡單的框架可以依尋。

舉辦一場會議時,會需要以下幾個關鍵要素:會議目的、與會對象、會議內容、follow up&action items、會議記錄,往下會再詳細分享每個內容。


(Why)會議目的

為什麼需要辦此場會議,希望達到什麼樣的結果,畢竟產品經理的會議已經很多了,應該要想辦法提升溝通效率減少不必要的會議。

(Who)與會對象

根據前項希望達到的目標,需要參與會議的利害關係人有誰,而在開會前也建議用此篇的溝通技巧中的利害關係人管理,找尋主要的與會角色。

(What)會議內容

為了可以幫助與會的人員更容易理解會議中想要溝通與討論的內容,建議提前準備一些內容幫助與會人員補足一些背景知識,這樣執行會議也會比較順利,如果可以提前準備好文件內容,建議也可以在會議前提前分享給與會的人員。

(To do lists)follow up&action items

很多時候會議結束後都會發現還有一些需要確認和處理的地方,例如整體的時程規劃、遺漏確認的部分等,這些都需要產品經理協助紀錄下來,並且協助在會後確認,確認完後再另外和與會者更新資訊,後續的內容若是比較小的溝通就可以考慮用文字的方式做溝通;但若是另外一個很大的溝通,就需要再另外召開一場會議。

(record)開會紀錄

為了避免大家事後忘記此場會議的結論,或是有認知不同的地方,因此在會議結束後,產品經理要協助和大家重新對焦此場會議最後的結論,並且用文字的方式紀錄下來,包含後需要follow up或是action items的事項,再將內容分享給與會的成員。


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